Fournisseurs et Articles

Votre catalogue de fournisseurs et votre catalogue d'articles sont les deux fondations qui font fonctionner le module des bons de commande de façon fluide et cohérente. Sans fournisseurs configurés, vous ne pouvez pas créer un bon de commande. Sans articles dans votre catalogue, vous devez ressaisir manuellement chaque description et chaque prix à chaque nouvelle commande.

Prendre le temps de bien configurer ces deux catalogues en amont vous fera gagner un temps considérable au quotidien : lors de la création d'un bon de commande, les informations du fournisseur se prérempliront automatiquement et vous pourrez sélectionner vos articles en quelques clics.

Dans ce guide

• Gérer vos fournisseurs
  • Ajouter un fournisseur
  • Modifier un fournisseur
  • Désactiver un fournisseur
  • Supprimer un fournisseur
• Gérer votre catalogue d'articles
  • Ajouter un article
  • Modifier un article
  • Désactiver un article
  • Supprimer un article
• Désactiver ou supprimer — comment choisir?

Gérer vos fournisseurs {#fournisseurs}

Accédez à la gestion des fournisseurs via Configuration > Système > Modules > Module Bons de commande > Fournisseurs, ou directement depuis le menu Fournisseurs si votre configuration le propose. La liste qui s'affiche présente tous les fournisseurs enregistrés dans votre système.

Ajouter un fournisseur {#ajouter-un-fournisseur}

Pour créer un nouveau fournisseur, cliquez sur le bouton Ajouter un fournisseur. Un formulaire de création s'ouvre. Remplissez les informations disponibles et cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.

Voici le détail de chaque champ du formulaire :

L'adresse courriel est clé : Elle sera automatiquement copiée dans chaque bon de commande créé pour ce fournisseur. Un courriel erroné signifie que vos commandes partiraient à la mauvaise adresse. Vérifiez-le soigneusement avant d'enregistrer.

Modifier un fournisseur {#modifier-un-fournisseur}

Si les coordonnées d'un fournisseur changent — nouvelle adresse courriel, nouveau numéro de téléphone, nouvelles conditions de paiement — mettez sa fiche à jour directement dans le système.

1. Repérez le fournisseur dans la liste et cliquez sur sa ligne pour ouvrir sa fiche.
2. Modifiez les informations que vous souhaitez mettre à jour.
3. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les changements.

Les modifications s'appliquent immédiatement aux nouveaux bons de commande. Les bons déjà créés conservent les informations qui étaient en vigueur au moment de leur création — cette traçabilité est importante d'un point de vue comptable.

Activer ou désactiver un fournisseur {#activer-ou-désactiver-un-fournisseur}

Si vous ne travaillez plus avec un fournisseur mais que des bons de commande ou des factures existent dans votre système à son nom, il est préférable de le désactiver plutôt que de le supprimer. La désactivation masque le fournisseur dans toutes les listes de sélection (il n'apparaîtra plus dans la liste déroulante lors de la création d'un bon), mais son historique est intégralement conservé et reste consultable.

Pour désactiver un fournisseur :

1. Sélectionnez le fournisseur dans la liste en cliquant sur sa ligne.
2. Cliquez sur Désactiver ou modifiez son statut vers «Inactif».
3. Confirmez l'action.

Pour réactiver un fournisseur précédemment désactivé :

1. Les fournisseurs inactifs ne sont généralement pas visibles par défaut dans la liste. Utilisez le filtre Afficher les fournisseurs inactifs pour les faire apparaître.
2. Sélectionnez le fournisseur.
3. Cliquez sur Activer. Il réapparaît immédiatement dans les listes de sélection.

Supprimer un fournisseur {#supprimer-un-fournisseur}

La suppression d'un fournisseur est une action permanente. Si ce fournisseur est référencé dans des bons de commande ou des factures existants, ces documents perdront leur référence fournisseur. Pour cette raison, préférez toujours la désactivation lorsqu'il existe un historique de transactions avec ce fournisseur.

Supprimez un fournisseur uniquement s'il a été créé par erreur et n'a jamais été utilisé dans un document.

1. Sélectionnez le fournisseur dans la liste.
2. Cliquez sur Supprimer ou l'icône de poubelle.
3. Confirmez la suppression dans la boîte de dialogue qui s'affiche.

Gérer votre catalogue d'articles {#articles}

Votre catalogue d'articles contient tous les produits et services que vous commandez régulièrement. Un article dans le catalogue est réutilisable à l'infini dans les bons de commande : sa description, son prix et ses autres informations se préremplissent automatiquement, éliminant les saisies répétitives et réduisant les erreurs.

Accédez au catalogue via Configuration > Système > Modules > Module Bons de commande > Articles.

Important à retenir : Lorsqu'un utilisateur ajoute une ligne dans un bon de commande en cliquant sur «Ajouter un nouvel article» et saisit manuellement les informations, cet article n'est pas automatiquement enregistré dans le catalogue. Seuls les articles créés ici sont disponibles pour réutilisation. Si vous constatez qu'un même article est ressaisi manuellement à chaque commande, c'est le signe qu'il devrait être ajouté au catalogue une bonne fois pour toutes.

Ajouter un article {#ajouter-un-article}

Cliquez sur Ajouter un article. Le formulaire de création s'ouvre. Remplissez les informations et cliquez sur Enregistrer.

Modifier un article {#modifier-un-article}

Les prix changent, les descriptions évoluent, les unités de mesure se mettent à jour. Maintenez votre catalogue à jour pour que les bons de commande reflètent toujours les bonnes informations.

1. Repérez l'article dans la liste et cliquez sur sa ligne pour ouvrir sa fiche.
2. Modifiez les informations souhaitées — description, prix, fournisseur, etc.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Mise à jour des prix : Lorsque vous modifiez le prix unitaire d'un article dans le catalogue, les nouveaux bons de commande utiliseront le prix mis à jour. Les bons de commande déjà créés conservent le prix qui était en vigueur à leur création. Cette traçabilité est essentielle pour l'intégrité de vos données comptables.

Activer ou désactiver un article {#activer-ou-désactiver-un-article}

Si un article est temporairement ou définitivement indisponible, vous pouvez le désactiver pour qu'il ne soit plus proposé dans les listes de sélection des bons de commande — sans perdre l'historique des commandes passées qui le référencent.

Pour désactiver un article :

1. Sélectionnez l'article dans la liste.
2. Modifiez son statut vers «Inactif» ou cliquez sur Désactiver.
3. Confirmez l'action.

Pour réactiver un article :

1. Affichez les articles inactifs via le filtre approprié dans la liste.
2. Sélectionnez l'article.
3. Cliquez sur Activer. L'article réapparaît immédiatement dans les listes de sélection.

Supprimer un article {#supprimer-un-article}

Comme pour les fournisseurs, supprimez un article uniquement s'il a été créé par erreur et n'a jamais été utilisé dans un bon de commande. Si des bons de commande existent avec cet article, préférez la désactivation pour préserver l'historique.

1. Sélectionnez l'article dans la liste.
2. Cliquez sur Supprimer ou l'icône de poubelle.
3. Confirmez la suppression.

Désactiver ou supprimer — comment choisir? {#résumé}

Face à un fournisseur ou un article que vous ne voulez plus utiliser, la question se pose souvent : dois-je le désactiver ou le supprimer? Voici un guide de décision rapide :