Démarrage et Utilisation
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Démarrage et Prise en Main
Ce guide est votre point d'entrée dans Viridem. Que vous soyez un nouvel utilisateur qui ouvre l'application pour la première fois ou un administrateur qui prépare le déploiement de l'outil dans son organisation, vous trouverez ici l'essentiel pour vous repérer : les conventions utilisées dans toute la documentation, les éléments visuels de l'interface, les navigateurs supportés, et la procédure de mise à jour du logiciel.
Viridem est une application web qui automatise la gestion électronique des documents — capture, classement, validation, approbation, archivage — et qui s'intègre à votre système financier ou ERP le cas échéant. Les documents arrivent par courriel, numérisation ou téléversement, sont reconnus par OCR via vos gabarits, puis suivent un flux de travail configuré jusqu'à leur archivage.
Dans ce guide
- Conventions d'écriture de la documentation
- Principaux éléments de l'interface
- Navigateurs et formats acceptés
- Se connecter et choisir une compagnie
- Anatomie de la fenêtre principale
- Comprendre les mises à jour
- Effectuer une mise à jour de Viridem
- Nouveautés et historique des versions
Conventions d'écriture de la documentation {#conventions}
Pour vous repérer rapidement dans les guides V3, voici les conventions utilisées partout dans la documentation Viridem.
| Convention | Ce qu'elle signifie |
|---|---|
| Texte en gras | Désigne un élément de l'interface : nom de bouton, de menu, d'option, de boîte de dialogue ou d'onglet |
| > | Indique un chemin d'accès dans les menus. Exemple : Configuration > Système > Données signifie ouvrir le menu Configuration, puis l'option Système, puis la section Données
|
| Encadré « Note » | Attire l'attention sur une procédure ou une utilisation qui demande une attention particulière, ou signale une information complémentaire utile mais facultative |
| Encadré « Information » | Contient des informations ou suggestions utiles et des références aux autres sections du guide |
| Encadré « Avertissement » | Information importante à suivre pour assurer le bon fonctionnement de Viridem — à lire avant d'agir |
| Encadré « Astuce » | Conseil ou action recommandée pour tirer le meilleur parti de Viridem |
Dans les guides V3, ces encadrés apparaissent comme des paragraphes commençant par > accompagnés d'un mot-clé en gras (Attention :, Astuce :, etc.).
Principaux éléments de l'interface {#interface}
L'interface de Viridem est construite autour d'un petit nombre de boutons et d'icônes qui se répètent dans presque toutes les vues. Une fois ces repères en main, vous pouvez naviguer n'importe où dans l'application.
Boutons d'action
| Icône / Bouton | Action |
|---|---|
| Ajouter (+) | Créer un nouvel élément (utilisateur, gabarit, flux, etc.) |
| Modifier (crayon) | Éditer un élément existant |
| Supprimer (poubelle) | Retirer définitivement un élément du système |
| Cloner | Dupliquer un élément existant pour créer une copie modifiable |
| Activer / Désactiver | Basculer le statut d'un élément sans le supprimer |
| Enregistrer | Sauvegarder les modifications |
| Confirmer (crochet) | Accepter une modification ou valider une saisie de ligne |
| Annuler (X) | Abandonner une modification |
| Exporter / Importer | Sortir ou charger des données depuis un fichier |
| Tester | Valider la configuration d'une fonctionnalité avant de l'enregistrer |
Outils de navigation et de visualisation
| Icône | Fonction |
|---|---|
| Loupe | Effectuer une recherche ou afficher des informations détaillées |
| Entonnoir | Appliquer un filtre sur une colonne |
| Flèches haut / bas | Trier en ordre croissant ou décroissant |
| Flèches gauche / droite | Naviguer entre les pages d'un tableau |
| Rafraîchir | Recharger la page ou recalculer un champ |
| Cliquer-glisser | Réorganiser des éléments dans l'ordre souhaité |
| Infobulle (i) | Obtenir des informations supplémentaires au survol |
| Loupe + / Loupe – | Agrandir ou réduire l'affichage d'un document |
| Téléverser / Télécharger | Envoyer un fichier vers Viridem ou en sortir un |
| Étoile / Indicateur « nouveau » | Signale un document récemment arrivé |
Astuce : Si vous hésitez sur le rôle d'un bouton, survolez-le quelques secondes — une infobulle apparaît avec sa description.
Navigateurs et formats acceptés {#navigateurs}
Viridem est une application web. Vous y accédez via votre navigateur, sans aucune installation locale.
Navigateurs supportés
Viridem fonctionne avec Firefox et Chrome. Maintenez votre navigateur à jour pour garantir le bon fonctionnement du logiciel — les anciennes versions peuvent présenter des incompatibilités avec les fonctionnalités récentes.
Avertissement : Internet Explorer n'est pas pris en charge. Si vous l'utilisez, migrez vers Firefox ou Chrome avant d'ouvrir Viridem.
Formats supportés par le visualiseur
Le visualiseur intégré de Viridem affiche directement vos documents sans avoir besoin d'une application externe.
| Catégorie | Formats acceptés |
|---|---|
| PDF, XFDF, Instant JSON | |
| Suite Microsoft Office | DOCX, DOC, PPT, PPTX, PPSX, XLS, XLSX |
| Images | PNG, JPEG, JPG, TIFF, TIF |
Pour les documents qui arrivent dans d'autres formats (numérisations brutes, formats propriétaires), Viridem peut être configuré pour les convertir au moment de l'import.
Se connecter et choisir une compagnie {#connexion}
Pour ouvrir Viridem, rendez-vous à l'URL fournie par votre administrateur. La page de connexion s'affiche.
- Saisissez votre adresse courriel et votre mot de passe.
- Si votre organisation utilise l'authentification unique SAML, cliquez plutôt sur Connexion SSO — vous serez redirigé vers votre fournisseur d'identité (Azure AD, Okta, etc.), puis ramené vers Viridem une fois authentifié.
- Si vous avez accès à plusieurs bases de données (compagnies), une liste déroulante vous permet de choisir celle sur laquelle vous voulez travailler. Cliquez sur la compagnie souhaitée.
- Cliquez sur Se connecter.
Note : Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur Mot de passe oublié sur la page de connexion. Pour la procédure complète, consultez le guide v3_profil_utilisateur.md.
Anatomie de la fenêtre principale {#fenêtre-principale}
Une fois connecté, vous arrivez sur la fenêtre principale de Viridem. Cinq zones structurent cette interface :
| Zone | Rôle |
|---|---|
| Barre supérieure | Affiche le logo, le nom de la compagnie courante, l'accès à votre profil (en haut à droite) et les notifications |
| Menu principal | Donne accès aux grandes sections : Documents (panier, recherche, documents non reconnus), Bons de commande, Compte de dépenses, Tableau de bord, Configuration |
| Zone de contenu | Affiche la vue active — votre panier de travail, un document ouvert, un écran de configuration, etc. |
| Barre d'outils contextuelle | Boutons d'action propres à la vue courante (Ajouter, Exporter, Filtrer, etc.) |
| Notifications | Cloche en haut à droite signalant les événements à votre attention |
Le panier de travail est généralement la première vue qui s'affiche après connexion — c'est là que vous traitez les documents qui vous sont assignés. Consultez v3_panier_de_travail.md pour le détail.
Comprendre les mises à jour {#mises-à-jour-info}
Les mises à jour de Viridem apportent de nouvelles fonctionnalités, des améliorations et des corrections. Il est recommandé de les installer lorsqu'elles deviennent disponibles.
Une mise à jour peut prendre plusieurs minutes et Viridem n'est pas accessible durant celle-ci. Si plusieurs versions ont été manquées, Viridem rattrape automatiquement le retard en installant à rebours toutes les mises à jour intermédiaires.
Bonnes pratiques à respecter avant chaque mise à jour
- Faire une copie de sauvegarde du serveur. Cette précaution est non négociable — c'est votre filet en cas de problème.
- Vider la file de traitement. Évitez de lancer la mise à jour avec des documents en attente — ils risquent de rester bloqués ou de devoir être retraités.
- Choisir le bon moment. Privilégiez le début de semaine, de mois ou d'année. Évitez les vendredis soir, les fins de semaine, la veille d'un long congé, et particulièrement la fin de l'année.
- Vérifier qu'aucun utilisateur n'est connecté au moment où la mise à jour démarre.
- Prévenir les utilisateurs de la fenêtre de maintenance pour qu'ils planifient leur travail en conséquence.
Avertissement : L'option de mise à jour intégrée est disponible depuis la version 2.5 de Viridem. Pour des versions antérieures, contactez le soutien technique (
soutien@viridem.ca) pour demander une mise à jour assistée.
À l'ouverture de Viridem, si une mise à jour est disponible, une notification s'affiche en haut à droite de l'écran.
Effectuer une mise à jour de Viridem {#mise-à-jour-procédure}
La procédure se fait depuis la Configuration système. Seul un administrateur peut la lancer.
- Allez dans Configuration > Système > Mise à jour de Viridem. La fenêtre des détails de la mise à jour s'affiche.
- Cliquez sur Vérifier les mises à jour disponibles pour rafraîchir la page. Si une mise à jour est trouvée, une fenêtre apparaît avec le numéro de version.
- Cliquez sur Notes de version pour consulter les nouvelles fonctionnalités et les modifications apportées par cette version. Lire ces notes vous permet d'anticiper l'impact sur vos utilisateurs.
- Cliquez sur Historique des mises à jour pour voir qui a effectué les précédentes mises à jour, à quelle date et combien de temps elles ont pris. Utile pour planifier la fenêtre de maintenance.
- Lisez la section Recommandations affichée — elle rappelle les bonnes pratiques (sauvegarde, file vide, etc.).
- Cliquez sur Effectuer cette mise à jour pour démarrer. Une demande de confirmation s'affiche. Cliquez sur Confirmer pour lancer le processus.
Pendant l'exécution, Viridem est inaccessible. À la fin, l'interface redevient disponible et le numéro de version est mis à jour dans Aide > À propos.
Information : Pour toute question ou difficulté lors d'une mise à jour, contactez
soutien@viridem.ca.
Nouveautés et historique des versions {#nouveautés}
Pour consulter les notes de version complètes depuis l'application, allez dans Aide > À propos et cliquez sur Afficher les notes de version.
Chaque version apporte son lot d'améliorations. La version courante de la documentation reflète l'état du logiciel à la date de publication. Quelques exemples d'évolutions récentes typiques :
- Renommage de sections (par exemple, Documents sans gabarit est devenu Documents non reconnus)
- Détection de données par intelligence artificielle sur les pièces justificatives du compte de dépenses
- Changement de gabarit possible directement depuis la fenêtre de modification d'un document
- Personnalisation du type de champ associé aux champs métadonnées (date, texte, monétaire, numérique, case à cocher, code-barres)
- Possibilité d'utiliser un port SFTP personnalisé pour les lecteurs réseau
- Standardisation de l'affichage des listes déroulantes
Astuce : Après une mise à jour majeure, faites un tour rapide des sections que vous utilisez le plus. Les évolutions de l'interface sont rarement disruptives, mais quelques options peuvent avoir été déplacées ou renommées. La section Nouveautés des notes de version pointe les changements à connaître.