Configuration Système

La configuration système est le panneau de contrôle central de votre instance Viridem. C'est d'ici que tout le reste découle : les types de documents, les champs globaux, les utilisateurs, les modules activés, les paramètres de votre organisation. Ces réglages sont généralement administrés par un administrateur Viridem, mais comprendre leur fonctionnement vous aide à mieux comprendre l'ensemble du système et à diagnostiquer certains comportements.

Ce guide couvre les quatre grandes sections de la configuration système : le compte et les paramètres généraux, la gestion des données (types, champs, colonnes, formules), la gestion des utilisateurs, et les modules optionnels.

Dans ce guide

• Compte et paramètres généraux
• Données — types de documents, champs globaux, colonnes, formules
• Gestion des utilisateurs
• Modules
• Dépannage et assistance

Compte et paramètres généraux {#compte}

Accédez à ces réglages via Configuration > Système > Compte. Cette section regroupe les paramètres qui définissent l'identité de votre organisation dans Viridem et les préférences système globales.

Informations de l'organisation

Ces paramètres identifient votre organisation dans l'interface et dans les documents générés par le système.

Notifications système

Viridem envoie des notifications automatiques à vos utilisateurs pour divers événements : document assigné, approbation requise, délai dépassé, etc. Cette section vous permet de configurer comment ces notifications sont envoyées.

Définissez ici l'adresse d'expédition qui apparaîtra comme expéditeur des courriels de notification — par exemple noreply@votreorganisation.com. Configurez également les préférences de fréquence : les notifications peuvent être envoyées en temps réel (immédiatement à chaque événement), en résumé quotidien (un seul courriel par jour avec tous les événements de la journée), ou en résumé hebdomadaire.

Sessions

Ces paramètres contrôlent la durée des sessions de connexion pour raisons de sécurité.

Le délai d'inactivité définit après combien de minutes d'inactivité un utilisateur est automatiquement déconnecté. La durée maximale de session fixe le temps absolu au-delà duquel une session expire, même si l'utilisateur est actif. Ces deux paramètres contribuent à la sécurité de votre instance en évitant que des sessions oubliées restent ouvertes indéfiniment.

Données {#données}

Accédez à cette section via Configuration > Système > Données. C'est ici que vous définissez les éléments de base partagés par tous les gabarits et tous les flux de travail de votre instance. Pensez à cette section comme à la bibliothèque de composants réutilisables de Viridem.

Types de documents

Les types de documents sont les catégories qui classent vos fichiers. Ils permettent à Viridem d'organiser les documents, de configurer des flux spécifiques par type, et de générer des statistiques pertinentes. Des exemples courants : Facture, Note de frais, Bon de commande, État de compte, Contrat, Devis.

Pour ajouter un type de document :

1. Cliquez sur Ajouter un type.
2. Entrez le nom du type tel qu'il apparaîtra dans l'interface, et un code court unique (ex : FAC pour Facture, NDF pour Note de frais). Le code est utilisé dans certains exports et intégrations.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Pour modifier un type : Cliquez sur le type dans la liste, ajustez les informations souhaitées, puis cliquez sur Enregistrer.

Pour supprimer un type : Avant de supprimer, vérifiez impérativement qu'aucun gabarit actif n'utilise ce type. La suppression d'un type encore référencé peut causer des incohérences. Une fois la vérification faite, sélectionnez le type et confirmez la suppression.

Champs globaux

Les champs globaux sont la définition des informations que Viridem peut extraire et stocker pour vos documents. Ils sont disponibles dans tous les gabarits — un champ «Numéro de facture» créé ici peut être utilisé dans autant de gabarits que vous le souhaitez.

Pour ajouter un champ global :

1. Cliquez sur Ajouter un champ.
2. Configurez les trois paramètres essentiels :
   • Nom : choisissez un nom descriptif et sans ambiguïté — par exemple «Numéro de facture», «Date d'échéance», «Montant TTC». Ce nom apparaîtra dans les gabarits, dans les paniers de travail et dans les exports.
   • Type : sélectionnez le type de données approprié dans la liste (voir tableau ci-dessous).
   • Description : documentez l'usage prévu de ce champ — une phrase courte qui explique ce qu'il contient et comment il doit être utilisé. Utile pour les administrateurs futurs.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Types de champs disponibles et leur utilisation :

Attention à la suppression des champs : Si vous supprimez un champ global qui est utilisé dans des gabarits actifs ou dans des documents existants, vous risquez de perdre les données associées et de causer des erreurs dans ces gabarits. Si vous devez retirer un champ de l'usage courant, désactivez-le plutôt que de le supprimer — il reste dans la base de données mais n'est plus proposé dans les nouvelles configurations.

Colonnes globales

Les colonnes globales définissent la structure des tableaux qui peuvent apparaître dans vos documents — par exemple, les colonnes «Description», «Quantité», «Prix unitaire», «Total» d'un tableau de facturation ou d'un état de compte.

Pour ajouter une colonne :

1. Cliquez sur Ajouter une colonne.
2. Entrez le nom de la colonne et sélectionnez son type de données.
3. Cliquez sur le crochet de validation pour confirmer la ligne, puis sur Enregistrer pour sauvegarder l'ensemble.

Pour modifier une colonne :

1. Cliquez sur la ligne de la colonne dans la grille Gestion des colonnes globales.
2. Ajustez le nom ou le type de données.
3. Confirmez par le crochet, puis cliquez sur Enregistrer.

Pour supprimer une colonne :

1. Cliquez sur l'icône de poubelle de la ligne.
2. Confirmez la suppression, puis cliquez sur Enregistrer.

Suppression de colonnes : Une colonne ne peut être supprimée que si elle n'a aucune valeur associée dans aucun document. Si l'icône de poubelle est grisée en face d'une colonne, c'est qu'elle est référencée dans des données existantes — vous ne pouvez pas la supprimer sans vider ces données au préalable.

Formules globales

Les formules permettent à Viridem de calculer automatiquement la valeur d'un champ à partir d'autres champs. Par exemple, une formule peut calculer le montant HT à partir du montant TTC et du taux de taxes, ou calculer un total en multipliant quantité et prix unitaire.

Les formules définies ici sont disponibles dans tous les gabarits. Elles s'appliquent automatiquement lors de l'extraction des données, réduisant les erreurs de calcul et la saisie manuelle.

Filtres de caractères

Les filtres de caractères sont des règles de nettoyage automatique appliquées au texte extrait par l'OCR. L'OCR n'est pas parfait — il peut générer des caractères parasites, des espaces superflus, ou des symboles indésirables. Les filtres éliminent ces artefacts automatiquement.

Vous pouvez configurer des filtres globaux ici, qui s'appliquent à tous les gabarits. Des filtres supplémentaires peuvent être ajoutés pour des gabarits spécifiques depuis l'onglet Filtres de caractères du gabarit concerné.

Gestion des utilisateurs {#utilisateurs}

Accédez à la gestion des utilisateurs via Configuration > Système > Utilisateurs ou via Compte. C'est ici que vous créez les comptes des membres de votre équipe, définissez leurs rôles et gérez leurs accès.

Ajouter un utilisateur

Chaque personne qui doit accéder à Viridem a besoin d'un compte utilisateur. La création d'un compte prend moins d'une minute.

1. Cliquez sur Ajouter un utilisateur.
2. Renseignez les informations de base : le prénom, le nom et l'adresse courriel de l'utilisateur. L'adresse courriel servira d'identifiant de connexion.
3. Sélectionnez le rôle approprié :
   • Utilisateur : accès aux fonctions de traitement des documents (panier de travail, validation, annotation)
   • Superviseur : accès aux fonctions de traitement plus des capacités de supervision (voir les paniers des autres, réassigner)
   • Administrateur : accès complet, y compris la configuration système
4. Si votre organisation utilise des groupes (pour l'assignation des documents par équipe ou par département), sélectionnez les groupes d'appartenance de cet utilisateur.
5. Cochez la case Envoyer une invitation pour que l'utilisateur reçoive un courriel avec ses identifiants de connexion et un lien pour choisir son mot de passe initial.
6. Cliquez sur Créer.

Modifier un utilisateur existant

Si un utilisateur change de rôle, rejoint un nouveau groupe, ou si ses informations personnelles ont changé, mettez sa fiche à jour.

1. Dans la liste des utilisateurs, cliquez sur le nom de l'utilisateur à modifier.
2. Ajustez les informations souhaitées — rôle, groupes, nom, ou autres paramètres disponibles.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Désactiver un utilisateur

Lorsqu'un employé quitte l'organisation, ne supprimez pas immédiatement son compte — désactivez-le. La désactivation empêche toute connexion future avec ce compte, mais conserve l'historique complet de toutes ses actions dans Viridem (documents traités, approbations données, commentaires laissés). Cette traçabilité est précieuse d'un point de vue audit.

1. Sélectionnez l'utilisateur dans la liste.
2. Cliquez sur Désactiver.
3. Confirmez l'action.

Pour réactiver un compte désactivé — par exemple si un ancien employé revient ou si une désactivation a été faite par erreur : affichez les utilisateurs inactifs (via le filtre approprié), sélectionnez le compte et cliquez sur Activer.

Supprimer un utilisateur

La suppression est définitive. Avant de supprimer un compte utilisateur, réassignez tous les documents et responsabilités de cet utilisateur à quelqu'un d'autre, sinon ces documents pourraient se retrouver sans responsable attitré.

1. Sélectionnez l'utilisateur.
2. Cliquez sur Supprimer.
3. Lisez attentivement l'avertissement affiché — il vous indiquera les impacts potentiels.
4. Confirmez après lecture.

Modules {#modules}

Certaines fonctionnalités de Viridem sont des modules optionnels qui s'activent selon votre licence et vos besoins organisationnels. Accédez à la gestion des modules via Configuration > Système > Modules.

La liste des modules affiche tous les modules disponibles dans votre licence, avec leur statut (actif ou inactif). Chaque module actif dispose d'une page de configuration spécifique accessible en cliquant sur son nom.

Pour chaque module actif, accédez à sa page de configuration pour renseigner les paramètres spécifiques : clés API (pour les intégrations tierces comme Signaturit), mappings de champs, paramètres régionaux, numéros de départ pour les séquences, etc.

Dépannage et assistance {#dépannage}

Accédez aux outils de diagnostic via Configuration > Système > Dépannage et assistance. Cette section est votre premier recours lorsqu'un comportement inattendu se produit dans le système.

Consulter les journaux (logs)

Les journaux enregistrent toutes les activités du système : connexions des utilisateurs, traitements de documents, erreurs rencontrées, exports effectués. En cas de problème, ils sont souvent la première source d'information pour identifier ce qui s'est passé.

1. Sélectionnez le type de log que vous souhaitez consulter dans la liste : erreurs, connexions, transactions, exports, ou autre.
2. Utilisez les filtres disponibles pour restreindre l'affichage à une plage de dates ou à un mot-clé précis.
3. Pour analyser les logs dans un outil externe ou les transmettre au support technique, cliquez sur Exporter pour télécharger les logs au format CSV ou TXT.

Diagnostics de performance

Cette section affiche des statistiques sur l'utilisation du serveur, le taux de traitement des documents (combien de documents ont été traités avec succès vs. en erreur), et les erreurs actives qui nécessitent une attention. Si vous observez des lenteurs ou des comportements anormaux, consultez cette section pour identifier si le problème est isolé ou systémique.

Contacter le support Viridem

Si après avoir consulté les logs et les diagnostics le problème persiste et que vous ne parvenez pas à l'identifier, l'équipe de support Viridem est disponible pour vous aider. Utilisez les coordonnées disponibles dans Aide > Questions ou soutien? pour ouvrir un ticket ou prendre contact directement.