Bons de Commande
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Bons de Commande
Le module des bons de commande vous permet de formaliser, de tracer et de gérer l'intégralité de vos achats fournisseurs directement depuis Viridem. Chaque bon reçoit un numéro unique généré automatiquement par le système, ce qui garantit que tous vos achats sont documentés, retrouvables et liés aux factures correspondantes pour faciliter la réconciliation comptable. Plutôt que de gérer des bons de commande dans des feuilles de calcul ou des systèmes disparates, tout se passe dans le même environnement que vos autres documents.
Dans ce guide
- Avant de commencer — prérequis essentiels
- Créer un bon de commande — étape par étape
- Consulter et naviguer dans la liste des bons
- Modifier un bon de commande existant
Avant de commencer — prérequis essentiels {#avant-de-commencer}
Avant de pouvoir créer votre premier bon de commande, trois éléments doivent être configurés dans votre système. Si l'un d'eux est manquant, le formulaire de création ne fonctionnera pas correctement. Vous trouverez ces configurations dans Configuration > Système > Modules > Module Bons de commande.
Divisions (obligatoire) — Les divisions représentent les entités de votre organisation qui passent des commandes (une division régionale, un département, une succursale, etc.). Au moins une division doit exister pour qu'un bon de commande puisse être créé. Si vous ne voyez pas votre division dans la liste lors de la création d'un bon, contactez votre administrateur.
Fournisseurs (obligatoire) — Le catalogue des fournisseurs doit contenir au moins le fournisseur pour lequel vous créez un bon de commande. Assurez-vous que son adresse courriel est à jour dans sa fiche — elle sera automatiquement préremplie dans le bon et servira à lui envoyer la commande. Pour gérer les fournisseurs, consultez le guide Fournisseurs et Articles.
Articles (recommandé) — Votre catalogue d'articles standardise les descriptions, les codes et les prix unitaires pour accélérer la saisie. Même si ce n'est pas techniquement obligatoire — vous pouvez saisir des lignes manuellement — son absence vous obligera à retaper les informations à chaque commande. De plus, un détail crucial : les articles saisis manuellement directement dans un bon de commande ne sont pas enregistrés dans le catalogue. Si vous souhaitez réutiliser un article dans une future commande, créez-le d'abord dans le catalogue des articles.
Enfin, notez que chaque bon de commande reçoit un numéro unique et non modifiable attribué automatiquement par le système au moment de la création. Le numéro de départ de cette séquence peut être configuré dans les paramètres du module par votre administrateur.
Créer un bon de commande {#ajouter-un-bon-de-commande}
Pour créer un nouveau bon de commande, naviguez vers le menu Bons de commande dans la navigation principale, puis cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite de l'écran. La fenêtre Création d'un bon de commande s'ouvre, divisée en plusieurs sections.
Section 1 — Informations du demandeur
Cette section identifie qui fait la demande et pour quelle division.
| Champ | Obligatoire | Ce qu'il contient |
|---|---|---|
| Requérant | Oui | Votre nom complet, renseigné automatiquement par Viridem à partir de votre session. Ce champ ne peut pas être modifié — le bon est toujours créé au nom de la personne connectée |
| Division | Oui | L'entité de votre organisation qui passe la commande. Sélectionnez dans la liste déroulante la division appropriée |
| Date de commande | Oui | La date et l'heure actuelles, au format année-mois-jour heure, générées automatiquement. Ce champ ne peut pas être modifié
|
| Commentaires | Non | Un espace libre pour des notes internes sur cette commande — par exemple des instructions particulières, une justification de l'achat, ou des précisions sur la livraison |
| Numéro de référence interne | Non | Si votre organisation utilise ses propres numéros de référence (numéros de projet, codes budgétaires), saisissez-les ici |
Section 2 — Informations du fournisseur
Cette section identifie le fournisseur auprès duquel vous passez la commande et les détails de livraison.
| Champ | Obligatoire | Ce qu'il contient |
|---|---|---|
| Fournisseur | Oui | Sélectionnez le fournisseur dans la liste déroulante. Par commodité, le dernier fournisseur que vous avez utilisé s'affiche automatiquement par défaut — vérifiez qu'il s'agit bien du bon fournisseur avant de continuer |
| Courriel fournisseur | Non | Prérempli automatiquement depuis la fiche du fournisseur. Vous pouvez le modifier pour cette commande spécifique si besoin — cette modification ne met pas à jour la fiche du fournisseur |
| Date d'expédition | Oui | La date à laquelle vous souhaitez recevoir la commande, au format année-mois-jour. Ce champ est modifiable |
Section 3 — Lignes d'articles
Le tableau des articles est le cœur du bon de commande — c'est ici que vous détaillez ce que vous commandez. Vous avez deux façons d'ajouter une ligne selon que l'article existe déjà dans votre catalogue ou non.
Pour ajouter un article du catalogue : Cliquez sur le bouton Ajouter une ligne. Une liste de vos articles existants s'ouvre. Cherchez et sélectionnez l'article voulu — sa description et son prix unitaire se remplissent automatiquement, vous n'avez plus qu'à vérifier et ajuster la quantité.
Pour ajouter un article hors catalogue : Cliquez sur Ajouter un nouvel article. Une ligne vierge s'ajoute au tableau et vous devez remplir manuellement tous les champs. Rappelez-vous que cet article ne sera pas sauvegardé dans votre catalogue pour les prochaines commandes.
Voici le détail de chaque colonne du tableau :
| Colonne | Obligatoire | Description |
|---|---|---|
| Quantité | Oui | Le nombre d'unités commandées. Viridem accepte les valeurs décimales (ex : 2.5) et les valeurs négatives pour les retours ou crédits |
| Numéro | Oui | Le code ou numéro de référence de l'article, tel qu'il apparaît dans votre catalogue ou sur les tarifs du fournisseur |
| Description | Oui | La description de l'article. Si vous avez sélectionné un article du catalogue, ce champ est prérempli et peut être modifié pour cette commande |
| Projet | Non | Si votre organisation utilise des codes de projet pour imputer les achats, sélectionnez le projet correspondant ici |
| URL | Non | Le lien vers la page web du produit chez le fournisseur. Doit être une URL valide (commençant par http:// ou https://) |
| Prix unitaire | Oui | Le prix par unité pour cet article. Le total de la ligne (Quantité × Prix) est calculé automatiquement |
| Unité de mesure | Oui | L'unité dans laquelle vous commandez (pièce, kg, boîte, litre, etc.) |
| Taxes | Non | La province ou le territoire applicable pour déterminer le groupe de taxes à appliquer sur cette ligne |
Vous pouvez ajouter autant de lignes que nécessaire pour votre commande. Pour supprimer une ligne, cliquez sur l'icône de suppression à droite de cette ligne.
Section 4 — Finaliser le bon
Une fois toutes les informations renseignées et vérifiées, trois boutons s'offrent à vous en bas du formulaire :
| Bouton | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Réinitialiser | Efface l'intégralité des données que vous avez saisies et remet le formulaire à blanc. À utiliser avec précaution — cette action est immédiate et aucune confirmation n'est demandée |
| Enregistrer | Sauvegarde le bon de commande dans le système sans le soumettre. Le bon est créé mais reste en mode «brouillon» — vous pouvez y revenir plus tard pour le compléter ou le modifier |
| Enregistrer et soumettre | Sauvegarde le bon ET génère automatiquement le PDF de la commande qui sera envoyé au fournisseur. Utilisez ce bouton quand le bon est finalisé et prêt à être transmis |
Consulter la liste des bons de commande {#consulter-la-liste}
Accédez à la liste complète de vos bons de commande en cliquant sur Bons de commande dans le menu de navigation principal. La liste affiche tous les bons avec leurs informations essentielles : numéro, fournisseur, division, date de commande, statut et montant total.
Pour retrouver un bon spécifique parmi de nombreux, utilisez les outils de filtrage disponibles en haut de chaque colonne. Vous pouvez filtrer par fournisseur, par période, par statut ou par tout autre critère. Le tri par colonne vous permet d'ordonner la liste selon vos préférences en cliquant sur l'en-tête de la colonne souhaitée.
Modifier un bon de commande {#modifier-un-bon-de-commande}
Si vous avez besoin de corriger ou compléter un bon de commande après sa création, le processus est simple et direct.
- Dans la liste des bons de commande, repérez le bon à modifier et cliquez sur sa ligne pour l'ouvrir.
- La fenêtre de modification s'ouvre avec tous les champs éditables. Les champs non modifiables (Requérant, Date de commande, Numéro du bon) sont clairement affichés mais ne peuvent pas être changés.
- Apportez vos corrections : vous pouvez modifier le fournisseur, les articles, les quantités, les prix, les commentaires ou les informations de livraison.
- Une fois vos modifications terminées, cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les changements.
Si vous souhaitez repartir complètement à zéro et que les modifications sont trop nombreuses pour être faites une par une, cliquez sur Réinitialiser pour vider tous les champs modifiables et recommencer la saisie.