Action sur les Documents
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Actions sur les Documents
Ouvrir un document dans Viridem ne se limite pas à le lire — c'est l'écran où se concentre toute l'intelligence du traitement : approuver, refuser, annoter, faire pivoter une page mal numérisée, lier une facture à son bon de commande, traiter en lot tous les documents d'un état de compte. Ce guide passe en revue tout ce que vous pouvez faire à partir de la fenêtre de modification d'un document.
Pour ouvrir cette fenêtre, cliquez sur n'importe quelle ligne de votre panier de travail. L'écran se divise en deux : à gauche les données du document (champs, transitions, historique), à droite le visualiseur avec le document affiché et tous ses outils.
Dans ce guide
- Vue d'ensemble de la fenêtre de modification
- Actions disponibles à l'ouverture d'un document
- Annotations simples sur le texte
- Annoter des pages et autres outils du visualiseur
- Faire pivoter des pages PDF
- Séparer des pages en plusieurs documents
- Lier des documents entre eux
- Traitement en groupe
- Vue traitement en groupe
- Indications par couleur dans le panier
- Programme de rendez-vous Outlook
Vue d'ensemble de la fenêtre de modification {#vue-modification}
Quand vous cliquez sur un document depuis le panier de travail, la fenêtre Modification de document s'ouvre. Elle est organisée en deux colonnes principales :
| Zone | Contenu |
|---|---|
| Colonne gauche | Champs de données extraits du document, détails (gabarit, clé unique, dates, utilisateurs assignés), historique, documents liés, transitions disponibles |
| Colonne droite | Visualiseur du document — affiche le PDF ou l'image avec tous les outils d'annotation et de navigation |
| Barre supérieure | Boutons de transition (Approuver, Refuser, etc.) et menu ... des actions complémentaires |
| Case « passer au prochain » | Lorsqu'elle est cochée, le système ouvre automatiquement le document suivant du panier après chaque transition |
Le visualiseur prend en charge les formats PDF, XFDF, Instant JSON, DOCX, DOC, PPT, PPTX, PPSX, XLS, XLSX, PNG, JPEG, JPG, TIFF et TIF — vous n'avez pas besoin d'application externe.
Astuce : Cochez Passer au prochain document après transition quand vous traitez une longue série de documents similaires — vous gagnez plusieurs clics par document.
Actions disponibles à l'ouverture d'un document {#actions-ouverture}
Les boutons de la barre supérieure varient selon l'étape du flux dans laquelle se trouve le document. Voici les actions standard :
Transitions
Les boutons comme Approuver, Refuser, Soumettre, Valider sont des transitions configurées dans le flux de travail. Chaque clic fait avancer le document vers l'étape suivante. Selon l'étape, un seul ou plusieurs boutons peuvent être proposés.
Enregistrer et fermer
- Enregistrer : sauvegarde les modifications de champs sans faire transiter le document.
- Fermer : quitte la fenêtre sans sauvegarder. Une confirmation s'affiche si des modifications n'ont pas été enregistrées.
Menu « ... » — actions complémentaires
Cliquez sur le menu ... pour accéder aux actions suivantes :
| Action | Effet |
|---|---|
| Repasser la détection automatique | Force l'OCR à relire le document. Utile après modification du gabarit — met à jour les champs en autodétection et les formules sans tout recommencer |
| Réinitialiser le flux | Renvoie le document à la première étape de son flux. À utiliser quand un document doit être retraité depuis le début |
| Versionnage | Affiche toutes les versions du document (mises à jour successives partageant la même clé unique) |
| Changer le gabarit | Modifie le gabarit du document sans le supprimer — utile quand l'autodétection s'est trompée |
| Édition PDF | Ouvre le sous-menu Rotation et Séparation de pages |
| Réassigner | Transfère le document au panier d'un autre utilisateur |
| Envoyer par courriel | Envoie une copie du document par courriel à un destinataire externe |
| Historique | Affiche toutes les actions passées sur le document avec leur auteur et leur horodatage |
Note : L'option Repasser la détection automatique ne met pas à jour la clé unique du document — seules les valeurs en autodétection sont relues.
Annotations simples sur le texte {#annotations-simples}
Dès que vous sélectionnez du texte dans le PDF avec le curseur, vous pouvez l'annoter via cinq options qui apparaissent dans la barre contextuelle.
| Annotation | Description |
|---|---|
| Surlignage | Marque le texte en surbrillance |
| Barré | Trace une ligne au milieu du texte (rature) |
| Souligné | Souligne en ligne droite |
| Tire-bouchon | Souligne en ligne ondulée (souvent pour signaler une erreur) |
| Commentaire | Ajoute un commentaire associé au texte sélectionné — une bulle s'affiche dans la marge |
Une fois l'annotation posée, cliquez dessus pour faire apparaître les options : changer la couleur, ajuster l'opacité (en pourcentage), ou supprimer.
Astuce : Utilisez les annotations pour signaler des incohérences (montants douteux, dates manquantes) — votre approbateur les verra directement sur le document plutôt que dans un commentaire séparé.
Annoter des pages et autres outils du visualiseur {#annoter-pages}
Le visualiseur offre une boîte à outils complète pour naviguer, zoomer et annoter, même au-delà des annotations simples sur le texte.
| Outil | Fonction |
|---|---|
| Vignettes | Affiche un aperçu de toutes les pages — pratique pour naviguer dans un long document |
| Navigation de pages | Flèches gauche/droite pour passer d'une page à l'autre |
| Mode panoramique | Cliquer-glisser pour déplacer la page dans la vue (utile en zoom élevé) |
| Zoom avant / Zoom arrière | Loupes + et – |
| Adaptation de page | Ajuste à la hauteur ou à la largeur de l'écran. Cliquez à nouveau pour basculer |
| Dessin libre | Permet de dessiner à main levée sur le document |
| Formes | Ajoute rectangles, ellipses, flèches, lignes droites |
| Notes autocollantes | Pose une note avec icône cliquable sur la page |
| Imprimer | Envoie le document vers une imprimante |
| Télécharger | Sauvegarde le document sur votre poste |
| Recherche dans le texte | Trouve un mot ou une expression dans tout le document |
Astuce : Le texte ne peut pas être modifié directement — Viridem préserve l'intégrité du document original. Pour corriger une valeur extraite, utilisez les champs à gauche, pas le document.
Faire pivoter des pages PDF {#rotation}
La rotation est utile pour les documents numérisés à l'envers, en paysage au lieu de portrait, ou inversement.
- Dans l'écran de modification, cliquez sur ... puis sur Édition PDF.
- Cliquez sur Rotation. Une fenêtre contextuelle s'ouvre.
- Configurez :
| Paramètre | Description |
|---|---|
| Type de rotation | 90° horaire, 180°, 270° horaire (= 90° antihoraire) |
| Pages à pivoter | Liste de pages séparées par des virgules. Utilisez le tiret pour une plage. Ex. 1, 5-7, 9 pivote les pages 1, 5, 6, 7 et 9 |
- Cliquez sur Exécuter pour appliquer.
Vous pouvez aussi cliquer sur Rotation sur toutes les pages pour faire pivoter le document entier en un clic, sans saisir de pages.
Cliquez sur Fermer pour annuler sans sauvegarder.
Séparer des pages en plusieurs documents {#séparation}
La séparation de pages sert à deux choses : réorganiser l'ordre des pages dans le document courant, ou scinder un document en plusieurs nouveaux documents.
- Dans l'écran de modification, cliquez sur ... puis sur Édition PDF.
- Cliquez sur Séparation de pages. Une fenêtre contextuelle s'ouvre.
- Configurez :
| Paramètre | Description |
|---|---|
| Pages à conserver dans ce gabarit | Numéros des pages à garder dans le document courant, dans l'ordre désiré, séparés par des tirets. Ex. 1-2-3
|
| Nouveau document à partir de pages | Cliquez sur Ajouter pour créer une ligne. Saisissez les numéros de pages séparés par des tirets. Chaque ligne crée un nouveau document |
- Cliquez sur Exécuter pour appliquer.
Les nouveaux documents créés apparaissent dans le panier de documents non reconnus sans gabarit assigné — vous pourrez ensuite les traiter normalement. Voir v3_documents_non_reconnus.md.
Astuce : Si un fournisseur vous envoie une facture et son bon de livraison fusionnés en un seul PDF, utilisez la séparation pour les scinder dès leur arrivée. Vous garderez un document propre par gabarit.
Lier des documents entre eux {#documents-liés}
Lier des documents permet d'établir manuellement une relation entre eux — typiquement une facture à son bon de commande correspondant, ou une réclamation à son contrat.
Ajouter un lien
- Dans la fenêtre de modification de document, repérez la section Documents liés (à gauche).
- Cliquez sur Ajouter. La fenêtre Ajout d'un lien d'un document s'ouvre.
- Configurez :
| Paramètre | Description |
|---|---|
| Type de lien | Sélectionnez dans la liste (ex. « Bon de commande associé », « Document parent », « Annexe ») |
| Document | Recherchez par clé unique (numéro de facture, numéro de BC) ou glissez-déposez le document depuis un autre onglet |
- Cliquez sur Ajouter pour valider.
Le lien apparaît dans la section Documents liés. Cliquer dessus ouvre le document lié.
Ajouter plusieurs documents en une seule opération
Vous pouvez sélectionner plusieurs documents et les glisser ensemble dans le champ Document de la fenêtre de liaison — Viridem ajoute tous les liens en une fois.
Astuce : Liez systématiquement les documents qui forment un cycle (BC → réception → facture → paiement). Cette traçabilité vaut de l'or au moment d'un audit ou d'un litige fournisseur.
Traitement en groupe {#traitement-groupe}
Le traitement en groupe (ou conciliation automatique) regroupe automatiquement plusieurs documents autour d'un document pivot, à partir d'une valeur commune qui apparaît sur tous ces documents.
L'exemple classique : un état de compte liste les numéros de toutes les factures du mois. Viridem repère automatiquement les factures correspondantes et les associe à l'état de compte, vous évitant de les retrouver une à une.
Information : Pour configurer un traitement en groupe, vous devez avoir au préalable activé le module Traitement en groupe et créé au moins un gabarit qui l'utilise. Voir aussi l'Annexe B — Traitement en groupe dans v3_annexes_techniques.md pour les cas d'usage détaillés.
Configurer un traitement en groupe
Accédez via Configuration > Système > Données > Traitements en groupe.
- Cliquez sur Ajouter. Une fenêtre contextuelle s'ouvre.
- Configurez :
| Paramètre | Description |
|---|---|
| Nom | Nom significatif (ex. « État de compte → Factures fournisseur X ») |
| Récupérer les documents sur X mois | Limite la recherche à une fenêtre de temps. Choisissez Tous pour ne pas limiter, ou un nombre de mois pour accélérer l'affichage |
| Champ principal | Champ global qui sert de pivot pour le groupement. Doit être configuré comme « Est une liste » dans les gabarits concernés |
| Opérateur de comparaison | Égal, Différent, Contient, etc. |
| Type de document à grouper | Le type des documents membres (facture, bon de livraison, etc.) |
- Cliquez sur Enregistrer.
Modifier un traitement en groupe
- Cliquez sur le traitement dans la grille Traitements en groupe.
- Ajustez le nom, la fenêtre de récupération, le champ principal, l'opérateur ou le type de document.
- Cliquez sur Enregistrer.
Supprimer un traitement en groupe
- Sélectionnez le traitement dans la grille.
- Cliquez sur Supprimer.
- Confirmez. Les groupements déjà constitués ne sont pas défaits, mais aucun nouveau groupement ne sera tenté pour ce traitement.
Vue traitement en groupe {#vue-traitement}
Quand un document est associé à un traitement en groupe, un bouton Vue traitement en groupe apparaît dans la fenêtre de modification du document. Cliquez dessus pour ouvrir une vue spécialisée.
Structure de la vue
| Zone | Rôle |
|---|---|
| Document principal | Affiché en bas à droite — c'est le document pivot (typiquement l'état de compte) |
| Liste des documents jumelés | Liste tous les documents que Viridem a associés au pivot |
| Cases à cocher | Sélectionnez les documents à inclure dans le traitement |
| Case rouge | Indique que Viridem n'a pas réussi à jumeler ce document ou qu'il n'est pas dans la solution |
Sélectionner les documents à grouper
Cochez les documents à inclure dans le traitement final. Vous pouvez sélectionner ou désélectionner tous les documents en un clic via la case maître en haut de liste.
Note : Si un document apparaît dans la liste mais n'est pas coché, il reste disponible pour être jumelé à un autre traitement en groupe. Le décocher ne le supprime pas — il libère simplement l'association.
Une fois votre sélection faite, faites transiter le document principal — Viridem traite tous les documents cochés comme un ensemble cohérent.
Indications par couleur dans le panier {#indications-couleur}
Les indications par couleur permettent de colorier automatiquement les lignes du panier de travail selon des conditions personnalisées — par exemple, afficher en rouge les factures en retard, en vert celles déjà approuvées en première lecture.
Accédez à la configuration via Configuration > Système > Système > Panier de travail.
Ajouter une configuration d'indications par couleur
- Cliquez sur Ajouter. Une fenêtre contextuelle s'ouvre.
- Configurez :
| Paramètre | Description |
|---|---|
| Nom | Nom significatif de la règle de couleur |
| Description | Note libre (optionnelle) |
| Couleur d'arrière-plan | Cliquez sur la flèche, choisissez la couleur, cliquez sur Appliquer |
| Couleur du texte | Idem, pour le texte |
| Règles de condition | Une ou plusieurs conditions à satisfaire. Cliquez sur Ajouter une règle pour en ajouter |
- Pour chaque règle, configurez le champ à évaluer, l'opérateur de comparaison, et la valeur de comparaison.
- Cliquez sur Enregistrer.
Toutes les lignes du panier qui satisfont les conditions sont automatiquement coloriées selon votre configuration.
Astuce : Limitez-vous à 3 ou 4 couleurs significatives. Un panier multicolore devient illisible et perd son utilité d'alerte.
Programme de rendez-vous Outlook {#rendez-vous-outlook}
Le programme Création de rendez-vous permet à Viridem d'envoyer automatiquement une invitation Outlook lors d'une transition dans le flux de travail. Pratique pour les processus où l'approbation finale d'un contrat doit déclencher une réunion de revue, par exemple.
Ajouter le programme
- Dans les Configurations avancées du gabarit (à l'étape de flux concernée), cliquez sur Liens. La fenêtre Liens des champs globaux s'ouvre.
- Sélectionnez le programme Création de rendez-vous dans la liste déroulante.
- Saisissez les informations attendues — pour chaque paramètre du rendez-vous (sujet, date, lieu, participants), sélectionnez le champ global Viridem qui contient la valeur.
- Cliquez sur Enregistrer.
Quand un document atteint cette étape et que la transition est exécutée, Viridem génère et envoie automatiquement le rendez-vous Outlook avec les informations issues des champs du document.
Information : Ce programme s'attache à une transition spécifique du flux. Voir v3_flux_de_travail.md pour la gestion des programmes d'importation et d'exportation au niveau d'une étape.