Configuration Avancée des Gabarits

Le guide v3_gestion_des_gabarits.md couvre la création d'un gabarit, ses propriétés générales et sa duplication. Ce guide-ci prend le relais et entre dans le détail de tout ce qui rend un gabarit véritablement intelligent : les zones de détection visuelles, les champs (formules, métadonnées, formulaires, conditionnels), les formules réutilisables, les groupes de gabarits, la clé unique pour le versionnage, et les configurations avancées qui automatisent les flux.

Comprendre ces mécanismes vous permet d'aller au-delà de l'extraction basique et de construire des gabarits qui prennent leurs propres décisions — choisir un compte GL selon le département, regrouper automatiquement une facture avec son bon de commande, calculer un sous-total qui n'apparaît pas sur le document, etc.

Dans ce guide

• Anatomie d'un gabarit avancé
• Autodétection et zones de détection
• Identifiant de gabarit et clé unique du document
• Configurer la clé unique
• Champs métadonnées
• Champs formules
• Formules globales et standards
• Champs formulaires
• Champs conditionnels
• Groupes de gabarits
• Création intelligente de gabarits
• Extraction de données intelligente
• Filtres de caractères
• Configurations avancées par étape de flux

Anatomie d'un gabarit avancé {#anatomie}

Un gabarit Viridem est composé de plusieurs couches qui collaborent pour transformer un PDF reçu par courriel en données structurées prêtes à être archivées.

Pour accéder à ces couches : ouvrez Configuration > Gabarits, cliquez sur le gabarit dans la grille — la page Propriétés du gabarit s'ouvre avec plusieurs onglets correspondant à ces couches.

Autodétection et zones de détection {#autodétection}

L'autodétection est la procédure par laquelle Viridem détecte automatiquement les informations clés d'un document. L'OCR analyse les zones que vous avez dessinées sur le document exemple — nom de la compagnie émettrice, date, numéro de facture, montant total, etc. — et en extrait les valeurs pour les ranger dans les bons champs.

Pour accéder à l'onglet : ouvrez les Propriétés du gabarit et cliquez sur Autodétection.

Ajouter une zone de détection

1. Sur le document exemple affiché à l'écran, utilisez la souris pour dessiner un rectangle (clic-glisser) autour de la valeur que vous voulez capter.
2. Une fenêtre contextuelle de configuration s'ouvre dès que vous relâchez la souris.
3. Configurez la zone (voir tableau ci-dessous).
4. Cliquez sur Ajouter pour enregistrer la zone.

Astuce : Les zones de détection doivent être un peu plus grandes que le texte à capter. Les demi-mots coupés horizontalement ou les caractères coupés verticalement ne sont pas reconnus par l'OCR — laissez de la marge.

Configurer une zone de détection

Les options disponibles dans la fenêtre de configuration :

Modifier une zone de détection

1. Cliquez sur la zone dans l'aperçu du document.
2. Ajustez la configuration (nom du champ, type, tolérances, masque, etc.).
3. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer une zone de détection

1. Sélectionnez la zone dans l'aperçu du document.
2. Cliquez sur l'icône de poubelle.
3. Confirmez. La zone disparaît du gabarit, mais les documents déjà traités conservent les valeurs détectées au moment de leur traitement.

Identifiant de gabarit et clé unique du document {#identifiant}

Ces deux concepts sont distincts et complémentaires :

Choisir un identifiant de gabarit

L'identifiant de gabarit est une valeur que tous les documents de ce gabarit partagent — typiquement le nom de la compagnie émettrice, son numéro de TPS, ou tout autre élément qui ne change jamais.

Règles à respecter :

• Un identifiant de gabarit ne peut pas être mobile.
• Un identifiant ne peut pas être une liste ni un tableau.
• Un gabarit peut avoir plusieurs identifiants. Dans ce cas, vous devez préciser la logique : tous doivent correspondre (ET) ou un seul suffit (OU).

Avertissement : Choisissez l'identifiant en fonction de sa position sur le document. Si le nom de la compagnie est en haut à gauche sur les factures et en haut à droite sur les états de compte, deux gabarits distincts sont nécessaires — l'identifiant ne doit jamais être ambigu.

Choisir une clé unique de document

La clé unique permet à Viridem de savoir si un document qui arrive est un nouvel exemplaire ou une nouvelle version d'un document déjà traité. Exemples classiques :

• Numéro de facture
• Numéro de bon de commande
• Combinaison Date + Fournisseur
• Numéro de révision

Un gabarit peut combiner plusieurs champs comme clé unique — Viridem traite alors un document comme nouveau si la combinaison de ces valeurs diffère.

Pour désigner un champ comme participant à la clé unique : cochez Clé unique du document lors de la configuration de la zone, ou activez le drapeau dans l'onglet Configurations de la clé unique.

Note : Une clé unique ne peut pas être un marqueur de position. Pour les documents de type formulaire, la validation de la clé unique se fait seulement à l'édition — Viridem accepte donc temporairement la création de formulaires ayant la même clé unique.

Configurer la clé unique {#configurations-clé-unique}

Si votre gabarit utilise plusieurs champs comme clé unique, leur ordre détermine la composition de la clé.

Pour configurer l'ordre :

1. Ouvrez les Propriétés du gabarit et cliquez sur l'onglet Configurations de la clé unique.
2. Déplacez les champs (clic-glisser) pour les positionner dans l'ordre voulu.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Avertissement : Si vous modifiez la clé unique d'un gabarit, seuls les nouveaux documents hériteront du changement. Les documents en cours de traitement conservent leur ancienne clé unique tant que leurs valeurs sources ne sont pas modifiées. L'action « repasser la détection automatique » ne met pas à jour la clé unique. Les documents archivés conservent définitivement leur ancienne clé.

Champs métadonnées {#métadonnées}

Les métadonnées sont des informations stockées avec le document mais qui n'apparaissent pas dessus. Utiles pour ajouter des mots-clés de recherche, des annotations internes, ou des données calculées à partir d'autres systèmes.

Accédez à l'onglet Champs métadonnées des propriétés du gabarit.

Ajouter un champ métadonnée

1. Cliquez sur Ajouter. Une ligne s'affiche.
2. Renseignez :

1. Confirmez la ligne et cliquez sur Enregistrer.

Modifier un champ métadonnée

1. Cliquez sur la ligne du champ dans l'onglet Champs métadonnées.
2. Ajustez le nom, le type, la valeur par défaut ou l'option Obligatoire.
3. Confirmez la ligne et cliquez sur Enregistrer.

Supprimer un champ métadonnée

1. Sélectionnez la ligne du champ.
2. Cliquez sur la poubelle.
3. Confirmez. Les valeurs déjà saisies dans les documents existants sont perdues.

Avertissement : Avant de supprimer un champ métadonnée actif, vérifiez qu'aucun rapport, formule ou export ne le référence — la suppression peut casser ces dépendances en silence.

Champs formules {#formules}

Les formules permettent de calculer la valeur d'un champ à partir d'autres données du document. Exemple typique : si le document affiche le total TTC et le taux de taxe mais pas le sous-total HT, une formule peut le calculer (Total / (1 + Taux)).

Accédez à l'onglet Champs formules. Deux sous-types existent :

• Formules globales : créées au niveau système, réutilisables sur plusieurs gabarits
• Formules standards : créées au niveau du gabarit, propres à lui seul

Ajouter une formule

1. Cliquez sur Ajouter dans la section Formules standards (ou ajoutez une formule globale existante).
2. Renseignez :

1. Cliquez sur Tester pour valider la formule sur le document exemple, puis sur Enregistrer.

Astuce : Pour cumuler les lignes d'un tableau (sous-totaux, totaux), utilisez la formule de calcul de la somme des lignes, un type prédéfini disponible en standard.

Modifier une formule standard

1. Sous l'onglet Champs formules, cliquez sur la ligne de la formule.
2. Ajustez l'expression, le champ cible ou le format.
3. Cliquez sur Tester, puis sur Enregistrer.

Supprimer une formule standard

1. Sélectionnez la formule dans la liste.
2. Cliquez sur la poubelle.
3. Confirmez. Les documents déjà traités conservent les valeurs calculées au moment de leur traitement.

Formules globales et standards {#formules-globales}

Formules globales

Les formules globales sont configurées une seule fois au niveau du système, puis réutilisées sur tous les gabarits qui en ont besoin. Quand vous modifiez une formule globale, toutes les associations sont mises à jour simultanément — utile pour propager une correction.

Accédez-y via Configuration > Système > Données > Formules globales.

Ajouter une formule globale

1. Dans la fenêtre des Formules globales, cliquez sur Ajouter.
2. Renseignez les paramètres (nom, expression, champs source) comme pour une formule standard.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Dupliquer une formule globale

Si vous voulez créer une variante sans repartir de zéro :

1. Sélectionnez la formule existante.
2. Cliquez sur Dupliquer.
3. Donnez un nouveau nom à la copie et ajustez l'expression.
4. Enregistrez.

Assigner une formule globale à un type de document

Cliquez sur l'icône planchette à pince à côté de la formule. Une fenêtre s'ouvre — sélectionnez le type de document à associer et confirmez. La formule devient automatiquement disponible pour tous les gabarits de ce type.

Modifier une formule globale

1. Cliquez sur la formule dans la grille Formules globales.
2. Ajustez l'expression, le champ cible ou les paramètres.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Avertissement : Modifier une formule globale impacte tous les gabarits qui l'utilisent. Validez l'impact avant d'enregistrer un changement de logique métier.

Supprimer une formule globale

1. Sélectionnez la formule dans la grille.
2. Cliquez sur Supprimer.
3. Confirmez. Avant de supprimer, vérifiez quels gabarits utilisent cette formule — leur calcul deviendra invalide.

Formules standards

Les formules standards sont créées directement dans le gabarit et ne s'appliquent qu'à lui. Utiles pour les calculs spécifiques à un fournisseur ou à un type de document particulier qui ne se retrouvent nulle part ailleurs.

La configuration suit les mêmes règles que les formules globales — seul l'emplacement diffère.

Champs formulaires {#formulaires}

Les champs formulaires sont utilisés pour les gabarits de type formulaire — des documents PDF interactifs où l'utilisateur saisit manuellement les valeurs plutôt que de les capter par OCR.

Accédez à l'onglet Champs formulaires des propriétés d'un gabarit configuré comme formulaire.

Ajouter un champ formulaire

1. Cliquez sur Ajouter.
2. Renseignez :

1. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier un champ formulaire

1. Sous l'onglet Champs formulaires, cliquez sur la ligne du champ.
2. Ajustez le nom, le type, la position, l'option Obligatoire ou la valeur par défaut.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Activer ou désactiver un champ formulaire

La désactivation est préférable à la suppression pour les champs déjà utilisés dans des formulaires soumis — leur historique reste cohérent.

Pour désactiver : sélectionnez le champ et cliquez sur Désactiver, puis sur Enregistrer.

Pour réactiver : sélectionnez le champ inactif (utilisez le filtre Afficher les inactifs si nécessaire) et cliquez sur Activer.

Supprimer un champ formulaire

1. Sélectionnez le champ dans la liste.
2. Cliquez sur la poubelle.
3. Confirmez. Les formulaires déjà soumis qui contiennent ce champ conservent les valeurs saisies.

Champs conditionnels {#conditionnels}

Les champs conditionnels permettent de substituer automatiquement la valeur d'un champ global par une autre valeur selon le contenu d'un autre champ. C'est le mécanisme qui automatise les exceptions sans surcharger les flux de travail.

Exemples typiques :

• Si le champ Facturé à contient « 12345 rue des Merveilles », alors le champ Compagnie prend la valeur « Loginnove »
• Si le champ Type de dépense vaut « Main-d'œuvre », alors le champ Compte GL prend la valeur « 56872 »
• Si le champ Montant dépasse 10 000 $, alors le champ Département d'approbation prend la valeur « Direction »

Accédez via Configuration > Système > Modules > Module de base Viridem > Champs conditionnels.

Ajouter un champ conditionnel

1. Cliquez sur Ajouter.
2. Renseignez :

1. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier un champ conditionnel

1. Sélectionnez la règle dans la grille des champs conditionnels.
2. Cliquez sur Modifier.
3. Ajustez le champ déclencheur, l'opérateur, la valeur de comparaison, le champ cible ou la valeur substituée.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Note : Vérifiez que les flux qui dépendent de cette logique restent cohérents après votre modification.

Supprimer un champ conditionnel

1. Sélectionnez la règle dans la grille.
2. Cliquez sur Supprimer.
3. Confirmez. Les substitutions automatiques cessent immédiatement pour les nouveaux documents.

Avantage des champs conditionnels : Toutes les exceptions et combinaisons de valeurs sont traitées en amont — vos flux de travail restent simples et linéaires, sans branches compliquées pour chaque cas particulier.

Groupes de gabarits {#groupes-gabarits}

Les groupes de gabarits automatisent la liaison entre documents qui partagent une information commune — typiquement, une facture, son bon de commande et son bon de livraison. Le groupe permet de consulter et modifier ces documents ensemble.

Accédez via Configuration > Système > Données > Groupes de gabarits.

Ajouter un groupe de gabarits

1. Cliquez sur Ajouter. Une fenêtre contextuelle s'ouvre.
2. Renseignez :

1. Cliquez sur Enregistrer.

Dès qu'un document entre dans Viridem avec une valeur correspondant à un document existant d'un autre gabarit du même groupe, ils sont automatiquement liés.

Modifier un groupe de gabarits

1. Cliquez sur le groupe dans la grille Groupes de gabarits.
2. Ajustez le nom, le champ commun (pivot) ou la liste des gabarits membres.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer un groupe de gabarits

1. Sélectionnez le groupe dans la grille.
2. Cliquez sur Supprimer.
3. Confirmez. La suppression rompt les liaisons automatiques futures sans casser les liaisons déjà établies sur les documents existants.

Création intelligente de gabarits {#création-intelligente}

La création intelligente automatise la configuration initiale d'un gabarit en utilisant un algorithme qui reconnaît les libellés (marqueurs) et les positions probables de l'information à capter. Vous obtenez une configuration de base prête à valider, plutôt que de placer chaque zone manuellement.

Note : Actuellement, la création intelligente de gabarits est disponible uniquement pour les factures.

Accédez via Configuration > Système > Avancées > Création intelligente de gabarits.

Configurer la création intelligente

La fenêtre présente plusieurs onglets :

Configurer les liens d'autodétection (champs en autodétection)

Sous l'onglet Autodétection, la grille de gauche liste les champs que l'algorithme reconnaît. Pour chacun :

1. Sélectionnez le champ global Viridem qui doit recevoir la valeur. Pour les champs non nécessaires à la création, ne mettez aucun champ global et désactivez la ligne.
2. Si applicable, sélectionnez un marqueur de position relatif au champ (les marqueurs sont les lignes dont le nom commence par « Identifiant »).
3. Sélectionnez la position de recherche : de haut en bas ou de bas en haut. Le numéro de facture est typiquement en haut (haut→bas), le total en bas (bas→haut).
4. Pour désactiver un champ d'autodétection que vous n'utilisez pas, cliquez sur l'icône de désactivation sur sa ligne.

Configurer les champs métadonnées pour l'autocréation

Sous l'onglet Champs métadonnées de la fenêtre de configuration de la création intelligente :

1. Cliquez sur Ajouter. Une ligne s'affiche.
2. Sélectionnez un champ global dans la liste (la liste est en saisie automatique — tapez les premières lettres pour la filtrer).
3. Saisissez une valeur par défaut si applicable.
4. Si la valeur doit provenir d'une liste de données, sélectionnez-la dans la liste déroulante.
5. Cochez Clé unique du document si ce champ participe à la clé unique des nouveaux gabarits autocréés.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Pour supprimer un champ métadonnée de l'autocréation : sélectionnez la ligne et cliquez sur la poubelle.

Pour activer ou désactiver un champ métadonnée : utilisez l'icône de basculement sur la ligne — un champ désactivé reste configuré mais n'est pas ajouté lors des autocréations futures.

Configurer les champs formules et colonnes pour l'autocréation

Les onglets Champs formules et Colonnes de métadonnées suivent la même logique :

1. Cliquez sur Ajouter.
2. Indiquez la formule ou la colonne et son champ cible.
3. Enregistrez.

Lors de la création d'un nouveau gabarit de facture, Viridem applique automatiquement toute cette configuration — vous n'avez plus qu'à valider la position et le contenu des champs sur le document exemple.

Astuce : Investissez du temps une bonne fois dans la configuration de la création intelligente — vous récupérez ce temps dès le troisième gabarit créé. Pour les fournisseurs qui envoient des factures de format radicalement différent, la création intelligente vous fait gagner 80 % du travail de mise en place.

Extraction de données intelligente {#extraction-intelligente}

L'extraction de données intelligente ajoute automatiquement les champs intelligents que vous avez configurés à un gabarit, et utilise l'IA pour lire des informations sur les documents et les relier aux bons champs.

Accédez via Configuration > Système > Avancées > Extraction de données intelligente.

Activer l'extraction intelligente

1. Cochez la case Activer l'extraction de données intelligente.
2. Cliquez sur Enregistrer.

Une fois activée, les nouveaux gabarits peuvent cocher l'option Utiliser l'extraction de données intelligente dans leurs propriétés pour bénéficier de cette détection IA automatique.

Astuce : L'extraction intelligente fonctionne en complément des zones de détection classiques — elle capte les valeurs que l'OCR aurait manquées en raison d'une position variable ou d'un format atypique.

Filtres de caractères {#filtres-caractères}

Les filtres de caractères servent à corriger automatiquement les erreurs systématiques de l'OCR en substituant un caractère détecté par un autre. Par exemple, l'OCR confond souvent « S » avec « 5 », « l » avec « 1 », ou « 0 » avec « O ». Un filtre S→5 indique à Viridem de remplacer toutes les occurrences de S par 5 dans les champs concernés — utile surtout pour les champs monétaires et numériques qui ne doivent contenir que des chiffres.

Les filtres s'appliquent aussi à l'identifiant du gabarit et aux marqueurs de position (l'option doit être cochée dans la configuration de la zone de détection). Si votre identifiant est « Loginnove » et que l'OCR lit « L0g1inn0ve », le document est quand même associé au bon gabarit grâce aux filtres.

À l'installation, Viridem contient déjà les permutations les plus courantes qui causent des erreurs de lecture. Vous pouvez les compléter ou les surcharger.

Niveaux de configuration

Il existe deux niveaux de filtres de caractères :

Les modifications faites au niveau d'un gabarit n'affectent pas la configuration système, et inversement.

Ajouter un filtre de caractères

La procédure est identique aux deux niveaux.

1. Au niveau système, allez dans Configuration > Système > Données > Filtres de caractères. Au niveau gabarit, ouvrez les Propriétés du gabarit et cliquez sur l'onglet Filtres de caractères.
2. Cliquez sur Ajouter. Une boîte de configuration s'ajoute à la grille.
3. Saisissez la permutation (par exemple S=5, l=1, O=0).
4. Pour ajouter d'autres permutations à la même règle, cliquez sur le bouton + pour chaque boîte supplémentaire. Cliquez sur X pour effacer une boîte.
5. Cliquez sur le crochet pour confirmer la ligne.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier un filtre de caractères

1. Cliquez sur le crayon de la ligne du filtre.
2. Ajustez la permutation (caractère source → caractère cible).
3. Confirmez la ligne par le crochet, puis cliquez sur Enregistrer.

Supprimer un filtre de caractères

1. Cliquez sur la poubelle de la ligne du filtre.
2. Une boîte de dialogue demande confirmation — confirmez.
3. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer.

Restaurer les filtres

Au niveau d'un gabarit, deux options de restauration sont disponibles :

Au niveau système, seule l'option Restaurer les filtres par défaut est disponible — elle ramène la configuration originale d'installation.

Dans tous les cas, une boîte de dialogue demande confirmation. L'opération est immédiate dès que vous confirmez et cliquez sur Enregistrer.

Astuce : Avant de modifier les filtres système, vérifiez quels gabarits sont sensibles à l'OCR sur des champs numériques. Une permutation trop agressive (O=0 partout) peut corrompre les noms qui contiennent légitimement la lettre O. Préférez ajouter des filtres au niveau gabarit pour les cas particuliers.

Configurations avancées par étape de flux {#configurations-avancées}

L'onglet Configurations avancées d'un gabarit définit comment le document se comporte à chaque étape de son flux de travail : quels champs sont visibles, lesquels sont éditables, quelles transitions sont automatiques, et comment interagit-il avec les programmes d'exportation.

Configurer les paramètres par étape

1. Ouvrez les Propriétés du gabarit et cliquez sur l'onglet Configurations avancées.
2. Dans le menu de gauche, cliquez sur l'étape du flux à configurer.
3. Ajustez les paramètres affichés :

1. Répétez pour chaque étape du flux.
2. Cliquez sur Enregistrer.

Copier les configurations vers un autre gabarit

Lorsque plusieurs gabarits partagent un flux et un type de document identiques, vous pouvez copier la configuration d'un gabarit vers un autre pour éviter la ressaisie :

1. Sur la page Configurations avancées du gabarit source, cliquez sur Copier vers un gabarit.
2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez le gabarit cible (qui doit avoir le même flux et le même type de document).
3. Confirmez l'action.

L'ensemble des configurations de toutes les étapes est copié vers le gabarit cible.

Astuce : Combinez cette copie avec le clonage de gabarit pour déployer rapidement une configuration éprouvée sur dix fournisseurs similaires. Voir v3_gestion_des_gabarits.md pour le clonage.