Flux de Travail

Un flux de travail, dans Viridem, est le chemin balisé qu'un document parcourt depuis son arrivée jusqu'à son archivage. Il définit chaque étape du traitement, les personnes responsables à chacune de ces étapes, les champs qu'elles peuvent voir et modifier, et la façon dont le document transite d'une étape à la suivante. Sans flux de travail, les documents arriveraient dans le système sans destination claire. Avec un flux bien conçu, chaque document est traité de manière cohérente, sans coordination manuelle, et chaque intervenant sait exactement ce qu'il a à faire.

Un flux est toujours associé à un ou plusieurs gabarits. C'est cette association qui déclenche automatiquement le bon flux dès qu'un document d'un certain type est importé.

Dans ce guide

• Ajouter un flux de travail
• Modifier un flux existant
• Dupliquer un flux de travail
• Supprimer un flux de travail
• Activer ou désactiver un flux
• Configurer les programmes d'importation et d'exportation

Ajouter un flux de travail {#ajouter-un-flux-de-travail}

Accédez à la gestion des flux via Configuration > Flux de travail, puis cliquez sur le bouton Ajouter. La fenêtre de création s'ouvre.

Étape 1 — Informations de base

Commencez par nommer votre flux et décrire son rôle. Un bon nom est descriptif et évocateur — il doit permettre à n'importe quel administrateur de comprendre immédiatement quel processus ce flux orchestre, sans avoir à l'ouvrir. Évitez des noms vagues comme «Flux 1» ou «Traitement documents».

• Nom : Choisissez un nom qui reflète fidèlement le processus. Exemples : «Approbation des factures fournisseurs», «Traitement des notes de frais», «Validation des bons de commande».
• Description : Documentez l'objectif, le périmètre et les exceptions éventuelles du flux. Cette description est précieuse pour les administrateurs qui viendront après vous et devront comprendre ou modifier ce flux sans documentation externe.
• Type(s) de document : Sélectionnez le ou les types de documents gérés par ce flux (Facture, Note de frais, Bon de commande, etc.). Un flux peut gérer plusieurs types si leur processus de traitement est identique.

Étape 2 — Créer les étapes

Les étapes sont les jalons successifs par lesquels passent les documents dans votre flux. Cliquez sur Ajouter une étape pour chaque phase du processus. Nommez chaque étape de façon claire et séquentielle pour que la progression soit intuitive.

Un flux typique pour l'approbation de factures pourrait ressembler à ceci :

Réception → Saisie et vérification → Approbation de premier niveau → Approbation finale → Archivage

Ne créez pas trop d'étapes si elles ne sont pas réellement nécessaires — chaque étape représente une action humaine ou automatique. Si un document passe directement d'une phase à la suivante sans qu'aucun utilisateur n'ait à intervenir, envisagez de fusionner ces deux étapes.

Étape 3 — Configurer chaque étape

Pour chaque étape, vous devez définir quatre éléments fondamentaux. Cliquez sur l'étape pour accéder à sa configuration.

Étape 4 — Définir les transitions

Pour chaque étape (à l'exception de la dernière, qui est l'étape finale), vous devez configurer comment les documents passent à l'étape suivante. Viridem propose trois types de transitions, chacun adapté à un scénario différent :

• Transition standard — Le document est envoyé directement à une étape choisie, immédiatement lorsqu'un utilisateur clique sur le bouton de transition.
• Transition planifiée — Le document attend jusqu'à une date précise stockée dans un champ, puis avance automatiquement.
• Transition conditionnelle — Viridem analyse la valeur d'un champ et achemine le document vers des étapes différentes selon le résultat (routage automatique selon le montant, le département, le fournisseur, etc.).

Pour la configuration détaillée de chaque type de transition, consultez le guide Gestion des Transitions.

Étape 5 — Enregistrer

Une fois toutes les étapes créées et configurées, cliquez sur Enregistrer. Le flux est créé et apparaît dans la liste des flux disponibles. Il peut maintenant être associé à des gabarits.

Modifier un flux existant {#modifier-un-flux-de-travail}

Accédez à Configuration > Flux de travail et cliquez sur le flux que vous souhaitez modifier. La fenêtre de configuration s'ouvre avec toutes les étapes existantes.

Apportez vos changements — vous pouvez modifier les informations de base, ajouter ou supprimer des étapes, changer les utilisateurs assignés, ajuster les champs visibles et éditables, ou reconfigurer les transitions. Une fois vos modifications terminées, cliquez sur Enregistrer.

Impact immédiat : Les modifications s'appliquent dès l'enregistrement, y compris pour les documents déjà en cours de traitement dans ce flux. Soyez attentif aux changements qui pourraient perturber le travail en cours — notamment la suppression d'étapes où des documents sont actuellement bloqués.

Modifications courantes et comment les effectuer

Ajouter une nouvelle étape au flux : Cliquez sur Ajouter une étape dans l'interface de configuration. Donnez-lui un nom, configurez ses utilisateurs, ses champs et sa transition. Positionnez-la dans la séquence en utilisant les flèches de réorganisation ou le cliquer-glisser.

Supprimer une étape existante : Avant de supprimer une étape, vérifiez impérativement qu'aucun document actif ne s'y trouve en ce moment — leur sort serait indéterminé. Vérifiez également que les transitions des étapes précédentes qui pointaient vers cette étape sont mises à jour pour pointer vers une étape encore existante. Une fois ces vérifications faites, cliquez sur l'icône de suppression de l'étape.

Réorganiser l'ordre des étapes : Utilisez les flèches directionnelles à côté de chaque étape, ou faites-les glisser dans l'ordre souhaité.

Dupliquer un flux de travail {#dupliquer-un-flux-de-travail}

La duplication crée une copie complète d'un flux existant — avec toutes ses étapes, configurations, champs et transitions — sous un nouveau nom. C'est la façon la plus rapide de créer une variante d'un processus existant sans repartir de zéro.

1. Dans la liste des flux, repérez le flux que vous souhaitez dupliquer.
2. Cliquez sur le bouton ou l'option Dupliquer associé à ce flux.
3. Une fenêtre s'ouvre. Entrez un nouveau nom pour la copie et ajustez la description si nécessaire pour refléter les différences avec l'original.
4. Cliquez sur Créer. Le nouveau flux apparaît immédiatement dans la liste.

Vous pouvez ensuite ouvrir ce nouveau flux et y apporter les modifications nécessaires pour l'adapter à votre nouveau cas d'usage, sans que le flux original ne soit affecté.

Supprimer un flux de travail {#supprimer-un-flux-de-travail}

La suppression d'un flux est une action permanente et irréversible. Avant de procéder, prenez quelques instants pour vérifier les deux points suivants :

Le flux est-il encore assigné à des gabarits actifs ? Si des gabarits utilisent ce flux, les documents importés via ces gabarits n'auraient plus de flux associé. Déassignez d'abord le flux de tous les gabarits.

Y a-t-il des documents en cours de traitement dans ce flux ? Des documents «orphelins» pourraient se retrouver sans étape définie. Si c'est le cas, envisagez plutôt de désactiver le flux.

Si vous avez vérifié ces points et êtes certain de vouloir supprimer :

1. Dans la liste des flux, repérez le flux à supprimer.
2. Cliquez sur Supprimer.
3. Lisez attentivement l'avertissement affiché — il vous indiquera les gabarits et documents potentiellement impactés.
4. Confirmez pour procéder. La suppression est immédiate et définitive.

Activer ou désactiver un flux {#activer-ou-désactiver}

Désactiver un flux est une alternative à la suppression lorsque vous souhaitez retirer un flux du service sans perdre son historique ou perturber les documents en cours. Un flux désactivé ne peut plus être assigné à de nouveaux gabarits, mais les documents déjà engagés dans ce flux continuent de progresser normalement.

Désactiver un flux

1. Ouvrez les propriétés du flux que vous souhaitez désactiver en cliquant sur son nom dans la liste.
2. Dans l'onglet des propriétés, décochez la case Actif.
3. Cliquez sur Enregistrer.

À partir de ce moment, le flux est grisé dans la liste et n'apparaît plus comme option disponible dans la configuration des gabarits.

Réactiver un flux

Si vous avez besoin de remettre un flux précédemment désactivé en service, il vous suffit de le retrouver dans la liste — utilisez le filtre Afficher les flux désactivés s'il n'est pas visible par défaut. Ouvrez ses propriétés, cochez à nouveau la case Actif, et cliquez sur Enregistrer. Le flux redevient immédiatement disponible.

Configurer les programmes d'importation et d'exportation {#importation-exportation}

Les programmes d'import/export permettent à Viridem de communiquer automatiquement avec vos autres systèmes — ERP, logiciel comptable, FTP, BI — à des moments précis du flux de travail. Lorsqu'un document atteint une certaine étape, Viridem peut automatiquement exporter ses données vers un système externe, ou importer des données depuis ce système pour enrichir le document.

Comment y accéder

Ces programmes se configurent au niveau d'une étape spécifique du flux. Ouvrez le flux de travail concerné, cliquez sur l'étape où vous souhaitez que le programme s'exécute, et trouvez la section Programmes d'exportation ou Programmes d'importation dans la configuration de cette étape.

Configurer un programme d'exportation

Un programme d'exportation envoie les données du document Viridem vers un système externe au moment où le document atteint une étape définie.

1. Cliquez sur Ajouter un programme d'exportation.
2. Sélectionnez le type de destination parmi les options disponibles : ERP, fichier CSV, API REST, courriel, FTP, ou autre.
3. Configurez les paramètres de connexion spécifiques à votre destination (URL, identifiants, chemin de dossier, etc.).
4. Procédez au mapping des champs : associez chaque champ Viridem au champ correspondant dans le système de destination. C'est cette étape qui garantit que les bonnes informations arrivent au bon endroit.
5. Définissez le mode de déclenchement : automatique à chaque fois que le document atteint cette étape, manuel via un bouton dans l'interface, ou conditionnel selon la valeur de certains champs.
6. Utilisez la fonction de test pour vérifier que la connexion fonctionne et que les données sont bien transmises.
7. Cliquez sur Enregistrer pour activer le programme.

Configurer un programme d'importation

Un programme d'importation fonctionne dans le sens inverse : lorsqu'un document atteint une étape, Viridem va chercher des informations dans un système externe pour les ajouter au document. Par exemple, après validation dans votre ERP, Viridem peut importer automatiquement la référence comptable et l'inscrire dans le champ correspondant du document.

1. Cliquez sur Ajouter un programme d'importation.
2. Configurez la source et les paramètres de connexion vers le système externe.
3. Mappez les champs dans le sens système externe → Viridem pour que les données arrivent dans les bons champs.
4. Configurez la gestion des erreurs : si l'import échoue (système externe indisponible, données manquantes), souhaitez-vous que le document soit bloqué dans cette étape jusqu'à ce que l'import réussisse (Bloquer), ou que Viridem continue et consigne simplement l'erreur dans les logs (Continuer) ?
5. Testez, ajustez si nécessaire, puis cliquez sur Enregistrer.