Recherche et Fusion de Documents

Que vous cherchiez une facture précise parmi des milliers, que vous vouliez retrouver tous les documents d'un fournisseur particulier sur les six derniers mois, ou que vous ayez détecté qu'un même document a été importé deux fois, Viridem met à votre disposition des outils puissants pour localiser et consolider vos documents.

La recherche vous permet de retrouver n'importe quel document en quelques secondes, en cherchant par mot-clé simple ou en combinant des critères précis. La fusion vous permet de consolider plusieurs enregistrements en un seul, proprement et en toute traçabilité. Ces deux outils, bien maîtrisés, vous font gagner un temps précieux et gardent votre base documentaire saine et organisée.

Dans ce guide

• Recherche simple — retrouver un document rapidement
• Recherche avancée — filtrer avec précision
• Consulter, trier et exporter les résultats
• Fusionner des documents en double

Recherche simple {#recherche-simple}

La recherche simple est accessible depuis la barre de recherche en haut de l'interface Viridem, ou via l'option Recherche dans le menu de navigation. Elle est conçue pour les recherches rapides quand vous savez approximativement ce que vous cherchez.

Pour lancer une recherche, cliquez dans la barre de recherche, tapez un terme ou une valeur, et appuyez sur Entrée. Les résultats s'affichent immédiatement. La recherche simple parcourt simultanément tous les champs indexés du système : numéros de document, montants, noms de fournisseurs, métadonnées et même le texte extrait par l'OCR dans le contenu des documents.

Cette dernière capacité est particulièrement utile : si vous vous souvenez qu'une facture mentionnait un numéro de projet particulier dans son corps de texte mais que ce numéro n'a pas été extrait dans un champ, la recherche simple peut quand même le retrouver.

Conseil : La recherche simple est idéale pour trouver rapidement un document dont vous connaissez le numéro ou le fournisseur. Si vous souhaitez filtrer par date précise, par plage de montants, ou combiner plusieurs critères, passez à la Recherche avancée décrite ci-dessous.

Recherche avancée {#recherche-avancée}

La recherche avancée vous donne un contrôle total sur les critères de recherche. Accédez-y depuis le menu Recherche, puis cliquez sur Recherche avancée. L'interface change : vous voyez maintenant un constructeur de requêtes qui vous permet de définir des conditions précises.

Construire votre recherche

Construire une recherche avancée se fait en ajoutant des critères un par un. Pour chaque critère, trois éléments sont nécessaires :

1. Choisir le champ : Dans la liste déroulante, sélectionnez le champ sur lequel porte ce critère — par exemple «Fournisseur», «Montant total», «Date de facture», «Statut», etc.

2. Choisir l'opérateur : Sélectionnez comment le champ doit se comparer à la valeur que vous allez saisir. Les opérateurs disponibles dépendent du type du champ :

3. Saisir la valeur : Entrez la valeur à comparer dans le champ de saisie.

Pour ajouter un deuxième critère, cliquez sur Ajouter un critère. Une nouvelle ligne apparaît. Vous pouvez ainsi construire des requêtes aussi complexes que nécessaire.

Lorsque vous avez plusieurs critères, définissez la logique qui les relie :

• ET : tous les critères doivent être vrais simultanément pour qu'un document apparaisse dans les résultats
• OU : au moins un des critères doit être vrai pour qu'un document apparaisse

Une fois vos critères définis, cliquez sur Rechercher pour lancer la requête.

Exemples pratiques

Voici quelques exemples courants pour vous montrer comment combiner les critères efficacement.

Trouver toutes les factures d'un fournisseur spécifique : Critère 1 : «Type de document» est égal à «Facture»
ET Critère 2 : «Fournisseur» contient «Acme»

Identifier les documents en attente depuis plus de 30 jours : Critère 1 : «Statut» est égal à «En attente»
ET Critère 2 : «Date de modification» avant [la date d'il y a 30 jours]

Factures de montant élevé ce mois-ci à approuver : Critère 1 : «Type de document» est égal à «Facture»
ET Critère 2 : «Montant» supérieur à «5000»
ET Critère 3 : «Date» ce mois

Sauvegarder vos recherches fréquentes

Si vous effectuez régulièrement la même recherche — par exemple, vérifier chaque matin les factures en attente d'un fournisseur donné — vous pouvez la sauvegarder pour ne pas avoir à la reconfigurer à chaque fois.

Après avoir construit votre recherche et vérifié qu'elle retourne les bons résultats, cliquez sur Enregistrer la recherche. Une fenêtre s'ouvre : donnez un nom explicite à cette recherche (par exemple «Factures Acme non approuvées» ou «Documents en attente > 30 jours») et cliquez sur Enregistrer.

Pour rappeler une recherche sauvegardée lors de vos prochaines sessions, cliquez sur Mes recherches et sélectionnez celle souhaitée dans la liste, puis cliquez sur Rechercher. Viridem reconstruit automatiquement tous les critères et lance la recherche.

Pour supprimer une recherche sauvegardée dont vous n'avez plus besoin, ouvrez Mes recherches et cliquez sur l'icône de suppression à côté de son nom.

Consulter, trier et exporter les résultats {#consulter-et-exporter-les-résultats}

Parcourir les résultats

Les résultats de votre recherche s'affichent dans un tableau avec des colonnes que vous pouvez configurer. Cliquez sur l'en-tête d'une colonne pour trier les résultats selon cette colonne — un premier clic trie en ordre croissant, un second clic en ordre décroissant.

Pour ouvrir un document et consulter son contenu complet, cliquez sur sa ligne dans le tableau. Le document s'ouvre dans l'interface habituelle de traitement.

Pour des actions rapides sans avoir à ouvrir le document, faites un clic droit sur sa ligne. Un menu contextuel apparaît avec les options disponibles : ouvrir, télécharger le fichier original, envoyer par courriel, fusionner avec un autre document, réassigner à un utilisateur, et d'autres actions selon vos droits.

Actions en masse sur plusieurs documents

Pour effectuer une action sur plusieurs documents simultanément, cochez leurs cases dans la colonne à gauche du tableau. Une barre d'actions en masse apparaît, vous permettant de :

• Télécharger — crée une archive ZIP contenant tous les documents sélectionnés dans leur format original
• Exporter en CSV — génère un fichier CSV avec les données de tous les documents sélectionnés pour analyse dans Excel ou un autre outil
• Envoyer par courriel — transmet un lot de documents à des destinataires de votre choix
• Fusionner — regroupe les documents sélectionnés en un seul enregistrement (si les conditions de fusion sont réunies)

Exporter vos résultats en CSV

L'export CSV est particulièrement utile pour analyser vos données dans un outil externe, préparer un rapport ou effectuer des vérifications comptables.

1. Dans les résultats de recherche, cochez les documents que vous souhaitez exporter — ou laissez tout sélectionné pour exporter l'intégralité des résultats.
2. Cliquez sur Exporter.
3. Sélectionnez le format CSV dans les options proposées.
4. Le fichier se télécharge automatiquement dans votre dossier Téléchargements. Il contient tous les champs visibles dans le tableau, ainsi que les métadonnées des documents sélectionnés.

Fusionner des documents {#fusionner-des-documents}

La fusion consolide plusieurs enregistrements distincts en un seul document maître. Elle est utile dans plusieurs situations : un document a été importé deux fois par deux canaux différents (courriel et numérisation), vous avez reçu une version révisée d'un document existant, ou des pages d'un même document ont été importées séparément et doivent être regroupées.

Attention avant de fusionner : La fusion est généralement irréversible. Une fois effectuée, les documents sources sont soit archivés, soit supprimés — vous ne pouvez pas facilement revenir en arrière. Prenez le temps de vérifier soigneusement que vous fusionnez les bons documents et que vous conservez les bonnes valeurs avant de confirmer.

Deux façons de lancer une fusion

Méthode 1 — Depuis les résultats de recherche :
Cochez les cases des documents que vous souhaitez fusionner (vous devez en sélectionner au minimum 2). Cliquez ensuite sur Fusionner dans la barre d'actions en masse.

Méthode 2 — Depuis un document ouvert :
Faites un clic droit sur un document dans les résultats de recherche et sélectionnez Fusionner avec.... Une fenêtre s'ouvre pour vous permettre de choisir un ou plusieurs autres documents à fusionner avec celui-ci.

Configurer la fusion étape par étape

Étape 1 — Choisir le document principal

Parmi les documents que vous fusionnez, désignez le document principal — c'est lui qui sera conservé comme document final. Les autres documents seront fusionnés dans celui-ci, et leurs données viendront enrichir le document principal. Choisissez comme document principal le plus complet, le plus récent, ou celui qui est déjà le plus avancé dans le flux de travail.

Étape 2 — Résoudre les conflits

Si deux documents ont des valeurs différentes pour le même champ — par exemple, deux montants différents ou deux dates différentes — Viridem vous présente chaque conflit et vous demande de choisir quelle valeur conserver. Lisez attentivement chaque conflit et sélectionnez la valeur correcte. Ne précipitez pas cette étape : une mauvaise valeur dans un champ clé pourrait causer des erreurs comptables ou de traitement.

Étape 3 — Choisir le sort des documents sources

Après la fusion, que doit-il advenir des documents sources (les documents qui ont été fusionnés dans le document principal) ? Deux options s'offrent à vous :

• Archiver les doublons (option recommandée) — Les documents sources sont archivés mais restent accessibles via la recherche. Vous conservez l'historique complet et pouvez toujours prouver que la fusion a eu lieu et retrouver l'original si nécessaire.
• Supprimer les doublons — Les documents sources sont définitivement supprimés. Choisissez cette option uniquement si vous êtes certain qu'ils n'auront plus jamais besoin d'être consultés.

Étape 4 — Confirmer

Relisez votre configuration de fusion une dernière fois, puis cliquez sur Confirmer la fusion pour exécuter l'opération.

Ce qui se passe après la fusion

Après une fusion réussie, le document principal contient toutes les données consolidées des documents fusionnés. L'historique du document maître indique clairement qu'une fusion a eu lieu, avec la date et l'heure de l'opération, ainsi que le nom de l'utilisateur qui l'a effectuée. Les utilisateurs concernés reçoivent une notification les informant de la fusion.