Annexes Techniques

Les annexes techniques regroupent les références transversales de Viridem : configurations multi-modules qui ne tiennent pas dans un seul guide, syntaxes de référence (opérateurs de recherche), matrices de droits, et procédures opérationnelles précises (gestion des départs, traitement des documents non reconnus). C'est la documentation que vous gardez sous la main quand un cas particulier sort des chemins balisés.

Chaque annexe est autonome et peut être consultée indépendamment. Si vous configurez Viridem pour la première fois, lisez d'abord les guides V3 principaux puis revenez ici quand vous avez besoin de précisions.

Dans ce guide

• Annexe A — Approbation parallèle
• Annexe B — Traitement en groupe
• Annexe C — Listes de données
• Annexe D — Opérateurs de recherche
• Annexe E — Tableau de gestion des droits d'accès
• Annexe F — Modification ou désactivation d'un utilisateur
• Annexe G — Gestion des documents non reconnus
• Annexe H — Connecteur analytique Excel

Annexe A — Approbation parallèle {#annexe-a}

Viridem permet d'assigner les documents à un utilisateur précis, à plusieurs utilisateurs ou à un groupe d'utilisateurs. L'approbation parallèle est le mécanisme qui permet à plusieurs personnes d'approuver un même document simultanément, plutôt qu'en cascade.

Configurer une étape d'approbation parallèle

1. Configurer les utilisateurs ou groupes d'utilisateurs impliqués dans l'étape. Voir v3_gestion_utilisateurs_et_acces.md pour la création des utilisateurs et des groupes.
2. Configurer le flux de travail. Voir v3_flux_de_travail.md pour les règles régissant la création des flux.
3. Sélectionner le type d'approbation parallèle. Deux modes coexistent :

1. Associer les utilisateurs ou les groupes à l'étape.
2. Enregistrer.

Astuce : Le mode TOUS LES NIVEAUX correspond aux approbations légales (deux signataires obligatoires, par exemple). Le mode SEULEMENT 1 NIVEAU est pratique pour les pools de travail où n'importe qui de l'équipe peut traiter — premier arrivé, premier servi.

Annexe B — Traitement en groupe {#annexe-b}

Le traitement en groupe permet de lier automatiquement un document à plusieurs autres selon des paramètres définis. L'exemple classique : un état de compte consolide les factures du mois — Viridem retrouve automatiquement les factures correspondantes en se basant sur les numéros qui apparaissent sur l'état de compte.

Pour qu'un traitement en groupe fonctionne, il faut au minimum :

• Un type de document spécifique pour le document pivot (état de compte, bordereau, etc.)
• Un type de document différent pour les documents membres (factures)
• Au moins un champ global qui apparaît à la fois sur le pivot (comme liste) et sur les membres (comme valeur unique)

Configurer le traitement en groupe et son association à un gabarit

1. Créer, au besoin, les types de documents. Le type ayant le traitement en groupe et le type rattaché doivent être différents. Voir v3_configuration_systeme.md pour la création des types.
2. Créer le traitement en groupe dans Configuration > Système > Données > Traitements en groupe. Voir v3_actions_sur_les_documents.md pour les paramètres détaillés.
3. Configurer le traitement sur chaque gabarit concerné :
   • Allez dans Configuration > Gabarits et ouvrez le gabarit voulu.
   • Sous Propriétés, sélectionnez le traitement en groupe applicable dans la liste déroulante.
   • Cliquez sur Enregistrer.
4. Configurer l'autodétection :
   • Allez dans l'onglet Autodétection du gabarit.
   • Ajoutez une zone pour le champ global principal prévu dans le traitement en groupe. Par exemple, si le traitement consolide des états de compte, le champ principal sera No Facture.
   • Cochez Est une liste sur cette zone — le champ doit être traité comme une liste de valeurs.
   • Cliquez sur Enregistrer.

Pour que le mécanisme soit fonctionnel, le champ global principal doit se trouver à la fois sur les documents rattachés et sur le document pivot.

Lorsqu'un utilisateur ouvre un document associé au gabarit du pivot, la vue de traitement en groupe devient disponible et liste automatiquement tous les documents membres correspondants.

Avertissement : Si vos documents membres viennent de fournisseurs différents avec des formats variés, vérifiez que le champ pivot est extrait de la même façon partout — un espace en trop ou un préfixe inattendu (« # », « N° ») empêchera la correspondance.

Annexe C — Listes de données {#annexe-c}

Cette annexe complète v3_parametres_fiscaux_et_listes.md en expliquant comment rattacher une liste de données à un champ d'un gabarit.

Associer une liste à un champ de gabarit

1. Créer la liste dans Configuration > Système > Données > Liste de données. Voir v3_parametres_fiscaux_et_listes.md pour la procédure.
2. Ouvrir le gabarit voulu via Configuration > Gabarits, puis l'onglet Champs métadonnées.
3. Sélectionner le champ global prévu pour accueillir la liste.
4. Cocher la case Données externes. Un nouveau champ apparaît.
5. Sélectionner la liste de données (ou la liste externe) préalablement configurée dans le menu déroulant.
6. Cliquer sur Ajouter pour confirmer la modification.

La liste est désormais disponible pour tous les documents associés à ce gabarit — quand un utilisateur ouvre un document, le champ affiche un menu déroulant avec les valeurs de la liste.

Astuce : Pour les listes très volumineuses (plusieurs milliers d'entrées), utilisez plutôt une liste de données externes (SQL ou API) avec un filtre dans la requête. L'utilisateur n'a pas besoin de défiler dans 10 000 codes — limitez à ce qui est pertinent dans le contexte.

Annexe D — Opérateurs de recherche {#annexe-d}

Cette annexe complète v3_recherche_et_fusion.md en détaillant la syntaxe des opérateurs booléens utilisables dans la Recherche simple.

Cette syntaxe est facultative — elle est destinée aux utilisateurs qui veulent affiner précisément leurs résultats.

Opérateurs booléens

Préséance et parenthèses

Quand une requête contient OR et AND, l'opérateur AND a préséance sur OR.

Par exemple, la requête TVH OR TVQ AND TPS est interprétée comme TVH OR (TVQ AND TPS).

Pour modifier la priorité, utilisez des parenthèses : (TVH OR TVQ) AND TPS impose que TPS soit toujours présent.

Opérateurs + et –

Les symboles + et – permettent de marquer la présence ou l'absence de termes spécifiques. Inscrivez l'opérateur juste devant chaque terme, sans espace.

Exemple : + facture - projet recherche les documents contenant le mot facture mais pas le mot projet.

Astérisque (joker de fin)

L'astérisque * correspond à un nombre quelconque de caractères en fin de mot.

Exemple : comm* correspond à commande, commander, comm., commentaire, etc.

Astuce : Pour les recherches très précises (par exemple un numéro de facture exact), utilisez plutôt la Recherche avancée qui propose des filtres par champ. Les opérateurs booléens sont parfaits pour la fouille de texte large.

Annexe E — Tableau de gestion des droits d'accès {#annexe-e}

Les rôles dans Viridem se divisent en trois grandes catégories.

Utilisateurs contributeurs

Les utilisateurs contributeurs interviennent activement dans le traitement des documents :

• Ils exécutent des transitions de flux de travail.
• Ils ont un panier de travail dédié.
• Ils peuvent réaliser des configurations système (gabarits, flux de travail, etc.) selon leur rôle (Utilisateur, Superviseur, Administrateur).
• Leurs licences sont payantes.

Utilisateurs non contributeurs

Les utilisateurs non contributeurs ont accès à la recherche uniquement. Ils peuvent consulter les documents et leurs métadonnées, mais ne peuvent ni les modifier ni les faire avancer dans un flux.

• Leurs licences sont gratuites et illimitées.

Agents externes

Les agents externes sont un type particulier d'utilisateurs non contributeurs avec des accès très restreints. Ils n'ont accès qu'aux documents devant être approuvés dans le cadre d'une transition de flux. Pas de panier de travail, pas de recherche, pas de configurations.

Cas d'usage typiques :

• Approbation de soumissions ou de devis par les clients.
• Validation de procédures internes par un partenaire externe.
• Formation interne sur certaines procédures.

Information : Un intégrateur Viridem peut donner plus de détails sur l'activation de la licence Agent externe et sur ses modalités.

Personnaliser les droits

Il est possible de modifier les autorisations et interdictions des rôles par fonctionnalité de Viridem, et de créer des règles d'accès spécifiques à certains documents selon des critères plus précis que le rôle (utilisateur, groupe, contenu d'un champ). Voir v3_gestion_utilisateurs_et_acces.md pour la configuration détaillée des règles d'accès.

Annexe F — Modification ou désactivation d'un utilisateur {#annexe-f}

Cette annexe détaille les procédures opérationnelles à suivre pour deux cas RH fréquents.

Avertissement : Un utilisateur ne peut pas changer son adresse courriel dans Viridem. Validez soigneusement l'adresse avant l'enregistrement — sinon il faudra désactiver le compte et en recréer un nouveau.

Cas 1 — Un employé change de poste et obtient des responsabilités différentes

1. Allez dans Configuration > Système > Compte > Groupes d'utilisateurs.
2. Modifiez l'assignation des groupes selon les nouvelles responsabilités. Retirez l'utilisateur des groupes qui ne s'appliquent plus, ajoutez-le aux groupes pertinents pour son nouveau poste.

Cas 2 — Un employé quitte l'entreprise et est remplacé

1. Allez dans Configuration > Système > Compte > Groupes d'utilisateurs.
2. Désactivez l'utilisateur qui quitte. Une notification vous demandera si cet utilisateur est encore nécessaire pour certaines configurations dans Viridem — par exemple s'il est assigné à des étapes de flux, à des règles d'accès, ou à des délégations. Vous devez retirer ces assignations avant de pouvoir désactiver l'utilisateur.
3. Créez le nouvel utilisateur avec son adresse courriel et son mot de passe initial.
4. Ajoutez les rôles nécessaires pour les différentes compagnies auxquelles il doit avoir accès.
5. Dans Groupes d'utilisateurs, ajoutez le nouvel utilisateur aux groupes nécessaires (idéalement les mêmes que l'ancien employé pour préserver le routage des documents).

Conseil sur les noms de groupes

Vous pouvez renommer un groupe tout en conservant ses assignations dans les flux de travail. Un groupe peut aussi être membre d'un autre groupe — pratique pour modéliser une hiérarchie (par exemple, le groupe « Direction » contient les groupes « Direction Finance », « Direction Opérations », etc.).

Astuce : Si beaucoup de gens partent et arrivent, créez des rôles par fonction plutôt que des assignations nominatives. Vous évitez de devoir reconfigurer un flux à chaque changement de personne.

Annexe G — Gestion des documents non reconnus {#annexe-g}

Quand un document arrive dans Viridem mais que l'autodétection ne parvient pas à l'associer à un gabarit, il atterrit dans la section Documents non reconnus. Cette annexe liste les vérifications à mener pour rectifier la situation.

Voir v3_documents_non_reconnus.md pour les procédures détaillées de l'écran.

1. Le gabarit du document existe-t-il déjà ?

Si oui, pourquoi l'autodétection ne l'a pas trouvé ?

• Vérifiez l'identifiant de gabarit sur le document — l'OCR a-t-il bien lu la valeur attendue ?
• Vérifiez la position des zones de détection — si le document est légèrement décalé par rapport au gabarit, ajustez la tolérance de la zone en pixel.
• Vérifiez la qualité du document — un document numérisé en basse résolution ou flou peut empêcher la reconnaissance.

Après ajustement, cliquez sur Redétection du gabarit sur le document non reconnu. Si nécessaire, ajustez le gabarit et utilisez Repasser la détection automatique sur les documents qui étaient déjà associés.

2. Le document est-il scanné ou de qualité médiocre ?

Si le gabarit existe mais que l'autodétection échoue malgré tout (par exemple, la valeur de l'identifiant n'est pas lisible) :

• Sélectionnez Application du gabarit dans l'écran du document non reconnu.
• Choisissez le gabarit à appliquer manuellement dans la liste.
• Le document est associé et passe dans le flux.

3. Le document vient-il d'un nouveau fournisseur ?

Si aucun gabarit n'existe pour ce fournisseur :

• Créez un nouveau gabarit — voir v3_gestion_des_gabarits.md.
• Configurez l'autodétection sur un document exemple — voir v3_configuration_avancee_des_gabarits.md.
• Retournez sur le document non reconnu et cliquez sur Détection du gabarit.
• Si nécessaire, ajustez le gabarit et utilisez Repasser la détection automatique.

Astuce : Si vous recevez régulièrement des documents non reconnus du même fournisseur, c'est probablement que son format change subtilement d'un envoi à l'autre. Inspectez plusieurs exemples et créez un gabarit assez tolérant pour les couvrir tous (zones plus larges, identifiants multiples avec logique OU).

Annexe H — Connecteur analytique Excel {#annexe-h}

Le connecteur analytique (basé sur ODBC) permet d'extraire les informations de la base Viridem (factures par fournisseur, par projet, RH, etc.) et de les exploiter directement dans Excel — tableaux croisés dynamiques, graphiques, analyses ad hoc.

Information : Un intégrateur Viridem est responsable de vous envoyer la procédure d'installation du connecteur ODBC. Une fois installé sur le poste de l'analyste, vous pouvez ouvrir le fichier Excel modèle et accéder en lecture aux données Viridem.

Utiliser le fichier Excel modèle

1. Ouvrez le fichier Excel fourni par votre intégrateur. Il contient déjà les requêtes ODBC pré-configurées et des onglets d'analyse exemples.
2. Cliquez sur Actualiser tout dans le ruban Données pour rafraîchir les données depuis Viridem. Excel récupère l'état courant de la base.
3. Explorez les données : tri par titre de colonne, filtres, tableaux croisés dynamiques.
4. Double-cliquez sur un montant pour accéder aux détails des transactions correspondantes.
5. Cliquez sur un lien de document pour ouvrir le document directement dans Viridem (le lien lance votre navigateur sur le bon document).

Cas d'usage typiques

Astuce : Pour une analyse en temps réel et partagée plutôt que ponctuelle, envisagez plutôt Viridem BI combiné à Power BI (voir section suivante).

Viridem BI

Viridem BI est la fonctionnalité analytique qui permet de transformer vos données Viridem en information actionnable. Compatible avec Microsoft Power BI, elle vous permet de générer des rapports personnalisés et des visuels interactifs sans impact sur l'environnement de production — les requêtes passent par une base de données analytique séparée.

Exemples de questions que Viridem BI répond :

• En combien de jours nos documents administratifs sont-ils traités ?
• Quelle proportion des documents est détectée et traitée automatiquement ?
• Quel est le délai de traitement moyen par gabarit ?
• Quels utilisateurs sont les moins assidus dans leur panier de travail ?
• Quel volume de factures (ou autre type) traitons-nous ?
• Combien d'heures de travail manuel Viridem économise-t-il à mon équipe ?

Activer Viridem BI

1. Allez dans Configuration > Système > Données > Viridem BI.
2. Cliquez sur Activer.
3. Confirmez l'activation. Une requête à la base de données analytique est lancée — cela peut prendre plusieurs minutes.
4. Une fois activée, connectez Power BI (ou tout outil compatible ODBC) à la base analytique Viridem pour bâtir vos tableaux de bord.

Désactiver Viridem BI

Vous pouvez désactiver la fonctionnalité en tout temps :

1. Retournez dans Configuration > Système > Données > Viridem BI.
2. Cliquez sur Désactiver et confirmez.

Information : Power BI peut se connecter directement à la base analytique Viridem une fois Viridem BI activé. Demandez à votre intégrateur les détails de connexion et les modèles Power BI préconfigurés si disponibles.