Gestion des Gabarits

Un gabarit est le cœur de l'intelligence de Viridem. C'est lui qui indique au système comment «lire» un document particulier : quelles zones de texte analyser, quelles informations extraire, dans quel flux de travail envoyer le document une fois importé. Sans gabarit, Viridem ne sait pas qu'une facture de votre fournisseur principal contient un numéro de facture au coin supérieur droit, un montant total en bas de page, ou une date d'échéance au centre. Avec un gabarit bien configuré, toutes ces informations sont extraites et enregistrées automatiquement, sans que personne n'ait à les saisir à la main.

En pratique, vous créerez un gabarit par fournisseur et par type de document. Si un même fournisseur vous envoie des factures et des états de compte, vous aurez deux gabarits distincts. Si vous travaillez avec dix fournisseurs, vous en aurez au minimum dix. Cette granularité est précisément ce qui permet à Viridem de traiter chaque document avec précision.

Dans ce guide

• Vue d'ensemble de la liste des gabarits
• Avant de commencer — configurations préalables
• Ajouter un gabarit — guide complet
• Exporter et importer un gabarit
• Cloner un gabarit

Vue d'ensemble de la liste des gabarits {#vue-densemble}

Accédez à vos gabarits via Configuration > Gabarits. La page qui s'ouvre présente une grille listant tous les gabarits configurés dans votre système.

Quelques repères visuels importants : les lignes grises représentent des gabarits inactifs — ils existent dans le système mais ne sont plus utilisés pour le traitement automatique de documents. Les lignes normales (non grisées) correspondent aux gabarits actifs.

Les outils disponibles dans la barre d'outils

En haut de la grille, quatre boutons vous permettent d'effectuer les actions principales :

Pour utiliser les boutons Exporter ou Cloner, vous devez d'abord cocher la case à gauche du ou des gabarits concernés. La case dans l'en-tête de colonne sélectionne tous les gabarits affichés sur la page courante. Les filtres, tris et la barre de recherche en haut de la grille vous permettent de naviguer rapidement parmi vos gabarits lorsqu'ils sont nombreux.

Astuce : Si vous souhaitez consulter les propriétés d'un gabarit sans quitter la liste, faites un clic droit sur sa ligne — cela ouvre ses propriétés dans un nouvel onglet de votre navigateur.

Avant de commencer — Configurations préalables {#avant-de-commencer}

Avant de créer vos premiers gabarits, certains éléments doivent être en place dans le système. Prendre quelques minutes pour vérifier ces prérequis vous évitera d'avoir à revenir en arrière en cours de configuration.

Rendez-vous dans Configuration > Système > Données et assurez-vous que les éléments suivants ont été créés :

• Les types de documents : Ce sont les catégories qui classent vos documents (Facture, Note de frais, État de compte, Bon de commande, etc.). Chaque gabarit doit être associé à un type.
• Les champs globaux : Ce sont les informations que vous souhaitez extraire et stocker pour vos documents (Numéro de facture, Date d'échéance, Montant total, etc.). Ils doivent exister avant de pouvoir les mapper dans un gabarit.
• Les colonnes globales : Nécessaires si vos documents contiennent des tableaux (ex : lignes d'articles sur une facture).
• Les formules globales : Si certains champs sont calculés à partir d'autres (ex : calculer un sous-total), configurez les formules d'abord.

Assurez-vous également que vos flux de travail ont été créés dans Configuration > Flux de travail. Chaque gabarit doit être associé à un flux pour que les documents entrent dans le bon processus.

Pour les états de compte multi-lignes : Si vous prévoyez des gabarits pour des états de compte, le Traitement en groupe doit être configuré au préalable dans les modules. Consultez votre administrateur si ce n'est pas encore en place.

Ajouter un gabarit {#ajouter-un-gabarit}

Pour créer un nouveau gabarit, cliquez sur le bouton Ajouter dans la barre d'outils de la liste des gabarits. Une fenêtre contextuelle s'ouvre — c'est ici que vous renseignerez toutes les informations de base de votre gabarit.

Ce qu'il vous faut avant de commencer

Ayez sous la main les trois éléments suivants avant de remplir le formulaire :

• Un exemple du document en format numérique (PDF, image) — il servira de base visuelle pour configurer les zones de détection après la création.
• Un nom que vous aurez choisi pour le gabarit.
• La langue dans laquelle est rédigé le document (français ou anglais).

Choisir un bon nom — convention recommandée

Le nom que vous donnez à votre gabarit est crucial pour retrouver facilement le bon parmi des dizaines ou des centaines. Évitez les noms vagues comme «Facture» ou «Fournisseur A». Adoptez une convention de nommage standardisée et respectez-la pour tous vos gabarits.

Un format qui fonctionne très bien en pratique est le suivant :

[Code fournisseur] - [Nom fournisseur] - [Type de document]

Par exemple : 12345 - Acme Corp - Facture ou 67890 - Dupont & Fils - État de compte.

Cette convention vous permet de trier la liste alphabétiquement et de retrouver instantanément tous les gabarits d'un même fournisseur, ou tous les gabarits d'un même type de document.

Informations de base

Sur la langue de détection : Si les mois sont écrits en toutes lettres en anglais dans les dates (Jan, Feb, Mar…), sélectionnez «Anglais». Si la date est entièrement numérique (01/02/2024), le français fonctionne très bien même pour un document bilingue.

Options du document

Ces options vous permettent de préciser le comportement du gabarit lors du traitement.

Versionnage et flux de travail

Cette section contrôle ce qui se passe lorsqu'un nouveau document identique à un existant est importé — la gestion des versions.

Assignation automatique par courriel

Viridem peut détecter automatiquement qu'un document reçu par courriel provient d'un expéditeur particulier et lui assigner ce gabarit sans intervention humaine. Configurez ces associations ici.

Notez qu'une adresse ou un domaine ne peut être associé qu'à un seul gabarit. Si vous tentez d'utiliser la même adresse dans deux gabarits différents, le système vous en avertira.

Options avancées

Finaliser la création

Une fois tous les champs remplis selon vos besoins, cliquez sur Ajouter. Le gabarit est créé et s'affiche dans la liste. C'est seulement le début : vous pouvez maintenant ouvrir ses propriétés pour accéder aux onglets de configuration détaillée — Autodétection (pour définir visuellement les zones de lecture sur le document), Champs formules, Champs métadonnées, Configurations avancées (visibilité et édition des champs par étape du flux), et Configurations de la clé unique (pour le versionnage).

Exporter et importer un gabarit {#exporter-et-importer}

L'export et l'import de gabarits sont vos meilleurs alliés pour transférer une configuration d'un environnement à un autre — typiquement d'un environnement de test ou de configuration vers l'environnement de production — ou pour partager des gabarits entre différentes bases de données Viridem. Le format de fichier utilisé est le .gvir (Gabarit Viridem), un format propriétaire qui encapsule toute la configuration du gabarit.

Une limitation importante à connaître : Les configurations liées aux modules spécifiques, aux flux de travail et aux formules globales ne sont pas incluses dans l'export. Après l'import, vous devrez manuellement réassocier le flux de travail et vérifier les formules.

Exporter un ou plusieurs gabarits

Vous pouvez exporter plusieurs gabarits en une seule opération, ce qui est pratique pour des sauvegardes complètes.

1. Dans la liste des gabarits, cochez les cases à gauche de chaque gabarit que vous souhaitez exporter. Vous pouvez en sélectionner un ou plusieurs.
2. Cliquez sur le bouton Exporter dans la barre d'outils. Une boîte de dialogue de confirmation s'ouvre pour vous demander de valider votre sélection.
3. Cliquez sur Confirmer. Le fichier .gvir se télécharge automatiquement dans votre dossier Téléchargements.

Alternative depuis un gabarit ouvert : Si vous êtes déjà dans les propriétés d'un gabarit, vous pouvez cliquer directement sur le bouton Exporter disponible dans cette interface, sans avoir à retourner à la liste.

Importer un gabarit

L'import est un processus guidé en plusieurs étapes. Lisez chaque étape attentivement car des choix importants (notamment le nom et le flux de travail) sont faits en cours de route.

1. Dans la barre d'outils de la liste des gabarits, cliquez sur Importer.
2. Une boîte de dialogue de sélection de fichier s'ouvre. Naviguez jusqu'à votre fichier .gvir et cliquez sur Ouvrir.
3. La boîte Correspondances de l'import apparaît. Elle vous permet d'entrer un nouveau nom pour le gabarit importé — c'est ici que vous personnalisez le nom pour votre environnement cible. Une fois le nom saisi, cliquez sur Suivant.
4. L'étape suivante vous demande de sélectionner le flux de travail à associer à ce gabarit importé. Choisissez le flux approprié dans votre environnement, puis cliquez sur Confirmer. Si vous réalisez que le nom saisi à l'étape précédente était incorrect, cliquez sur Précédent pour revenir en arrière.
5. Le gabarit importé apparaît maintenant dans la liste des gabarits, affiché en gris — cela signifie qu'il est inactif. Cliquez sur sa ligne pour ouvrir ses Propriétés.
6. Dans l'onglet Propriétés, trouvez l'option Actif et activez le gabarit. Cliquez sur Enregistrer. Le gabarit devient actif et s'affiche normalement dans la liste.

Cloner un gabarit {#cloner-un-gabarit}

Le clonage crée une copie complète et identique d'un gabarit existant — avec toutes ses propriétés, ses configurations de champs, ses formules et ses paramètres avancés — dans un nouveau gabarit au sein de la même base de données. C'est différent de l'export, qui sert à déplacer vers un autre environnement.

Quand cloner plutôt que créer depuis zéro?

Cloner est particulièrement rentable lorsque plusieurs fournisseurs vous envoient le même type de document dans un format très similaire. Plutôt que de reconfigurer méthodiquement chaque gabarit depuis le début, vous créez un gabarit de référence, vous le configurez parfaitement — zones de détection, champs mappés, formules, configurations avancées — puis vous le clonez autant de fois que nécessaire. Chaque clone hérite de toute cette configuration; il vous suffit ensuite d'ajuster les éléments spécifiques à ce nouveau fournisseur (nom, exemple de document, adresse courriel d'association, etc.).

Cloner un gabarit

1. Dans la liste des gabarits, cochez la case du gabarit que vous souhaitez cloner.
2. Cliquez sur le bouton Cloner dans la barre d'outils. Une fenêtre de confirmation s'ouvre.
3. Entrez un nouveau nom pour le gabarit cloné. Ce nom doit être différent de celui du gabarit source — suivez votre convention de nommage habituelle. Cliquez sur Cloner.
4. Le nouveau gabarit apparaît dans la liste, affiché en gris (inactif). Cliquez sur sa ligne pour accéder à ses Propriétés.
5. Ouvrez l'onglet Propriétés et ajustez toutes les configurations spécifiques à ce nouveau fournisseur — notamment la langue, le document exemple, les associations de courriel. Activez le gabarit une fois les ajustements terminés.

Rappel : Le clone reste dans la même base de données. Si votre objectif est de transférer une configuration vers un autre environnement ou une autre installation, utilisez plutôt l'export suivi d'un import dans l'environnement cible.