Modules de Signature Électronique

Viridem propose deux modules optionnels pour la signature électronique de documents : Signaturit et eZsign. Les deux sont des services tiers que Viridem intègre via leur API. Une fois activés, vous pouvez router un document vers la signature à partir de n'importe quelle étape d'un flux de travail — le document quitte temporairement Viridem, est signé par les destinataires sur la plateforme externe, puis revient automatiquement dans le flux pour poursuivre son traitement.

Ces modules sont particulièrement adaptés aux contrats, mandats, lettres d'engagement et tout document qui demande une signature légale opposable. Ce guide couvre l'activation des deux modules, leur configuration, et la procédure complète pour signer un document.

Dans ce guide

• Pourquoi la signature électronique dans Viridem
• Module Signaturit
• Module eZsign
• Configurer le programme eZsign dans un flux
• Comparaison Signaturit et eZsign
• Activer la signature sur un gabarit
• Suivre le statut de signature

Pourquoi la signature électronique dans Viridem {#pourquoi}

Sans intégration, signer un document généré dans Viridem demande de le télécharger, de l'envoyer à un service de signature externe, de récupérer la version signée, de la réimporter dans Viridem, de la retraiter. Beaucoup d'étapes manuelles, beaucoup d'occasions de perdre une version ou un commentaire.

Avec un module de signature actif, le processus devient fluide :

1. Le document atteint l'étape de signature dans son flux.
2. Une transition l'envoie automatiquement vers la plateforme de signature (Signaturit ou eZsign), avec la liste des signataires et les paramètres nécessaires.
3. Les signataires reçoivent un courriel et signent en ligne.
4. Une fois toutes les signatures recueillies, le document signé revient dans Viridem et poursuit son flux (typiquement vers l'archivage).

Tout reste tracé dans Viridem — qui a signé, quand, et avec quelle version du document.

Module Signaturit {#signaturit}

Signaturit est une application web qui permet de signer des documents avec une signature certifiée. L'utilisateur s'authentifie sur la plateforme Signaturit pour utiliser des signatures certifiées légalement opposables.

Vous pouvez utiliser Signaturit de deux façons :

• Directement depuis Viridem : la demande est envoyée à Signaturit, le signataire reçoit une notification par courriel, signe sur la plateforme web, et le document revient automatiquement.
• Directement sur la plateforme Signaturit : vous déposez le fichier sur leur site, sans passer par Viridem.

Ce guide couvre l'usage intégré avec Viridem.

Activer et configurer le module Signaturit

1. Allez dans Configuration > Système > Modules > Module Signaturit.
2. Cochez la case Actif pour afficher les options de configuration.
3. Renseignez :

1. Cliquez sur Liens pour configurer les Liens des champs globaux — c'est ici que vous indiquez à Viridem où trouver, dans le document, les informations à transmettre à Signaturit (notamment l'adresse courriel ou la liste de courriels des signataires).
2. Pour les notifications aux signataires : saisissez une adresse ou plusieurs adresses (sous forme de lignes de tableau dans le champ global) avec le nom des personnes à notifier.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Utiliser Signaturit sur un gabarit

Après l'activation du module, pour qu'un gabarit utilise la signature Signaturit :

1. Allez dans Configuration > Gabarits, cliquez sur le gabarit concerné.
2. Dans l'onglet Propriétés, cochez la case Utiliser la signature Signaturit.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Désormais, lors d'une transition appropriée dans le flux de travail, Viridem envoie automatiquement le document à Signaturit.

Note : Vous pouvez activer la signature Signaturit au niveau type de document ou au niveau gabarit — les deux modes sont supportés. Le niveau gabarit est plus fin et recommandé pour cibler précisément les documents concernés.

Désactiver le module Signaturit

1. Allez dans Configuration > Système > Modules > Module Signaturit.
2. Décochez la case Actif.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Les configurations (URL, identifiants, liens des champs globaux) sont conservées — vous pourrez réactiver le module plus tard sans tout reconfigurer. Les gabarits qui utilisent encore Signaturit verront leurs transitions de signature échouer tant que le module est désactivé.

Module eZsign {#ezsign}

eZsign est un autre service de signature électronique entièrement géré par eZsign. Vous configurez l'intégration depuis Viridem, mais l'expérience signature s'effectue sur la plateforme eZsign.

Information : Pour en savoir plus sur les fonctionnalités d'eZsign, visitez le site officiel ou contactez l'équipe Viridem.

Activer le module eZsign

1. Allez dans Configuration > Système > Modules > Module eZsign. La page Programme de signature eZsign s'ouvre.
2. Cochez la case Actif pour afficher les options.
3. Renseignez :

Note : Chaque type de document doit avoir son propre gabarit eZsign — eZsign ne mélange pas plusieurs types dans la même enveloppe.

1. Cliquez sur Liens pour sélectionner les champs globaux à associer à votre enveloppe. Les champs Description de l'enveloppe et Numéro de l'enveloppe sont facultatifs. Les lignes de tableau (pour la liste des signataires) sont obligatoires — assurez-vous de les avoir configurées au préalable dans les champs globaux.
2. Cliquez sur Enregistrer.

Désactiver le module eZsign

1. Allez dans Configuration > Système > Modules > Module eZsign.
2. Décochez la case Actif.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Les configurations (clé API, type d'enveloppe, liens des champs globaux) sont conservées. Les transitions de flux qui envoient vers eZsign cessent immédiatement de fonctionner tant que le module est désactivé — réactivez-le pour reprendre.

Configurer le programme eZsign dans un flux {#configurer-ezsign}

Une fois le module activé, voici la séquence pour mettre en place la signature eZsign dans un flux de travail.

1. Créer un compte eZsign sur le site d'eZsign si ce n'est déjà fait.
2. Activer le programme depuis Module eZsign (voir étapes ci-dessus).
3. Créer un ou plusieurs gabarits dans Viridem pour les documents à signer. Chaque document envoyé à eZsign doit être assigné à un gabarit. Activez l'option eZsign dans les propriétés du gabarit.
4. Créer les champs globaux nécessaires pour les signataires. Ces champs doivent être configurés en autodétection avec la case Est un tableau cochée — chaque ligne du tableau représentera un signataire.
5. Configurer une transition d'exportation vers eZsign dans le flux de travail. Voir v3_flux_de_travail.md pour la configuration des programmes d'exportation.
6. À l'utilisation, remplir le tableau des signataires dans le document (nom, courriel, ordre de signature), puis cliquer sur le bouton de transition.
7. Chaque signataire reçoit un courriel avec le lien pour consulter et signer le document sur la plateforme eZsign. Une confirmation d'identité est envoyée par SMS sur son téléphone.
8. Une fois toutes les signatures recueillies, le document est versionné dans Viridem — vous y trouvez la version signée comme nouvelle révision du document original, avec la traçabilité de toutes les signatures.

Avertissement : Une fois envoyés, les documents peuvent prendre plusieurs jours à être signés par tous les destinataires. Pendant ce temps, ils restent en attente dans Viridem. Configurez votre flux pour ne pas bloquer d'autres traitements en aval — par exemple, en autorisant un parallèlisme avec un délai d'expiration.

Comparaison Signaturit et eZsign {#comparaison}

Les deux modules font globalement la même chose, mais ont des caractéristiques différentes :

Le choix dépend essentiellement du service auquel votre organisation est déjà abonnée. Les deux sont solides et intégrés à Viridem.

Astuce : Vous pouvez avoir les deux modules actifs simultanément si vous gérez des types de documents différents (par exemple, Signaturit pour les contrats clients et eZsign pour les RH). Configurez les gabarits en conséquence.

Activer la signature sur un gabarit {#activer-gabarit}

Pour qu'un gabarit utilise la signature :

Pour Signaturit

1. Ouvrez les Propriétés du gabarit.
2. Cochez Utiliser la signature Signaturit.
3. Configurez l'autodétection pour capter la ou les adresses courriel des signataires dans le document.
4. Enregistrez.

Pour eZsign

1. Ouvrez les Propriétés du gabarit.
2. Configurez l'autodétection avec le tableau des signataires (case Est un tableau cochée).
3. Dans le flux de travail associé, ajoutez une transition qui déclenche le programme eZsign à l'étape voulue.
4. Enregistrez.

Avertissement : Sans ces étapes complètes — module activé, gabarit configuré, flux mis à jour — le bouton de signature ne s'affichera pas dans la fenêtre du document. Une signature non configurée se manifeste souvent par un bouton manquant ou un message d'erreur générique. Vérifiez toujours les trois niveaux.

Suivre le statut de signature {#suivi}

Pendant qu'un document attend ses signatures, vous pouvez consulter son statut directement depuis Viridem :

• Dans le panier de travail, le document s'affiche au statut En attente de signature (le libellé exact dépend de votre configuration de flux). Une colonne dédiée peut être ajoutée à l'affichage du panier — voir v3_panier_de_travail.md pour la gestion des colonnes.
• Dans la fenêtre du document, l'historique indique quand le document a été envoyé à la signature, à qui, et qui a déjà signé. Voir v3_actions_sur_les_documents.md.
• Lorsque toutes les signatures sont collectées, le document transitionne automatiquement vers l'étape suivante du flux et une notification est envoyée à la personne responsable de la suite.

Pour les documents qui restent bloqués longtemps en signature, contactez directement les signataires concernés — Viridem ne peut pas accélérer la signature externe, mais vous pouvez utiliser le bouton Renvoyer la notification depuis la plateforme de signature.

Astuce : Mettez en place un gadget tableau de bord affichant les documents en attente de signature depuis plus de X jours. Voir v3_tableau_de_bord.md pour la création de gadgets.