Modules Métiers et Productivité

Au-delà des intégrations ERP et des modules d'intelligence documentaire, Viridem inclut un ensemble de modules métiers qui activent des grands processus d'affaires : le module Bons de commande pour la gestion des achats, le module Comptes de dépenses pour la gestion des frais, et le catalogue général des modules optionnels disponibles selon votre licence.

Ces modules ne traitent pas seulement la circulation des documents — ils configurent le fonctionnement complet d'un processus métier au sein de Viridem. L'activation et la configuration se font via Configuration > Système > Modules.

Dans ce guide

• Comprendre l'écosystème des modules
• Catalogue des modules disponibles
• Module Bons de commande
• Module Comptes de dépenses
• Activer ou désactiver un module

Comprendre l'écosystème des modules {#écosystème}

Les Modules sont les outils qui permettent à Viridem de poser des actions lors des transitions de flux de travail et d'enrichir ses fonctionnalités. Ils se répartissent en deux grandes catégories :

Les modules en option se subdivisent en familles fonctionnelles, chacune couverte par un guide V3 dédié :

Information : Un intégrateur Viridem peut fournir des détails précis sur les possibilités de développement et les modules disponibles selon votre licence et vos besoins.

Catalogue des modules disponibles {#catalogue}

Voici la liste complète des modules en option de Viridem, avec un pointeur vers la documentation détaillée de chacun.

Note : Tous ces modules sont disponibles sous licence. Les détails de leur contenu peuvent varier selon votre environnement, la version installée du système tiers, et la configuration locale.

Module Bons de commande {#bc}

Le Module Bons de commande active toute la fonctionnalité de gestion des achats dans Viridem — création, suivi, modification et réception des bons de commande émis vers vos fournisseurs. Sans ce module activé, le menu Bons de commande n'est pas accessible dans l'interface principale.

Information : Pour l'usage opérationnel du module (créer un BC, le modifier, le réceptionner), consultez v3_bons_de_commande.md. Pour la gestion des fournisseurs et articles utilisés dans les BC, consultez v3_fournisseurs_et_articles.md. Le présent guide se concentre sur la configuration du module.

Ce que le module configure

Configurer le module Bons de commande

1. Allez dans Configuration > Système > Modules > Module Bons de commande.
2. L'onglet Configuration bon de commande s'affiche par défaut.

Définir le numéro de départ

Dans l'onglet Configuration bon de commande, saisissez le numéro de départ directement dans le champ ou utilisez les flèches pour le choisir. Le prochain BC créé utilisera ce numéro, puis Viridem incrémentera automatiquement.

Gérer les unités de mesure

1. Cliquez sur l'onglet Unité de mesure.
2. Pour ajouter une unité : cliquez sur Ajouter, saisissez le nom (ex. « Heure », « Lot de 12 »), enregistrez.
3. Pour modifier : cliquez sur la ligne, ajustez, enregistrez.
4. Pour supprimer : sélectionnez et cliquez sur la poubelle.

Importer des listes d'articles et de fournisseurs

1. Cliquez sur l'onglet Importer.
2. Cliquez sur l'icône d'import et choisissez votre fichier .CSV.
3. Viridem traite le fichier :
   • Si un numéro d'article ou de fournisseur existe déjà, sa fiche est mise à jour avec les valeurs du CSV.
   • Si un numéro n'existe pas, une nouvelle fiche est créée.
4. Une fois l'import terminé, les nouvelles entrées apparaissent dans les sections Articles et Fournisseurs du module.

Astuce : Préparez un CSV soigneusement structuré — une seule ligne mal formée peut provoquer des duplicatas ou des écrasements. Validez sur un environnement de test avant l'import en production.

Établir une liaison externe

Si vos articles et fournisseurs sont maintenus dans un système externe (ERP, base produits), configurez une liaison externe :

1. Cliquez sur l'onglet Liaison externe.
2. Sélectionnez la connexion externe (préalablement configurée — voir v3_integrations_import_export.md).
3. Configurez la requête SQL ou le mapping API qui récupère articles et fournisseurs.
4. Enregistrez.

Une fois en place, les listes Articles et Fournisseurs de Viridem reflètent en temps réel l'état du système source.

1. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder votre configuration.

Module Comptes de dépenses {#comptes-dépenses}

Le Module Comptes de dépenses active la fonctionnalité de soumission et d'approbation des dépenses dans Viridem. Sans ce module, le menu Compte de dépenses n'est pas accessible.

Information : Pour la création et la soumission des dépenses au quotidien, consultez v3_divisions_depenses_et_projets.md. Le présent guide se concentre sur la configuration du module.

Configurer le module Comptes de dépenses

1. Allez dans Configuration > Système > Modules > Module Comptes de dépenses.
2. La page de configuration s'ouvre.

Configurer les liens des champs globaux

Cliquez sur Liens pour ouvrir la fenêtre Liens des champs globaux :

• L'option Programme de refus du compte de dépenses est présente par défaut dans la liste. Ce programme libère le compte de dépenses pour modification quand un approbateur le refuse — le compte redevient actif dans le flux pour permettre les correctifs.
• Dans le champ Clé unique, sélectionnez le champ global qui servira de clé unique aux comptes de dépenses.
• Cliquez sur Enregistrer.

Configurer les paramètres principaux

Sur la page principale du module, configurez :

1. Cliquez sur Enregistrer.

Avertissement : Le choix de la période est structurant. Si vos utilisateurs sont habitués à soumettre leurs frais aux deux semaines, ne configurez pas Mensuel — ils ne pourraient soumettre qu'une fois par mois et perdraient en réactivité.

Activer ou désactiver un module {#activer-désactiver}

L'activation d'un module dépend de votre licence — vous ne pouvez activer que les modules pour lesquels vous avez les droits. Le mécanisme est le même pour tous les modules.

Pour activer un module

1. Allez dans Configuration > Système > Modules.
2. Cliquez sur le module à activer.
3. Cochez la case Actif (visible en haut de la page de configuration).
4. Renseignez les paramètres de connexion et les liens vers les champs globaux selon les besoins du module.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Une fois activé, le module apparaît dans la liste des modules disponibles et ses fonctionnalités sont accessibles dans l'interface.

Pour désactiver un module

1. Sur la page du module, décochez la case Actif.
2. Cliquez sur Enregistrer.

Les configurations sont conservées — vous pourrez réactiver le module plus tard sans tout reconfigurer.

Avertissement : Avant de désactiver un module qui est utilisé dans des flux de travail actifs, vérifiez l'impact sur les programmes attachés aux transitions. Les transitions configurées avec un programme désactivé peuvent échouer silencieusement ou bloquer des documents. Faites une passe sur vos flux avant toute désactivation en production.

Trouver le bon guide pour un module {#aller-plus-loin}

Si vous cherchez la configuration détaillée d'un module spécifique, utilisez le catalogue ci-dessus pour identifier la famille concernée et son guide V3 dédié. Si le module n'apparaît nulle part, contactez votre intégrateur Viridem — il s'agit probablement d'un développement sur mesure ou d'un module en préversion.