Modules de Traitement des Documents
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Modules de Traitement et d'Intelligence Documentaire
Au-delà des intégrations avec les ERP et des modules métiers, Viridem propose plusieurs modules qui agissent directement sur le contenu des documents : extraction de données depuis des systèmes externes, création automatique de nouveaux documents à partir de gabarits, prétraitement des tableaux pour calculer des sommes, OCR avancé pour les écritures manuscrites, et génération de rapports analytiques.
Certains de ces modules font partie du Module de base Viridem (disponible pour tous), d'autres sont des modules en option sous licence. Ce guide décrit chacun d'eux, leur fonctionnement, et la procédure de configuration.
Dans ce guide
- Module de base Viridem
- Module d'extraction de données
- Module de création intelligente de documents
- Module Prétraitement des tableaux
- Module de rapport
- Google Vision (OCR avancé)
Module de base Viridem {#module-base}
Le Module de base Viridem est inclus pour tous les utilisateurs. Il regroupe les programmes les plus couramment utilisés pour faire transiter des données d'un document à travers son flux de travail. Toutes ses fonctionnalités s'exécutent lors d'une transition dans un flux.
Accédez via Configuration > Système > Modules > Module de base Viridem. La fenêtre principale contient plusieurs onglets, un par type de programme inclus :
| Onglet | Ce qu'il permet |
|---|---|
| Exportation par courriel | Envoyer le document (et certaines données) par courriel lors d'une transition |
| Exportation par FTP | Téléverser le document vers un serveur FTP/SFTP |
| Exportation vers un répertoire | Copier le document dans un dossier local ou réseau |
| Exportation par fichier texte | Générer un fichier CSV ou TXT avec les données du document |
| Exportation par XML | Générer un fichier XML structuré |
| Exportation vers une base de données | Insérer ou mettre à jour des enregistrements dans une base externe |
| Champs conditionnels | Substitution automatique de valeurs (voir v3_configuration_avancee_des_gabarits.md) |
Pour chaque onglet, la configuration et la gestion des programmes (ajouter, modifier, supprimer) sont détaillées dans v3_integrations_import_export.md. Le présent guide se concentre sur la vue d'ensemble du module et sur les fonctions d'intelligence documentaire qui suivent.
Module d'extraction de données {#extraction}
Le Module d'extraction de données est disponible sous licence. Il permet à Viridem de se connecter à des bases de données externes via ODBC, d'y exécuter des requêtes SQL, et de récupérer des informations à utiliser dans le traitement du document.
Information : Les requêtes sont construites manuellement, ce qui donne une grande flexibilité. Contactez votre intégrateur Viridem pour en savoir plus sur les cas d'usage avancés.
Cas d'usage typiques
- Enrichissement d'une facture : interroger la base du système comptable pour récupérer le nom de l'acheteur lié au numéro de bon de commande sur la facture, et utiliser cette information pour rediriger automatiquement le document vers le bon approbateur.
- Validation 3-way match : envoyer le numéro de BC vers le système financier, récupérer le montant approuvé, le comparer au montant facturé, et router automatiquement le document selon que les montants correspondent ou non.
Ajouter un programme d'extraction de données
Le programme s'exécute lors d'une transition de flux. Configurez d'abord le programme dans le module, puis attachez-le à la transition voulue (voir v3_flux_de_travail.md).
- Allez dans Configuration > Système > Modules > Module d'extraction de données.
- Cliquez sur Ajouter. Une fenêtre s'ouvre.
- Saisissez un nom significatif pour le programme.
- Cliquez sur Ajouter pour valider le nom et faire apparaître la configuration détaillée.
- Renseignez :
| Paramètre | Description |
|---|---|
| Description | Note libre, 300 caractères max |
| Configuration des scripts | Cliquez sur Ajouter pour insérer une ou plusieurs sections de configuration. Chaque section contient une connexion externe + une requête SQL + un mapping des résultats vers les champs Viridem |
| Connexion externe | Sélectionnez la connexion ODBC configurée dans Viridem |
| Requête SQL | Saisissez la requête. Vous pouvez utiliser des variables référant aux champs globaux Viridem |
| Mapping résultats | Indiquez à quel champ Viridem chaque colonne du résultat doit être envoyée |
- Cliquez sur Enregistrer.
Avertissement : L'usage de SQL dans ce module demande une bonne connaissance des tables et des index de la base interrogée. Une requête mal optimisée peut ralentir un système de production. Validez vos requêtes sur un environnement de test avant la mise en production.
Modifier un programme d'extraction de données
- Cliquez sur le programme dans la grille Programme d'extraction de données.
- Ajustez la description, la connexion externe, la requête SQL ou le mapping des résultats.
- Cliquez sur Enregistrer.
Supprimer un programme d'extraction de données
- Sélectionnez le programme dans la grille.
- Cliquez sur Supprimer.
- Confirmez. Avant de supprimer, vérifiez qu'aucun flux actif ne référence ce programme — sinon les transitions concernées cesseront d'enrichir les documents.
Module de création intelligente de documents {#création-intelligente}
Le Module de création intelligente de documents fait partie du Module de base Viridem — disponible pour tous les clients. Il automatise la génération de nouveaux documents à partir d'informations contenues dans un document existant.
Cas d'usage typiques
- Ressources humaines : à la réception d'un CV, créer automatiquement un accusé de réception personnalisé avec le nom du candidat, le poste visé, et la date de réception.
- Documents légaux : générer un contrat de cession à partir de champs extraits d'un document de transaction.
- Reconduction : créer un avenant de renouvellement de contrat à partir des champs du contrat initial.
Le module utilise les champs globaux d'un document source pour compléter et créer automatiquement un nouveau document dont la structure est standardisée. Chaque programme peut remplir un ou plusieurs formulaires différents — il n'y a pas de limite au nombre de documents générés par exécution.
Ajouter un programme de création intelligente
- Allez dans Configuration > Système > Modules > Module de création intelligente de documents.
- Cliquez sur Ajouter. Une fenêtre s'ouvre pour le nom.
- Saisissez un nom significatif et cliquez sur Ajouter.
- Complétez les informations de connexion :
| Paramètre | Description |
|---|---|
| Gabarit cible | Le gabarit du document à créer |
| Mapping des champs | Pour chaque emplacement à remplir dans le document cible, indiquez le champ global source à utiliser |
| Conditions d'exécution | Optionnel — règles pour exécuter le programme seulement si certaines conditions sont remplies |
- Cliquez sur Enregistrer.
Attachez ensuite le programme à une transition dans un flux de travail pour qu'il s'exécute automatiquement.
Modifier un programme de création intelligente
- Cliquez sur le programme dans la grille Module de création intelligente de documents.
- Ajustez le gabarit cible, le mapping des champs ou les conditions d'exécution.
- Cliquez sur Enregistrer.
Supprimer un programme de création intelligente
- Sélectionnez le programme dans la grille.
- Cliquez sur Supprimer.
- Confirmez. Les documents déjà générés par ce programme ne sont pas affectés.
Module Prétraitement des tableaux {#prétraitement}
Le Module Prétraitement des tableaux fait également partie du Module de base Viridem — disponible pour tous. Il permet le calcul des sommes et le remplissage automatique de colonnes dans les tableaux extraits des documents (typiquement les lignes de facture, les lignes d'un état de compte, etc.).
Le module est composé de trois programmes fixes prédéfinis et permet d'en créer de nouveaux. Les programmes s'exécutent lors d'une transition de flux.
Accédez via Configuration > Système > Modules > Module Prétraitement des tableaux.
Ajouter un programme de prétraitement
- Cliquez sur Ajouter. Une fenêtre contextuelle s'ouvre.
- Saisissez un nom significatif et sélectionnez le type de programme dans la liste :
- Somme des lignes : additionne les valeurs d'une colonne du tableau et inscrit le total dans un champ global.
- Remplissage automatique des colonnes : copie une valeur dans toutes les lignes d'une colonne (utile pour un champ commun comme le code fournisseur).
- Cliquez sur Ajouter pour valider le nom et faire apparaître la configuration détaillée.
- Renseignez les informations de connexion :
| Paramètre | Description |
|---|---|
| Tableau source | Le champ de type tableau du gabarit |
| Colonne source / cible | Selon le type, la colonne à sommer ou la colonne à remplir |
| Champ global de destination | Champ qui recevra le total (pour Somme des lignes) |
| Valeur ou champ source | Valeur fixe ou champ duquel copier (pour Remplissage automatique) |
- Cliquez sur Enregistrer.
Consulter les programmes fixes
Dans la fenêtre du module, cliquez sur Lien puis sur la liste déroulante des programmes pour visualiser les trois programmes fixes prédéfinis. Vous pouvez les utiliser tels quels ou vous en inspirer.
Modifier un programme de prétraitement des tableaux
- Cliquez sur le programme dans la grille Module Prétraitement des tableaux.
- Ajustez le tableau source, la colonne, le champ de destination ou la valeur source.
- Cliquez sur Enregistrer.
Supprimer un programme de prétraitement des tableaux
- Sélectionnez le programme dans la grille.
- Cliquez sur Supprimer.
- Confirmez. Les valeurs déjà calculées dans les documents existants ne sont pas modifiées.
Module de rapport {#rapport}
Le Module de rapport est disponible sous licence, en mode SaaS. Il permet de générer des rapports statistiques au format Excel à partir des informations contenues dans les documents de Viridem.
Information : Le contenu intégral de la base de données Viridem est extrait en format CSV vers un fichier Excel, ce qui permet ensuite tout traitement analytique. Contactez votre intégrateur Viridem pour les cas d'usage avancés.
Générer un rapport
- Allez dans Configuration > Système > Modules > Module de rapport.
- Cliquez sur Rapport sur les documents pour lancer la génération. Une nouvelle ligne apparaît dans la grille.
Note : La génération peut prendre plusieurs minutes selon le volume de documents dans la base. Vous pouvez fermer la fenêtre et y revenir — Viridem continue le traitement en arrière-plan.
- Si nécessaire, cliquez sur Annuler pour arrêter une génération en cours.
- Une fois la génération terminée, cliquez sur Télécharger pour ouvrir le rapport. Choisissez votre outil de visualisation (Excel par défaut).
Lire le rapport
Dans le rapport généré :
- Les en-têtes de colonnes correspondent aux champs Viridem (champs globaux, métadonnées, statut, etc.).
- Chaque ligne représente un document.
Vous pouvez ensuite appliquer toutes les fonctions Excel — filtres, tableaux croisés dynamiques, graphiques — pour analyser vos volumes, vos délais de traitement, vos taux de rejet, etc.
Astuce : Pour une analyse régulière, utilisez plutôt le Connecteur analytique (voir l'Annexe H dans v3_annexes_techniques.md) qui maintient un lien vivant entre Excel/Power BI et Viridem, sans avoir à régénérer un rapport à chaque consultation.
Google Vision (OCR avancé) {#google-vision}
Google Vision est un outil de reconnaissance optique des caractères et d'analyse d'images de Google. Son intégration dans Viridem permet le traitement de documents PDF image avec une qualité OCR supérieure dans certains cas — notamment pour l'écriture manuscrite.
Note : La configuration de Google Vision est facultative. L'OCR par défaut de Viridem (basé sur Tesseract) reste fonctionnel en tout temps. Activez Google Vision uniquement si vos documents le justifient.
Cas d'usage typiques
- Numérisation de documents manuscrits (notes prises à la main, formulaires papier remplis).
- Conversion de notes manuscrites en texte électronique éditable.
- Reconnaissance de formulaires remplis manuellement.
La précision dépend de la qualité et du style de l'écriture, de la lisibilité et de la résolution de la numérisation.
Configurer Google Vision
- Vous devez disposer d'un compte Google et avoir activé l'API Vision dans la console Google Cloud.
- Allez dans Configuration > Système > Système > Google Vision.
- Cochez la case Activer la reconnaissance optique de caractères (OCR).
- Renseignez les identifiants Google Cloud demandés (clé API, projet, fichier de credentials).
- Cliquez sur Enregistrer.
Avertissement : Des frais s'appliquent pour l'utilisation de Google Vision — la facturation est effectuée directement par Google sur votre compte Google Cloud. Surveillez votre consommation, particulièrement pour les fortes volumétries de documents manuscrits.
Désactiver Google Vision
Décochez Activer la reconnaissance optique de caractères (OCR) et enregistrez. Viridem repasse automatiquement à l'OCR Tesseract — aucun document ne se retrouve sans OCR.