Documents Non Reconnus

Lorsqu'un document arrive dans Viridem — par courriel, par numérisation, ou par import manuel — le système tente automatiquement de l'associer à un gabarit existant. Ce gabarit détermine comment le document sera traité, quelles données en extraire, et dans quel flux de travail l'envoyer. Mais que se passe-t-il quand Viridem ne trouve pas de correspondance? Le document atterrit dans la section Documents non reconnus, une file d'attente spéciale qui accueille tous les documents pour lesquels le système n'a pas pu prendre de décision automatique.

Ces documents ne sont pas perdus, ni ignorés. Ils attendent simplement qu'un utilisateur les examine et prenne la décision que le système n'a pas pu prendre seul : identifier le type de document, lui assigner le bon gabarit, et l'intégrer dans le flux de travail approprié.

Dans ce guide

• Comprendre pourquoi un document n'est pas reconnu
• Accéder à la liste des documents non reconnus
• Traiter un document non reconnu — guide étape par étape
• Fusionner des documents en double
• Corriger ou rejeter un document

Comprendre pourquoi un document n'est pas reconnu {#pourquoi}

Avant de traiter un document non reconnu, il est utile de comprendre pourquoi il se retrouve dans cette section. La cause influence la façon dont vous allez le traiter.

Accéder à la liste des documents non reconnus {#accéder}

Il existe plusieurs façons d'accéder à cette section, selon votre habitude de navigation dans Viridem :

• Via le menu principal : Cliquez sur Documents non reconnus dans la navigation. C'est le chemin le plus direct.
• Via votre panier de travail : Selon la configuration de votre organisation, un onglet dédié peut être disponible directement dans votre panier.
• Via le tableau de bord : Si un administrateur a configuré un gadget de type «Documents non reconnus», le chiffre affiché vous indique le nombre de documents en attente. Cliquez sur ce gadget pour accéder directement à la liste.

La liste qui s'affiche présente chaque document non reconnu avec les informations disponibles : son identifiant système (attribué automatiquement à l'import), sa date d'importation, son nom de fichier original, et le fournisseur que Viridem a tenté de détecter (cette information peut être vide si le système n'a rien pu identifier).

Traiter un document non reconnu {#traiter}

Traiter un document non reconnu, c'est lui donner l'identité et la destination que le système n'a pas pu lui attribuer automatiquement. Le processus se déroule en quatre étapes.

Étape 1 — Examiner le document

Cliquez sur le document dans la liste pour l'ouvrir. Vous verrez l'aperçu visuel du document (l'image ou le PDF original) ainsi que le texte extrait par l'OCR dans les champs du panneau à côté.

Prenez le temps d'examiner le document attentivement pour identifier trois choses :

Le type de document : S'agit-il d'une facture? D'un bon de commande? D'un état de compte? D'une note de frais? La réponse à cette question déterminera quel gabarit vous devrez sélectionner à l'étape suivante.

Le fournisseur ou l'émetteur : Qui a envoyé ce document? Son nom apparaît généralement en haut de page, dans l'en-tête. Cette information est essentielle si le gabarit est organisé par fournisseur.

La qualité du document : Le texte est-il lisible? Si le document est trop flou ou de trop mauvaise qualité pour être traité, même après avoir assigné un gabarit, vous devrez peut-être le rejeter et demander à l'expéditeur de vous envoyer une meilleure copie.

Étape 2 — Assigner un gabarit

Une fois le document identifié, cliquez sur Sélectionner un gabarit ou Assigner un gabarit. Une liste de recherche s'ouvre. Cherchez le gabarit correspondant par nom, par fournisseur, ou par type de document. Lorsque vous avez trouvé le bon gabarit, cliquez dessus pour le sélectionner.

Aucun gabarit ne correspond? Si votre recherche ne retourne rien de pertinent, cela signifie probablement qu'aucun gabarit n'existe encore pour ce fournisseur ou ce type de document. C'est le moment d'en créer un. Ce document peut d'ailleurs vous servir de base pour la configuration. Consultez le guide Gestion des Gabarits pour les instructions détaillées.

Étape 3 — Vérifier et corriger les données extraites

Une fois le gabarit assigné, Viridem lance automatiquement une extraction de données sur le document pour remplir les champs définis dans le gabarit. Ce processus est automatique mais pas infaillible — l'OCR peut se tromper, surtout si le document est de qualité moyenne ou si la mise en page est inhabituelle.

Passez en revue chaque champ extrait avec attention :

• Numéro de document — vérifiez qu'il correspond au numéro visible sur le document
• Date — vérifiez le format et la valeur
• Montant — c'est un champ critique; une erreur ici peut avoir des conséquences comptables
• Fournisseur — confirmez que le bon fournisseur est associé
• Autres champs spécifiques selon le type de document

Corrigez manuellement toute valeur incorrecte en cliquant sur le champ et en saisissant la valeur correcte. Si des champs obligatoires sont vides et que vous ne trouvez pas l'information sur le document, notez-le dans les commentaires avant de continuer.

Étape 4 — Intégrer dans le flux de travail

Lorsque vous êtes satisfait des données extraites et que tous les champs obligatoires sont remplis, une dernière vérification s'impose : confirmez que le flux de travail associé au gabarit que vous avez sélectionné est bien celui qui devrait prendre en charge ce document.

Cliquez sur Enregistrer ou Intégrer. Le document quitte définitivement la section «Documents non reconnus» et entre dans le flux de travail normal. Il apparaîtra désormais dans le panier de travail de l'utilisateur assigné à la première étape de ce flux — exactement comme si le document avait été automatiquement reconnu depuis le départ.

Fusionner des documents en double {#fusionner}

Il arrive qu'un même document physique arrive dans Viridem par deux canaux différents — par exemple, un fournisseur vous a envoyé une facture par courriel, et un employé a aussi numérisé cette même facture et l'a importée manuellement. Vous vous retrouvez alors avec deux enregistrements du même document dans la section «Non reconnus».

La fusion vous permet de les consolider en un seul enregistrement propre.

1. Dans la liste des documents non reconnus, cochez les cases des documents que vous souhaitez fusionner. Vous devez en sélectionner au minimum 2.
2. Cliquez sur Fusionner.
3. Une fenêtre s'ouvre. Choisissez le document principal — celui qui sera conservé comme enregistrement final. Choisissez celui qui est le plus complet ou le plus lisible.
4. Si les deux documents ont des valeurs différentes dans certains champs, Viridem vous présentera ces conflits et vous demandera de choisir quelle valeur conserver pour chaque champ en conflit.
5. Cliquez sur Confirmer la fusion.

Après la fusion, un seul enregistrement reste dans la liste, contenant les données consolidées des deux sources. Vous pouvez ensuite le traiter normalement en suivant les quatre étapes décrites ci-dessus.

Corriger ou rejeter un document {#modifier}

Corriger les informations d'un document

Si vous avez besoin d'ajuster les informations d'un document avant ou après lui avoir assigné un gabarit, c'est simple. Ouvrez le document depuis la liste, cliquez sur le champ à modifier et saisissez la valeur correcte. Selon la configuration, les modifications sont sauvegardées automatiquement au fur et à mesure ou lors d'un clic sur Enregistrer.

Rejeter un document

Certains documents n'ont pas leur place dans Viridem : un courriel arrivé par erreur sur l'adresse d'import, un document appartenant à un autre service, une image illisible impossible à traiter même manuellement. Pour ces cas, vous pouvez rejeter le document et le retirer de la liste.

1. Ouvrez le document depuis la liste.
2. Cliquez sur Rejeter ou Supprimer.
3. Avant de confirmer, prenez un moment pour noter la raison du rejet dans les commentaires si l'option est disponible — par exemple «Envoyé par erreur sur l'adresse de facturation» ou «Document illisible, demande de renvoie envoyée au fournisseur». Cette traçabilité peut être précieuse si quelqu'un cherche ce document plus tard.
4. Confirmez le rejet.

Attention : cette action est irréversible. Une fois rejeté et supprimé, le document ne peut pas être récupéré depuis l'interface. Assurez-vous qu'il n'a vraiment aucune utilité — ou qu'une copie est disponible ailleurs — avant de confirmer.

Quelques bonnes pratiques

Traitez régulièrement. Une liste de documents non reconnus qui s'accumule devient rapidement difficile à gérer — et les documents en attente signifient des processus bloqués, des approbations retardées, des factures impayées. Essayez de traiter les nouveaux documents dès leur arrivée plutôt que de les laisser s'accumuler.

Créez des gabarits pour les récurrents. Si vous remarquez qu'un même type de document ou un même fournisseur revient régulièrement dans la liste «Non reconnus», c'est le signal qu'un gabarit devrait être créé pour automatiser sa reconnaissance à l'avenir. Un investissement de quelques minutes en configuration vous évitera des heures de traitement manuel.

Documentez vos rejets. Prenez l'habitude d'ajouter un commentaire lors de chaque rejet. Si un collègue ou un auditeur cherche ce document dans six mois, la raison du rejet lui fera gagner un temps précieux.