Divisions, Comptes de Dépenses et Projets

Ce guide couvre trois ensembles de données interreliés qui structurent la dimension financière de Viridem : les divisions (utilisées par le module Bons de commande pour identifier l'émetteur de la commande), les comptes de dépenses (avec leurs catégories) et les projets (qui servent à regrouper les dépenses par initiative ou par client).

Ces trois éléments sont configurés à des endroits différents de l'application, mais ils se croisent dans l'usage quotidien : une dépense peut être rattachée à un projet, un projet peut être lié à une division, une catégorie de dépense peut imposer un compte GL spécifique. Comprendre comment ils s'articulent permet d'éviter les ressaisies et les incohérences comptables.

Dans ce guide

• Le modèle financier de Viridem
• Gérer les divisions
• Le module Compte de dépenses
• Configurer les catégories de dépenses
• Gérer les projets
• Saisir une nouvelle dépense
• Modifier ou supprimer une dépense
• Consulter la vue sommaire

Le modèle financier de Viridem {#modèle}

Avant de configurer quoi que ce soit, il est utile de comprendre comment ces trois entités se positionnent les unes par rapport aux autres :

• Une division est une unité organisationnelle — succursale, site, service comptable, service de commande. C'est elle qui apparaît dans l'en-tête à gauche d'un bon de commande généré par Viridem.
• Une catégorie de dépense standardise le traitement comptable (compte GL, taxes, taux de remboursement) d'un type de dépense récurrent — restaurant, kilométrage, hébergement, fournitures, etc.
• Un projet regroupe les dépenses liées à une activité ponctuelle ou continue — un mandat client, un événement, un chantier, un programme interne.

Une dépense, lorsqu'elle est saisie, est rattachée à une catégorie (obligatoire) et peut être rattachée à un projet (optionnel). Les bons de commande, eux, sont rattachés à une division (obligatoire).

Gérer les divisions {#divisions}

Accédez à la liste via Bons de commande > Divisions. La grille affiche toutes les divisions configurées.

L'identification de la division apparaît dans l'en-tête à gauche de chaque bon de commande généré dans Viridem — c'est donc une donnée visible par vos fournisseurs.

Ajouter une division

1. Dans le menu Bons de commande, cliquez sur Divisions.
2. Cliquez sur Ajouter en haut à droite. La fenêtre Ajouter une division s'ouvre.
3. Renseignez les informations suivantes :

1. Vous pouvez aussi ajouter des champs personnalisés à l'en-tête de votre bon de commande. Cliquez sur Ajouter dans la section dédiée pour chaque champ :

Note : Le nom du champ personnalisé apparaîtra tel quel sur le bon de commande imprimé. Choisissez-le avec soin.

1. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier une division

1. Cliquez sur la ligne d'une division dans la grille.
2. Ajustez les informations (nom, adresse, coordonnées, champs personnalisés, logo).
3. Cliquez sur Enregistrer. Les bons de commande déjà émis conservent les valeurs en vigueur au moment de leur création.

Supprimer une division

1. Sélectionnez la division dans la grille.
2. Cliquez sur Supprimer.
3. Confirmez.

Avertissement : Avant de supprimer, vérifiez qu'aucun BC actif ne référence cette division. Sinon ces BC perdent leur en-tête (coordonnées, logo). Préférez la désactivation s'il existe un historique.

Le module Compte de dépenses {#module-dépenses}

Le module Compte de dépenses est un module sous licence. Il permet aux utilisateurs de soumettre leurs frais directement depuis Viridem. Une fois soumis, le compte de dépenses entre dans un flux de travail d'approbation et est archivé.

Information : Avant la première utilisation, l'administrateur doit configurer le module via Configuration > Système > Modules > Module Comptes de dépenses. Les paramètres principaux : la période de soumission (mensuelle, hebdomadaire ou bihebdomadaire), le gabarit associé (pour insérer le compte dans un flux), la clé unique du document, et éventuellement la liste des projets disponibles.

L'accès aux fonctionnalités du module est contrôlé par les règles d'accès — voir v3_gestion_utilisateurs_et_acces.md.

Le menu Compte de dépenses offre quatre options :

Configurer les catégories de dépenses {#catégories}

Les catégories standardisent le traitement comptable des dépenses : compte GL, taxes applicables, taux de remboursement. Sans elles, chaque dépense devrait être configurée à la main.

Accédez à la grille via Compte de dépenses > Catégories. Plusieurs catégories par défaut sont disponibles dès l'activation du module — vous pouvez les compléter ou les ajuster.

Ajouter une catégorie

1. Cliquez sur Ajouter une nouvelle catégorie. Une fenêtre contextuelle s'ouvre.
2. Renseignez :

1. Cliquez sur Soumettre pour enregistrer. La catégorie est immédiatement disponible.

Modifier une catégorie

1. Cliquez sur la ligne de la catégorie dans la grille Gestion des catégories de dépenses.
2. Ajustez les paramètres (nom, type, unité, taux, compte GL, groupe de taxes).
3. Cliquez sur Soumettre.

Astuce : Si un changement de réglementation modifie un taux de remboursement (par exemple le taux kilométrique fédéral), modifiez la catégorie — les nouvelles dépenses utiliseront le nouveau taux, les anciennes conservent celui en vigueur à leur création.

Activer ou désactiver une catégorie

Préférable à la suppression si des dépenses historiques utilisent cette catégorie. Désactiver la retire des listes de sélection sans perdre l'historique.

Pour désactiver :

1. Sélectionnez la catégorie dans la grille.
2. Cliquez sur Désactiver.
3. Confirmez.

Pour réactiver :

1. Affichez les catégories inactives via le filtre approprié.
2. Sélectionnez la catégorie.
3. Cliquez sur Activer.

Supprimer une catégorie

Définitif. À réserver aux catégories créées par erreur et jamais utilisées.

1. Sélectionnez la catégorie dans la grille.
2. Cliquez sur Supprimer.
3. Confirmez. Si des dépenses référencent encore cette catégorie, la suppression est bloquée — désactivez plutôt.

Gérer les projets {#projets}

Les projets regroupent les dépenses d'une activité ou d'un mandat pour permettre une analyse de coûts cohérente. Les informations de projet apparaissent sur le rapport du compte de dépenses.

Accédez à la grille via Compte de dépenses > Projets.

Ajouter un projet

1. Cliquez sur Ajouter un nouveau projet. Une fenêtre contextuelle s'ouvre.
2. Saisissez un nom significatif et unique pour le projet.
3. Cliquez sur Soumettre. Le projet est immédiatement disponible.

Modifier un projet

1. Cliquez sur la ligne du projet dans la grille Gestion des projets.
2. Ajustez le nom du projet.
3. Cliquez sur Soumettre.

Activer ou désactiver un projet

Désactiver retire le projet des listes de sélection des nouvelles dépenses tout en conservant l'historique.

Pour désactiver :

1. Sélectionnez le projet dans la grille.
2. Cliquez sur Désactiver.
3. Confirmez.

Pour réactiver :

1. Affichez les projets inactifs via le filtre approprié.
2. Sélectionnez le projet.
3. Cliquez sur Activer.

Supprimer un projet

Définitif. À réserver aux projets créés par erreur sans dépenses associées.

1. Sélectionnez le projet dans la grille.
2. Cliquez sur Supprimer.
3. Confirmez. Si des dépenses référencent encore ce projet, désactivez plutôt.

Saisir une nouvelle dépense {#nouvelle-dépense}

Un compte de dépenses est l'ensemble des dépenses soumises par un utilisateur pour une période donnée. Le compte est automatiquement verrouillé au moment de sa soumission.

Créer un nouveau compte de dépenses

1. Cliquez sur Compte de dépenses > Nouveau.
2. Sélectionnez l'utilisateur dont vous saisissez les dépenses. Par défaut, c'est vous-même. Un superviseur peut saisir au nom d'un autre utilisateur.
3. Sélectionnez la période concernée (utilisez les flèches pour naviguer entre les périodes configurées dans le module).
4. La fenêtre Dépenses traitées et prêtes à soumettre affiche les dépenses déjà saisies pour la période. Cliquez sur l'icône de rafraîchissement si vous avez ajouté des dépenses depuis un autre onglet.

Ajouter une dépense manuellement

1. Cliquez sur Ajouter une nouvelle dépense.
2. Sélectionnez une catégorie dans la liste déroulante (les catégories configurées plus tôt apparaissent ici).
3. Cliquez sur Continuer sans preuve d'achat pour saisir manuellement. La fenêtre Ajouter une nouvelle dépense s'ouvre.
4. Renseignez les champs :

1. Cliquez sur Enregistrer. La dépense apparaît dans la liste Dépenses traitées et prêtes à soumettre.

Ajouter une dépense avec détection automatique par IA

Si l'option Traitement de dépenses par intelligence artificielle est activée dans la configuration du module, vous pouvez laisser Viridem extraire automatiquement les données de votre reçu.

1. Cliquez sur Ajouter une nouvelle dépense et sélectionnez la catégorie.
2. Téléversez ou glissez-déposez votre pièce justificative (image ou PDF).
3. Viridem lance l'analyse IA et préremplit les champs détectés (date, sous-total, taxes, total).
4. Vérifiez les valeurs proposées, ajustez au besoin, puis cliquez sur Enregistrer.

Astuce : L'IA fonctionne mieux avec des reçus nets, bien éclairés et droits. Pour les reçus froissés ou flous, la saisie manuelle reste plus fiable.

Soumettre le compte de dépenses

Une fois toutes vos dépenses saisies pour la période, cliquez sur Soumettre le compte de dépenses. Le compte est verrouillé, génère un PDF, et entre dans le flux de travail d'approbation configuré.

Modifier ou supprimer une dépense {#modifier-dépense}

Tant que le compte de dépenses n'est pas encore soumis, vous pouvez modifier ou supprimer ses lignes.

Modifier une dépense

1. Cliquez sur la ligne de la dépense dans la liste Dépenses traitées et prêtes à soumettre.
2. Ajustez les champs (catégorie, date, montant, taxes, projet, description, pièce justificative).
3. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer une dépense

1. Cliquez sur l'icône de poubelle au bout de la ligne.
2. Confirmez la suppression.

Avertissement : Une fois le compte de dépenses soumis, les dépenses ne peuvent plus être modifiées ni supprimées directement. Si une correction est nécessaire, contactez le superviseur ou l'approbateur — il peut rejeter le compte avec un commentaire et vous le retournera pour ajustement.

Consulter la vue sommaire {#vue-sommaire}

La vue sommaire est réservée aux utilisateurs ayant les droits Superviseur dans le module Compte de dépenses. Elle donne une vue d'ensemble de tous les comptes de dépenses transigeant dans Viridem.

Accédez-y via Compte de dépenses > Vue sommaire.

La grille affiche tous les comptes soumis et en cours de traitement, avec leur état dans le flux. Deux liens hypertexte clés :

• PDF du compte de dépenses : ouvre le document PDF tel qu'il se présente à l'étape courante du flux.
• Dépenses traitées : ouvre la fenêtre détaillée du compte sélectionné.

Astuce : Utilisez les filtres de colonnes pour isoler rapidement les comptes en attente d'approbation à votre étape. Voir v3_panier_de_travail.md pour la configuration des colonnes et filtres.