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Profil Utilisateur et Délégations
Votre profil utilisateur dans Viridem est votre espace personnel. C'est là que vous pouvez mettre à jour vos informations, changer votre mot de passe et, surtout, gérer vos délégations d'approbation. Cette dernière fonctionnalité est particulièrement importante : elle vous permet de confier temporairement vos responsabilités d'approbation à un collègue pendant vos absences, garantissant ainsi que les documents continuent de circuler et que rien ne reste bloqué dans votre panier de travail pendant que vous êtes en vacances ou en congé.
Dans ce guide
- Accéder à votre profil
- Mettre à jour vos informations
- Changer votre mot de passe
- Gérer vos délégations d'approbation
Accéder à votre profil {#accéder-à-votre-profil}
Votre profil est accessible depuis n'importe quelle page de l'interface Viridem. Regardez en haut à droite de l'écran — vous verrez votre nom ou votre avatar. Cliquez dessus pour ouvrir un menu déroulant, puis sélectionnez Mon profil ou Profil. La page de votre profil s'ouvre.
Mettre à jour vos informations {#modifier-vos-informations}
Depuis votre profil, vous pouvez personnaliser les informations qui vous identifient dans Viridem et qui apparaissent dans les documents, l'historique et les notifications.
Vous pouvez modifier les éléments suivants :
- Prénom et nom — tels qu'ils s'affichent dans l'interface et dans les documents sur lesquels vous avez travaillé
- Numéro de téléphone — pour que vos collègues puissent vous contacter directement depuis votre fiche
- Photo de profil — votre avatar dans l'interface; les formats JPEG et PNG sont recommandés
- Préférences de langue et de format de date — si vous préférez une langue d'interface ou un format de date particulier
Certaines informations nécessitent l'intervention d'un administrateur : Votre adresse courriel de connexion et votre rôle (utilisateur, superviseur, administrateur) ne peuvent pas être modifiés depuis votre propre profil. Si vous avez besoin de les mettre à jour — par exemple suite à un changement de poste — contactez votre administrateur Viridem.
Changer votre mot de passe {#changer-votre-mot-de-passe}
Il est recommandé de changer régulièrement votre mot de passe, et indispensable de le faire immédiatement si vous pensez qu'il a été compromis.
Changer votre mot de passe depuis votre profil
- Depuis votre page de profil, cliquez sur Changer le mot de passe. Un formulaire s'ouvre.
- Dans le premier champ, entrez votre mot de passe actuel — cette vérification confirme que c'est bien vous qui effectuez le changement.
- Dans le deuxième champ, entrez votre nouveau mot de passe. Choisissez un mot de passe solide : au moins 8 caractères, avec un mélange de lettres majuscules, minuscules, chiffres et caractères spéciaux.
- Dans le troisième champ, confirmez votre nouveau mot de passe en le saisissant à nouveau pour éviter les fautes de frappe.
- Cliquez sur Enregistrer. Votre mot de passe est mis à jour immédiatement.
Récupérer un mot de passe oublié
Si vous ne vous souvenez plus de votre mot de passe et ne pouvez pas vous connecter, la procédure de réinitialisation est simple et rapide.
- Sur la page de connexion de Viridem, cliquez sur le lien Mot de passe oublié.
- Entrez votre adresse courriel associée à votre compte Viridem dans le champ qui s'affiche.
- Ouvrez votre boîte courriel et cherchez le message de réinitialisation envoyé par Viridem. Cliquez sur le lien de réinitialisation contenu dans ce courriel. Attention : ce lien est valide pendant 24 heures seulement. Passé ce délai, vous devrez recommencer la procédure.
- Vous serez redirigé vers une page sécurisée où vous pourrez choisir votre nouveau mot de passe.
Gérer vos délégations d'approbation {#déléguer-des-approbations}
La délégation vous permet de transférer temporairement vos droits d'approbation à un collègue de confiance. Pendant toute la durée de la délégation, ce collègue verra vos documents à approuver directement dans son propre panier de travail et pourra les traiter comme si c'étaient les siens. La délégation prend fin automatiquement à la date de fin que vous avez définie, et vos responsabilités vous reviennent sans aucune manipulation supplémentaire.
Créer une délégation {#créer-une-délégation}
Idéalement, créez votre délégation avant de partir, avec suffisamment d'avance pour que votre collègue soit prévenu et prêt à prendre le relais.
- Depuis votre page de profil, trouvez la section Déléguer des approbations ou Délégation et cliquez dessus.
- Cliquez sur Ajouter une délégation. Un formulaire s'ouvre avec les paramètres à configurer.
| Champ | Description |
|---|---|
| Déléguer à | Sélectionnez dans la liste le collègue qui recevra vos responsabilités. Choisissez quelqu'un qui a les connaissances nécessaires pour traiter les documents à votre place |
| Date de début | La date à partir de laquelle la délégation entre en vigueur. Vous pouvez choisir aujourd'hui ou une date dans le futur |
| Date de fin | La date à laquelle la délégation se termine automatiquement. À minuit passé cette date, vos documents redeviennent visibles dans votre panier |
| Portée | Vous pouvez déléguer toutes vos approbations, ou uniquement celles liées à un flux de travail spécifique si votre absence n'affecte qu'un processus particulier |
| Commentaire | Un champ optionnel pour noter le contexte — par exemple «En vacances du 15 au 29 juillet, disponible par téléphone en cas d'urgence» |
- Une fois tous les paramètres renseignés, cliquez sur Créer. Votre collègue reçoit immédiatement une notification par courriel l'informant de la délégation et de sa durée.
Consulter vos délégations actives et votre historique
Depuis la section Délégation de votre profil, deux onglets vous donnent une vue complète de vos délégations.
L'onglet Actives liste toutes les délégations actuellement en vigueur — à qui vous avez délégué, pour quelle période et avec quelle portée. Si vous avez plusieurs délégations simultanées (par exemple, une pour un flux et une autre pour un autre flux), elles apparaissent toutes ici.
L'onglet Historique conserve toutes les délégations passées. Cet historique peut être utile lors d'audits pour prouver que vos approbations étaient couvertes pendant vos absences.
Modifier ou annuler une délégation
Si la délégation n'a pas encore commencé : Sélectionnez-la dans la liste et cliquez sur Modifier pour ajuster les dates, la portée ou le délégataire. Cliquez sur Supprimer si vous souhaitez l'annuler complètement.
Si la délégation est déjà en cours et que vous souhaitez y mettre fin avant la date prévue — par exemple, si vous rentrez plus tôt que prévu : sélectionnez la délégation active et cliquez sur Annuler. La délégation se termine immédiatement. Votre collègue reçoit une notification, et vos documents réapparaissent dans votre panier.
Recevoir une délégation d'un collègue
Lorsqu'un collègue vous délègue ses approbations, voici ce que vous verrez de votre côté :
Vous recevrez d'abord une notification par courriel vous informant que vous avez reçu une délégation, précisant de qui, pour quelle période et avec quelle portée. À partir de la date de début, les documents à approuver de votre collègue apparaissent dans votre propre panier de travail, mélangés à vos documents habituels. Vous les traitez exactement de la même façon que les vôtres — en approuvant, en rejetant, en commentant, ou en faisant avancer les documents dans le flux.
Une mention «par délégation» est automatiquement ajoutée dans l'historique de chaque document que vous traitez au nom de votre collègue, assurant ainsi une traçabilité parfaite de toutes les actions.
Si vous ne pouvez pas assumer la délégation — par exemple, si vous êtes vous-même absent à la période concernée ou si la charge est trop importante — contactez directement la personne qui vous a délégué ses droits ou votre administrateur Viridem. Votre administrateur peut modifier la délégation pour la rediriger vers une autre personne.