Panier de Travail

Le panier de travail est votre espace de travail quotidien dans Viridem. C'est ici que se trouvent tous les documents qui vous ont été assignés à l'étape courante du flux de travail — les factures en attente de votre validation, les notes de frais à approuver, les documents à vérifier. Pensez-y comme à votre boîte de réception professionnelle dédiée aux documents : dès qu'un document atterrit dans votre panier, c'est à vous d'agir.

Le panier est conçu pour être flexible. Vous pouvez personnaliser entièrement son affichage — quelles colonnes voir, dans quel ordre, avec quels filtres et quels tris — et sauvegarder ces configurations pour y revenir en un clic.

Dans ce guide

• Configurer l'affichage de votre panier
  • Gérer les colonnes
  • Appliquer des filtres
  • Trier les documents
  • Sauvegarder une configuration
• Agir sur les documents
  • Importer un document manuellement
  • Ouvrir et modifier un document
  • Réassigner un document à un collègue
  • Envoyer un document par courriel
  • Traiter un document multi-lignes
  • Consulter les documents liés

Configurer l'affichage de votre panier {#configurer-laffichage}

Gérer les colonnes {#colonnes}

Par défaut, votre panier affiche un ensemble de colonnes standard. Vous pouvez personnaliser cet affichage pour voir exactement les informations dont vous avez besoin — et seulement celles-là. Viridem vous permet d'afficher jusqu'à 16 colonnes simultanément, que vous pouvez organiser dans n'importe quel ordre.

Pour modifier les colonnes affichées, ouvrez la fenêtre Documents en traitement et cliquez sur le bouton Réglage. Une fenêtre contextuelle s'ouvre et présente deux catégories de colonnes disponibles :

• Champs de base : les informations standard de Viridem (numéro de document, date d'import, statut, fournisseur, etc.)
• Champs globaux : les champs spécifiques à votre processus (montant, date d'échéance, numéro de facture, département, etc.)

Cochez les cases des colonnes que vous souhaitez afficher et décochez celles que vous ne voulez plus voir. Au fur et à mesure de vos sélections, la liste Colonnes sélectionnées sur la gauche se met à jour pour refléter votre choix. Vous pouvez réorganiser l'ordre d'affichage en faisant glisser les éléments de cette liste — la première entrée correspond à la colonne la plus à gauche dans votre tableau, et ainsi de suite vers la droite.

Une fois satisfait de votre sélection, cliquez sur Modifier pour appliquer les changements. Si vous changez d'avis, cliquez sur Annuler pour fermer sans modifier.

Appliquer des filtres {#filtres}

Les filtres vous permettent de restreindre l'affichage aux seuls documents qui correspondent à des critères précis — par exemple, afficher uniquement les factures d'un fournisseur spécifique, ou uniquement les documents avec un montant supérieur à un certain seuil.

Ajouter un filtre

Survolez l'en-tête de la colonne sur laquelle vous souhaitez filtrer. Si le filtrage est disponible pour cette colonne, une icône de filtre (en forme d'entonnoir) apparaît. Cliquez sur cette icône, saisissez la valeur que vous recherchez dans le champ qui s'affiche, puis appuyez sur Entrée pour appliquer.

Le système applique une logique «Contient» : si vous filtrez sur la colonne «Fournisseur» avec la valeur «Acme», tous les documents dont le nom de fournisseur contient le mot «Acme» seront affichés. Les autres disparaissent de la vue jusqu'à ce que vous retiriez le filtre. Lorsqu'un filtre est actif sur une colonne, l'icône reste visible dans l'en-tête pour vous rappeler qu'un filtre est appliqué.

Modifier un filtre existant

Si vous souhaitez changer la valeur d'un filtre déjà en place, cliquez à nouveau sur l'icône de filtre de la colonne concernée, modifiez la valeur dans le champ affiché, puis appuyez sur Entrée pour mettre à jour.

Supprimer un filtre

Pour retirer un filtre d'une colonne en particulier, cliquez sur l'icône de filtre de cette colonne, effacez complètement la valeur saisie et appuyez sur Entrée — le filtre est supprimé et tous les documents réapparaissent. Pour effacer tous les filtres actifs en une seule fois, utilisez le bouton de suppression globale des filtres disponible dans la barre d'outils.

Trier les documents {#tris}

Le tri vous permet d'ordonner les documents dans la grille selon n'importe quelle colonne — par date, par montant, par fournisseur, par statut, etc.

Pour appliquer un tri, cliquez simplement sur l'en-tête de la colonne souhaitée. Un premier clic trie en ordre croissant (A→Z, du plus ancien au plus récent, du plus petit au plus grand). Un deuxième clic sur la même colonne inverse l'ordre (Z→A, du plus récent, du plus grand). Un troisième clic retire le tri sur cette colonne.

Vous pouvez appliquer des tris sur plusieurs colonnes simultanément pour un tri combiné. Par exemple, trier d'abord par fournisseur puis par date. L'ordre dans lequel vous cliquez sur les colonnes détermine la priorité des tris — la première colonne triée est la priorité principale.

Sauvegarder une configuration prédéfinie {#configurations-prédéfinies}

Si vous utilisez régulièrement la même combinaison de colonnes, filtres et tris, vous pouvez la sauvegarder sous forme de configuration prédéfinie et y revenir en un clic, sans avoir à tout reconfigurer à chaque fois.

Créer une nouvelle configuration

Commencez par configurer votre vue exactement comme vous le souhaitez : choisissez vos colonnes, appliquez vos filtres, définissez vos tris. Une fois satisfait, cliquez sur l'icône Disquette dans la barre d'outils. Une fenêtre s'ouvre. Entrez un nom pour votre configuration (obligatoire — choisissez un nom qui décrit clairement son utilité, comme «Factures non approuvées - mois en cours») et une description optionnelle. Cliquez sur Ajouter pour sauvegarder.

Basculer entre vos configurations

Pour appliquer une configuration sauvegardée, déroulez le menu des configurations. Toutes vos configurations prédéfinies s'y trouvent. La configuration actuellement active est indiquée en gras. Cliquez sur n'importe quelle autre configuration pour l'appliquer instantanément.

Modifier une configuration existante

Si vos besoins changent et qu'une configuration ne reflète plus ce dont vous avez besoin, ajustez d'abord votre vue comme vous le souhaitez, puis cliquez sur l'icône Disquette. Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous pouvez modifier le nom et la description. Cliquez sur Modifier pour valider, ou sur Annuler pour abandonner sans changer.

Supprimer une configuration

Pour supprimer une configuration dont vous n'avez plus besoin, ouvrez la fenêtre via l'icône Disquette et cliquez sur Supprimer. La configuration disparaît de la liste. Vous pouvez la recréer à tout moment si vous changez d'avis.

Agir sur les documents {#actions-disponibles}

Importer un document manuellement {#ajouter-un-document}

Même si Viridem reçoit la plupart des documents automatiquement (par courriel, par numérisation, par connexion avec d'autres systèmes), vous pouvez importer manuellement un document directement depuis votre panier de travail. Cette fonctionnalité est utile lorsque vous avez un fichier sur votre ordinateur qui doit entrer dans un flux de travail.

1. Dans votre panier de travail, cliquez sur le bouton Ajouter un document.
2. Une fenêtre s'ouvre. Sélectionnez le gabarit correspondant au type de document que vous importez. Le gabarit détermine comment le document sera traité et dans quel flux il entrera.
3. Cliquez sur Choisir un fichier et sélectionnez le fichier sur votre ordinateur.
4. Cliquez sur Importer ou Confirmer. Le document entre dans le flux de travail associé au gabarit que vous avez choisi et peut apparaître dans votre panier ou dans celui d'un autre utilisateur selon la configuration du flux.

Ouvrir et modifier un document {#modifier-un-document}

Pour travailler sur un document de votre panier, cliquez sur sa ligne dans la grille. Le document s'ouvre dans l'interface de traitement, où vous pouvez voir son contenu original (scan, PDF) côte à côte avec ses champs de données extraits.

Les champs que vous voyez dépendent de la configuration du flux de travail pour cette étape précise — votre administrateur a défini quels champs sont visibles et quels champs vous pouvez modifier. Apportez les modifications nécessaires : corrigez les valeurs extraites par l'OCR si elles ne sont pas exactes, complétez les champs obligatoires manquants, ajoutez vos annotations. Une fois vos modifications terminées, cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder.

Champs obligatoires : Si un champ est marqué comme obligatoire dans le flux de travail, Viridem vous empêchera de faire avancer le document tant qu'il n'est pas rempli. Le système vous indiquera clairement quels champs manquent si vous tentez une transition sans les avoir complétés.

Réassigner un document à un collègue {#réassigner-un-document}

Il arrive que vous receviez un document qui devrait être traité par quelqu'un d'autre — par exemple, un document qui vous a été assigné par erreur, ou dont le traitement nécessite l'intervention d'une personne spécifique. La réassignation vous permet de transférer le document à un autre utilisateur sans le faire changer d'étape dans le flux.

1. Ouvrez le document ou repérez-le dans la grille et accédez à l'option Réassigner (accessible via le menu contextuel ou depuis le document ouvert).
2. Une liste des utilisateurs disponibles s'affiche. Sélectionnez l'utilisateur à qui vous transférez le document.
3. Il est fortement recommandé d'ajouter un commentaire expliquant pourquoi vous réassignez le document — par exemple «Transmis à Jean pour vérification du montant» ou «Erreur d'assignation initiale». Ce commentaire sera visible dans l'historique du document.
4. Confirmez. Le document disparaît de votre panier et apparaît immédiatement dans le panier de travail de l'utilisateur désigné.

Envoyer un document par courriel {#envoyer-par-courriel}

Vous pouvez transmettre une copie d'un document à un destinataire externe ou interne directement depuis Viridem, sans avoir à le télécharger et à ouvrir votre client de messagerie.

1. Ouvrez le document depuis votre panier et sélectionnez l'option Envoyer par courriel dans le menu d'actions.
2. Renseignez les destinataires dans les champs À, CC et BCC selon vos besoins.
3. Rédigez l'objet et le corps du message dans les champs correspondants.
4. Choisissez si vous souhaitez inclure les pièces jointes associées au document.
5. Cliquez sur Envoyer. L'envoi est automatiquement consigné dans l'historique du document, avec la date, l'heure et les destinataires — vous avez toujours une trace de qui a reçu quoi et quand.

Traiter un document multi-lignes {#traitement-en-groupe}

Pour les documents structurés comme les états de compte, qui contiennent plusieurs lignes d'articles ou transactions à traiter individuellement, Viridem propose une vue dédiée appelée Traitement en groupe. Cette vue vous permet de parcourir et de traiter chaque élément séparément dans une grille claire.

1. Ouvrez un document parent depuis votre panier — il doit être associé à une configuration de traitement en groupe pour que cette option soit disponible.
2. Activez l'onglet ou la vue Traitement en groupe. La grille affiche toutes les lignes ou sous-éléments du document.
3. Parcourez chaque article : vérifiez les informations extraites, corrigez les erreurs éventuelles, validez ou rejetez les lignes qui ne correspondent pas.
4. Les modifications apportées à chaque ligne se reflètent automatiquement dans le document parent.

Consulter les documents liés {#documents-liés}

Un document peut avoir d'autres documents associés — une facture liée à son bon de commande original, une note de frais avec ses justificatifs de paiement, un contrat accompagné de ses avenants. Ces associations sont visibles dans la section Documents liés du document ouvert.

Pour consulter un document lié : Cliquez sur son nom dans la liste. Il s'ouvre dans un nouvel onglet de votre navigateur, vous permettant de comparer les deux documents côte à côte.

Pour ajouter un lien vers un autre document : Cliquez sur Ajouter un document lié, puis recherchez et sélectionnez le document à lier dans la liste qui s'affiche.

Pour retirer un lien : Cliquez sur l'icône de poubelle à côté du document lié que vous souhaitez dissocier. Seul le lien est supprimé — le document lui-même reste intact dans le système et peut être retrouvé via la recherche.