FAQ, Glossaire et Support

Ce guide rassemble tout ce qui ne tient pas dans les guides fonctionnels : les questions fréquentes posées par les utilisateurs et les administrateurs, le glossaire des termes Viridem, les ressources d'aide, les coordonnées du soutien technique, la gestion de votre licence, et les outils d'administration système (informations système, nettoyage, réindexation).

Si vous cherchez une réponse rapide à une question pratique, commencez par la FAQ. Si vous êtes administrateur et que vous gérez l'instance Viridem, descendez aux sections sur la licence et les outils système.

Dans ce guide

• FAQ — Questions générales
• FAQ — Questions techniques
• FAQ — Autres
• Glossaire des termes Viridem
• Obtenir de l'aide depuis Viridem
• À propos de Viridem
• Compléments à télécharger
• Soutien technique — comment contacter
• Gérer votre licence
• Informations système
• Outils d'assistance
• Nettoyage système
• Recherche et réindexation

FAQ — Questions générales {#faq-générales}

Quels types de documents peuvent être archivés ?

Tous les types de documents peuvent être archivés. Si le visualiseur intégré ne peut pas afficher un format particulier, le document est ouvert dans le logiciel approprié installé sur votre poste.

Comment le classement des documents est-il effectué ?

Les documents sont classés selon les métadonnées extraites automatiquement (OCR) ou ajoutées manuellement. Vous avez le plein contrôle — Viridem classe selon vos termes et votre vocabulaire.

Comment retrouver les documents ?

Utilisez la recherche en saisissant la valeur ou le mot-clé voulu. Viridem indexe le contenu complet des documents, ce qui rend la recherche très large. Voir v3_recherche_et_fusion.md pour la recherche simple et avancée.

Comment extraire le sous-total qui n'est pas visible sur la facture ?

En utilisant les formules, vous pouvez « créer » des données qui ne sont pas sur le document — par exemple, soustraire les taxes du total détecté pour obtenir le sous-total. Voir v3_configuration_avancee_des_gabarits.md.

Est-il possible d'exporter les données vers mon système financier ?

Oui. Plusieurs modules ERP intégrés couvrent les systèmes les plus courants (Acomba, Sage, Dynamics, SAP, etc.) — voir v3_modules_integrations_erp.md. Pour les systèmes sans module dédié, le Connecteur universel ou les exports génériques (CSV, XML, base de données) sont disponibles — voir v3_integrations_import_export.md.

FAQ — Questions techniques {#faq-techniques}

Quel est l'effort d'implantation de Viridem ?

Cela dépend de la complexité de vos documents et de vos processus, ainsi que de la disponibilité de vos ressources. L'implantation peut durer de quelques jours à plusieurs mois d'effort. La première étape consiste toujours à définir le périmètre du projet. Une démonstration permet souvent une première estimation à haut niveau.

Combien de temps prévoir pour la création d'un gabarit ?

Environ 10 minutes pour vos premiers gabarits. Un utilisateur expérimenté peut en créer un en quelques minutes.

Qu'arrive-t-il à mes documents si mon serveur (ou serveur hébergé) tombe en panne ?

Comme pour toute solution logicielle, il est impératif de faire des copies de sauvegarde. Votre partenaire d'infrastructure peut configurer un plan de sauvegarde automatisé.

Viridem fonctionne-t-il dans un environnement virtuel ?

Oui. Viridem est livré dans une machine virtuelle VMware ou Hyper-V.

Quelle est la limite d'espace de Viridem ?

L'espace disque est défini par votre infrastructure. Surveillez l'utilisation via la section Informations système (voir plus bas).

FAQ — Autres {#faq-autres}

Combien coûte la solution ?

Le prix dépend des modules choisis. Pour un devis adapté à vos besoins, communiquez avec un représentant Viridem.

Viridem peut-il gérer plusieurs entreprises ?

Oui. Viridem est multicompagnie — vous pouvez gérer plusieurs bases de données (compagnies) au sein d'une même instance. Voir v3_gestion_utilisateurs_et_acces.md pour la gestion des compagnies.

N'importe quel utilisateur peut-il consulter tous les documents ?

Par défaut, tous les utilisateurs d'une compagnie ont accès aux documents de cette compagnie. Vous pouvez restreindre l'accès via des règles d'accès aux documents et aux fonctionnalités — voir v3_gestion_utilisateurs_et_acces.md.

Est-il nécessaire d'acheter un serveur ?

Non. Viridem est aussi offert en mode hébergé dans les infrastructures Loginnove, ou peut être hébergé chez votre partenaire d'hébergement actuel.

Quel est le ROI de Viridem ?

Le retour sur investissement se concrétise habituellement dès la première année. Un calcul personnalisé peut être effectué lors d'une démonstration.

Mes documents sont-ils en sécurité ?

Viridem repose sur un serveur sécurisé. La sécurité informatique repose sur l'ensemble des composantes de votre infrastructure — Viridem en est un maillon, mais le chiffrement réseau, les copies de sauvegarde, la sécurité physique du serveur et la gestion des comptes sont aussi essentiels.

Glossaire des termes Viridem {#glossaire}

Note : Ce glossaire n'est pas exhaustif. Pour les termes spécifiques à un module, consultez le guide V3 dédié à ce module.

Obtenir de l'aide depuis Viridem {#aide}

Plusieurs options d'assistance sont accessibles directement depuis Viridem. Cliquez sur le menu Aide dans le coin supérieur droit de l'écran principal pour ouvrir la fenêtre d'Aide de Viridem.

Vous pouvez aussi cliquer sur l'icône d'aide située dans le coin inférieur gauche de l'écran pour accéder directement au portail d'aide en ligne.

Créer une demande de soutien

Pour assurer un meilleur suivi de la demande, utilisez le site de soutien (https://support.viridem.ca/servicedesk/customer/portal/5) plutôt que le courriel direct. Si vous ne vous êtes jamais connecté, créez un compte. Une fois connecté :

1. Choisissez le type de soutien le plus pertinent :

1. Indiquez la priorité : élevée, moyenne ou faible.
2. Précisez la demande, incluant le numéro du document concerné si applicable (identifiant Viridem) et des captures d'écran au besoin.

Une fois la demande envoyée, l'équipe Viridem la prend en charge et vous pouvez suivre son statut depuis le portail.

Astuce : Plus votre description est précise (étapes de reproduction, valeurs concernées, captures d'écran), plus la résolution est rapide. Évitez les « ça ne marche pas » sans contexte.

À propos de Viridem {#à-propos}

La fenêtre À propos (accessible via Aide > À propos) affiche les informations générales de votre instance — version installée, numéro de build, copyright.

Cliquez sur le bouton Afficher les notes de version pour consulter le détail des évolutions apportées dans chaque version.

Compléments à télécharger {#compléments}

Le menu Aide > Compléments permet de télécharger plusieurs applications complémentaires :

Téléchargez l'installateur et suivez les instructions à l'écran. Chaque complément demande de saisir l'URL de votre instance Viridem et de s'authentifier la première fois.

Soutien technique — comment contacter {#soutien}

Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question dans la documentation, plusieurs canaux sont disponibles pour contacter l'équipe de soutien.

Le portail offre une communication interactive : vous pouvez suivre le statut des incidents, les mettre à jour, ou les fermer. Privilégiez-le pour toutes les demandes non urgentes.

Que mettre dans une demande de soutien

Pour les questions techniques :

• Description du problème : qu'est-ce qui se passe vs qu'est-ce qui devrait se passer
• Étapes pour reproduire : 1) j'ouvre X, 2) je clique Y, 3) j'observe Z
• Numéro de document ou de gabarit concerné (identifiant Viridem)
• Captures d'écran illustrant le problème
• Version de Viridem (visible dans Aide > À propos)
• Navigateur utilisé (Firefox, Chrome) et sa version

Gérer votre licence {#licence}

Accédez aux informations de licence via Configuration > Système > Compte > Licence. Vous y voyez les Détails de la licence : nombre d'utilisateurs prévus, modules activés, date d'expiration, etc.

Note : Seuls les Super Administrateurs et les Gestionnaires de compte ont accès à la gestion des licences. Si vous ne voyez pas cette section, contactez votre administrateur.

Modifier la licence

Pour modifier votre licence (ajouter des utilisateurs, activer un module supplémentaire, etc.) :

1. Allez dans Configuration > Système > Compte > Licence.
2. Cliquez sur Modifier la licence.
3. Saisissez les changements demandés.
4. Soumettez. La demande est envoyée à Loginnove pour traitement.

Mettre à jour la licence

Quand Loginnove vous fournit une nouvelle clé de licence (renouvellement, modification approuvée) :

1. Allez dans Configuration > Système > Compte > Licence.
2. Cliquez sur Mettre à jour la licence.
3. Collez la nouvelle clé fournie et confirmez.

Les nouveaux droits sont effectifs immédiatement après la mise à jour.

Informations système {#informations-système}

La section Informations système affiche les informations relatives à l'infrastructure qui héberge Viridem : mémoire disponible, utilisation du disque, paramètres serveur.

Accédez via Configuration > Système > Dépannage et assistance > Informations système.

Configurer les notifications d'utilisation du disque

Pour être alerté avant que le disque soit saturé :

1. Définissez l'adresse courriel destinataire des notifications. Cochez la case appropriée — si Courriel spécifié, saisissez l'adresse de la personne à alerter.
2. Définissez le seuil d'utilisation : pourcentage de remplissage du disque au-delà duquel la notification est envoyée (par exemple 80 %).
3. Cliquez sur Enregistrer.

Astuce : Configurez ce seuil à 80 % plutôt qu'à 95 %. Vous laissez le temps à votre équipe TI de réagir avant la saturation effective qui paralyserait Viridem.

Outils d'assistance {#outils-assistance}

La section Outils d'assistance configure des notifications relatives à la boîte de messages interne de Viridem et donne accès aux 200 dernières lignes du journal (log) pour téléchargement.

Accédez via Configuration > Système > Dépannage et assistance > Outils d'assistance.

Notifications sur la boîte de messages

Rapport antivirus

Cochez Activer le rapport de mise à jour de l'antivirus et sélectionnez une fréquence de réception (quotidien, hebdomadaire, mensuel) pour recevoir un rapport sur l'état de l'antivirus du serveur.

Téléchargement des journaux

Cliquez sur le bouton Télécharger les logs pour obtenir les 200 dernières lignes du journal Viridem au format CSV ou TXT. Utile pour transmettre au soutien technique lors d'un incident.

Nettoyage système {#nettoyage}

La section Nettoyage système affiche les documents en attente de traitement depuis plus de 12 heures. Ces documents peuvent bloquer une mise à jour de Viridem — il faut alors les supprimer ou les retraiter avant la maintenance.

Accédez via Configuration > Système > Dépannage et assistance > Nettoyage système.

Avertissement : Pour autoriser ou interdire l'accès à cette section selon le rôle des utilisateurs, voir les Accès de fonctionnalités dans v3_gestion_utilisateurs_et_acces.md. La suppression est définitive.

Nettoyer les documents en attente

1. Cochez la case des documents non traités à supprimer.
2. Cliquez sur Supprimer.
3. Confirmez. Les documents sont retirés définitivement.

Astuce : Avant une mise à jour planifiée, faites toujours un passage de nettoyage système. Cinq minutes d'investigation préviennent une mise à jour bloquée qui demanderait l'intervention du soutien.

Recherche et réindexation {#réindexation}

La fonction Recherche et index permet de réindexer les documents pour améliorer les performances de la recherche simple. Particulièrement utile au-delà de 100 000 documents dans Viridem.

Accédez via Configuration > Système > Avancées > Recherche/Index.

Avertissement : Le temps de réindexation peut être long et ralentir Viridem considérablement pendant l'opération. Planifiez la réindexation en dehors des heures de bureau, idéalement en soirée ou la fin de semaine.

Lancer une réindexation

1. Cliquez sur Réindexer.
2. Confirmez. Viridem entame le processus en arrière-plan.

Une fois terminé, les performances de la recherche simple sont restaurées et les nouveaux documents sont automatiquement indexés à mesure qu'ils arrivent.

Astuce : Si vos recherches deviennent lentes alors que votre volume n'a pas explosé, vérifiez aussi l'état du disque dans Informations système et l'utilisation mémoire. Une réindexation ne corrige pas un manque de ressources matérielles.