Gestion des Transitions

Les transitions sont le mécanisme qui fait avancer vos documents d'une étape à l'autre dans un flux de travail. Sans elles, un document resterait bloqué indéfiniment à la même étape. Viridem propose trois types de transitions, chacun conçu pour un scénario précis : la transition standard pour les passages directs et prévisibles, la transition planifiée pour les documents liés à des dates fixes, et la transition conditionnelle pour le routage automatique selon des règles métier. Maîtriser ces trois types vous permettra de concevoir des flux qui s'exécutent largely sans intervention humaine.

Dans ce guide

• Transition standard — passage direct et immédiat
• Transition planifiée — passage automatique à une date précise
• Transition conditionnelle — passage selon des règles métier
• Comparatif des trois types

Transition standard {#transition-standard}

Ce que c'est

La transition standard est la plus simple à configurer et la plus directe dans son comportement. Lorsqu'un utilisateur clique sur le bouton de transition dans son panier de travail, le document est immédiatement acheminé vers l'étape que vous avez choisie — sans condition, sans délai, sans intervention supplémentaire. Vous avez la flexibilité de rediriger le document vers une étape dans le même flux de travail ou vers une étape dans un flux entièrement différent.

Quand l'utiliser?

Utilisez la transition standard dans tous les cas où la suite logique d'un document est unique et prévisible. Par exemple, chaque facture qui quitte l'étape «Saisie» doit obligatoirement passer à l'étape «Vérification» — il n'y a pas d'alternative. Cette simplicité est aussi sa force : elle est facile à comprendre pour les utilisateurs, rapide à configurer pour les administrateurs, et ne laisse aucune place à l'ambiguïté.

Configurer une transition standard

Avant de commencer, assurez-vous d'être dans la configuration d'un flux de travail existant et d'avoir au moins deux étapes créées. La transition se configure au niveau d'une étape, pour indiquer «où aller ensuite».

Étape 1 — Ouvrir la configuration de l'étape

Dans la fenêtre Gestion des étapes du flux de travail, repérez l'étape à partir de laquelle vous souhaitez configurer la transition. Cliquez sur son bouton de configuration. Une fenêtre contextuelle s'ouvre — c'est là que se trouve tout ce dont vous avez besoin.

Étape 2 — Choisir le type de transition

Dans la liste des types disponibles, sélectionnez Transition standard. L'interface affiche alors les champs de destination.

Étape 3 — Définir la destination

Deux listes déroulantes vous sont présentées. Dans la première, sélectionnez le flux de travail de destination. Dans la deuxième, sélectionnez l'étape précise vers laquelle le document sera envoyé. Si la destination est dans le même flux, sélectionnez simplement ce flux et l'étape souhaitée.

Étape 4 — Enregistrer

Cliquez sur Enregistrer pour confirmer la configuration. Si vous avez commis une erreur ou changé d'avis, cliquez sur Annuler — aucune modification ne sera appliquée.

Transition planifiée {#transition-planifiée}

Ce que c'est

La transition planifiée introduit la notion de temps d'attente contrôlé. Au lieu d'agir immédiatement, elle met le document en veille jusqu'à ce qu'une date précise soit atteinte. Cette date est lue depuis un champ global de type date que vous aurez préalablement configuré sur le document. À la date prévue, Viridem fait automatiquement avancer le document vers l'étape de destination — aucune action humaine n'est requise.

Un détail important à retenir : pendant la période d'attente, le document n'est assigné à aucun utilisateur et n'apparaît dans aucun panier de travail. C'est voulu — le document est «en suspens». Il reste néanmoins accessible via la fonction de recherche, ou en décochant l'option Seulement mes documents si vous disposez des droits nécessaires.

Quand l'utiliser?

Cette transition est particulièrement précieuse pour tous les documents liés à des cycles récurrents ou à des échéances fixes. Pensez aux remboursements de taxes saisonniers, aux renouvellements de contrats annuels, aux rappels de paiement programmés, ou à tout processus où un document doit «dormir» pendant une période déterminée puis se réveiller automatiquement. Elle élimine le besoin de créer des rappels manuels dans un calendrier externe.

Configurer une transition planifiée

Étape 1 — Ouvrir la configuration de l'étape

Dans la fenêtre Gestion des étapes du flux de travail, cliquez sur le bouton de configuration de l'étape visée. La fenêtre contextuelle s'ouvre.

Étape 2 — Choisir le type

Sélectionnez Transition planifiée dans la liste. L'interface s'adapte et affiche un champ supplémentaire par rapport à la transition standard : le champ de date.

Étape 3 — Définir la destination

Comme pour la transition standard, sélectionnez le flux de travail de destination et l'étape cible dans les deux premières listes déroulantes.

Étape 4 — Choisir le champ de date

C'est l'élément clé de la transition planifiée. Sélectionnez dans la liste le champ global de type date qui contient la date à laquelle la transition doit se déclencher. Cette date est celle saisie ou extraite sur le document lui-même — par exemple «Date d'échéance» ou «Date de renouvellement». Viridem lit cette valeur chaque nuit et déclenche les transitions planifiées dont la date est atteinte.

Étape 5 — Enregistrer

Cliquez sur Enregistrer pour valider. Utilisez Annuler si vous souhaitez abandonner.

À savoir : Si vous ne retrouvez plus un document dans votre panier de travail, il est possible qu'il soit en attente d'une transition planifiée. Utilisez la Recherche en haut de l'interface et cherchez par numéro de document ou par fournisseur. Décocher Seulement mes documents peut aussi le faire apparaître si vous avez les droits pour voir les documents des autres.

Transition conditionnelle {#transition-conditionnelle}

Ce que c'est

La transition conditionnelle est la plus sophistiquée des trois et la plus puissante pour automatiser des décisions complexes. Au lieu d'envoyer systématiquement le document au même endroit, elle évalue la valeur d'un champ — un montant, un département, un fournisseur, une case à cocher — et route le document vers une étape différente selon le résultat obtenu. Vous définissez autant de «cas» que nécessaire, chacun représentant une règle et une destination.

Prenons un exemple concret : un flux d'approbation de factures. Sans transition conditionnelle, chaque facture arrive chez le même approbateur, qui doit ensuite décider manuellement vers qui la relayer. Avec une transition conditionnelle, Viridem peut automatiquement envoyer les factures sous 2 000 $ au gestionnaire, celles entre 2 000 $ et 10 000 $ au directeur, et celles au-delà au vice-président — le tout sans que personne ait à prendre cette décision.

Comment fonctionne l'évaluation?

Le système évalue vos conditions dans l'ordre, de haut en bas, exactement comme il lirait une liste. Dès qu'une condition est satisfaite, le document est acheminé à l'étape correspondante et l'évaluation s'arrête immédiatement — les conditions suivantes ne sont pas vérifiées. Si aucune condition n'est remplie, le document emprunte automatiquement la transition Par défaut que vous aurez obligatoirement configurée.

Cette logique séquentielle a une implication pratique importante : placez vos conditions les plus spécifiques en premier. Si vous mettez «Montant > 1 000» avant «Montant > 10 000», la deuxième condition ne sera jamais atteinte, car tous les documents de plus de 10 000 $ satisferont déjà la première.

Configurer une transition conditionnelle

Étape 1 — Ouvrir la configuration

Dans la fenêtre Gestion des étapes du flux de travail, cliquez sur le bouton de configuration de l'étape visée. La fenêtre contextuelle s'ouvre.

Étape 2 — Choisir le type

Sélectionnez Transition conditionnelle. L'interface change significativement : vous voyez maintenant une section «Par défaut» et une zone pour ajouter des cas.

Étape 3 — Configurer le cas Par défaut

Commencez toujours par le cas Par défaut — c'est obligatoire. Sélectionnez le flux de travail et l'étape vers lesquels le document sera envoyé si aucune de vos conditions n'est satisfaite. Ce filet de sécurité garantit qu'aucun document ne reste bloqué en cas de valeur imprévue.

Étape 4 — Ajouter vos cas conditionnels

Cliquez sur Ajouter pour créer votre premier cas. Un nouveau bloc apparaît, intitulé «Cas 1». Répétez cette action pour chaque règle supplémentaire — vous pouvez en ajouter autant que nécessaire. Pour retirer un cas devenu inutile, cliquez sur l'icône de poubelle à côté de ce cas.

Étape 5 — Définir chaque cas

Pour chaque cas, vous devez remplir trois éléments qui forment la règle, ainsi que la destination si cette règle est respectée :

Une fois la règle définie, sélectionnez le flux de travail et l'étape vers lesquels le document sera envoyé si cette condition est vraie.

Important — Décimales : Pour les valeurs numériques, utilisez le point (.) comme séparateur décimal, et non la virgule. Exemple : saisissez 2500.50, pas 2500,50. Une virgule serait ignorée ou mal interprétée par le système.

Étape 6 — Sauvegarder

Cliquez sur Enregistrer pour valider l'ensemble de la configuration. Cliquez sur Annuler pour fermer sans rien changer.

Exemple concret

Voici la configuration d'un flux d'approbation de dépenses à trois niveaux. Notez l'ordre des cas — du montant le plus élevé au plus faible — pour que la logique séquentielle fonctionne correctement :

Dans cet exemple, une dépense de 15 000 $ satisfait le Cas 1 et va directement chez le VP. Une dépense de 4 500 $ ne satisfait pas le Cas 1 (n'est pas > 10 000), satisfait le Cas 2 et va chez le Directeur. Une dépense de 800 $ ne satisfait aucun cas et va chez le Gestionnaire via la transition par défaut.

Comparatif rapide {#comparatif-rapide}